Was ist ein Prüfprotokoll?
Ein Prüfprotokoll ist eine detaillierte, chronologische Aufzeichnung aller Aktivitäten, die während des Signaturprozesses stattfinden. Es sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit, indem es Informationen wie folgende erfasst:
- Wer das Dokument unterschrieben hat.
- Wann jede Unterschrift geleistet wurde.
- Wo die Unterschrift stattgefunden hat (IP-Adresse, Gerätedetails).
- Welche Aktionen durchgeführt wurden (angesehen, unterschrieben, abgelehnt).
Prüfprotokolle sind entscheidend, um die Integrität und Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen zu gewährleisten. Sie dienen als Nachweis bei Rechtsstreitigkeiten, Compliance-Prüfungen und internen Audits.
So verwendest du Mailsuite-Prüfprotokolle für Signaturen
Wenn du mit Mailsuite ein Dokument zum Unterschreiben versendest (weitere Informationen dazu findest du im Abschnitt „Dokument zum Unterschreiben einfügen“), erhältst du ein Prüfprotokoll-Dokument mit detaillierten Informationen, sobald der Empfänger das Dokument unterschrieben hat.
Du kannst das Prüfprotokoll für ein signiertes Dokument oben rechts im Dokumenten-Viewer herunterladen: