除了使用Mailsuite傳送已追蹤的電子郵件之外，你也可以傳送文件以取得簽名。無論是表單、合約，還是其他類型的文件，你都可以直接在Gmail收件匣中，輕鬆將任何PDF轉換成可簽署的文件。整個流程對你和收件人來說都既簡單又快速。
如何插入需要簽署的追蹤PDF文件
傳送文件以取得簽名的方式有兩種，而且都可以直接在收件匣中完成。
使用「撰寫」按鈕
1. 在你的Gmail收件匣中，點擊「撰寫」按鈕旁的箭頭。
2. 然後點擊「可簽署的PDF文件」
3. 在彈出視窗中，點擊「上傳待簽署的PDF」
4. 選擇你的文件，然後點擊「開啟」
5. 這會開啟一個撰寫電子郵件的視窗，並插入文件簽署連結。像平常一樣撰寫郵件，完成後點擊「傳送」。
在撰寫視窗中
1. 在Gmail中，點擊「撰寫」以建立新郵件。
2. 點擊「Mailsuite設定」圖示，然後點擊「待簽署文件」。
3. 點擊「上傳待簽署的PDF」，在彈出視窗中搜尋你想要簽署的PDF。選好後，點擊「開啟」。
4. 接著，郵件草稿中會加入一個按鈕，顯示「點擊這裡簽署文件」。這樣收件人就能開啟並簽署文件。
PDF該如何簽署？
當收件人開啟已追蹤的PDF時，畫面下方會出現一個簽署文件的選項。
如果他們點擊「新增簽名」，就會開啟一個視窗，讓他們可以繪製簽名並加入文件中。
一旦PDF文件完成簽署，收件人只要點擊「是，傳送」，就能自動將文件寄回給你。
收件人也會收到一份已簽署PDF文件的副本。
已追蹤且可簽署的PDF被寄回後會發生什麼事？
當有人將已簽署的PDF寄回給你時，你會收到一封含有該PDF連結的電子郵件通知。你可以點擊「檢視已簽署PDF」查看已簽署的文件，或點擊「查看完整郵件追蹤記錄」查看該郵件的追蹤資料，包括PDF被簽署的時間。
在你的Mailsuite儀表板中，簽署動作也會記錄在該封含有可簽署追蹤PDF的郵件追蹤活動裡。
你可以在Mailsuite儀表板的「文件」頁面中，查看所有已傳送待簽署文件的狀態。
選擇單一簽署人或多重簽署人的文件傳送方式
新增待簽署文件時，使用者現在可以選擇要如何收到已簽署的文件——可以在每位簽署人完成簽署後個別收到，或是等所有人都簽署完畢後收到單一合併文件。
兩種傳送方式：
1. 包含所有簽名的單一文件（多重簽署模式－預設設定）
-
- 你會收到一份包含所有收件人簽名的單一文件。
- 這份文件只會在所有人都完成簽署後才會寄出。
2. 每位簽署人各一份文件（單一簽署模式）
- 你會為每位收件人分別收到一份文件，其中只包含該收件人自己的簽名。
- 每當有人完成簽署，你就會立即收到該份已簽署的文件。
預設情況下，所有收件人都必須完成簽署，文件才會被視為完全簽署完畢，而請求簽署的人會收到一份包含所有簽名的最終版本文件。
如果你希望在每個人簽署完成後就個別收到已簽署的文件，只要在上傳待簽署文件時勾選該選項即可。
常見問題
PDF文件可以加入多個簽名嗎？
可以，PDF文件可以在多個位置加入多個簽名。
簽名可以更改嗎？
可以，收件人在將已簽署的文件寄回給寄件人之前，可以編輯簽名，或新增新的簽名。但簽署人一旦完成簽署流程後，就無法再更改簽名。
已追蹤的PDF可以在行動裝置上簽署嗎？
可以，已追蹤的PDF可以在行動裝置上簽署，你可以用手指繪製簽名。
加入第一個簽名之後，該如何再新增更多簽名？
你需要點擊畫面左下角的簽名，然後將它拖曳到你想放置在PDF文件中的位置。
可簽署的PDF檔案最大限制是多少？
PDF檔案大小最多可達10MB。
使用Mailsuite簽署的文件具有法律約束力，可用於專業或法律用途嗎？
是的，使用Mailsuite簽署的文件具有法律約束力，並符合美國《ESIGN Act》及歐盟《eIDAS Regulation》等主要法律規範，因此可用於專業及法律用途。Mailsuite採用進階簽署流程，同時包含視覺簽名（在PDF上手繪的簽名）以及由Mailsuite發出的數位簽章，提供額外的驗證與真實性保證。
數位簽章可確保文件的完整性，並驗證文件在簽署後未遭竄改。你可以使用像Adobe Acrobat Reader之類的工具，查看這個數位簽章及其詳細資訊。
在Acrobat Reader中查看簽名詳細資料時，「簽名面板」中標示為「Field」的欄位，會對應到Mailsuite產生的審核記錄中「Private Document ID」欄位所顯示的代碼。這個ID可以透過與審核記錄中的唯一識別碼互相比對，協助驗證已簽署文件的真實性。
若需要更多資訊，請參閱我們的電子簽名法律指南，或聯絡我們的支援團隊。