MyCRM: Kontakte, Listen und Tags in Mailsuite verwalten – Mailtrack & Mailsuite Hilfecenter

MyCRM ist das in Mailsuite integrierte Kontaktbuch. Es bündelt die Personen, mit denen du E-Mails austauschst, an einem Ort – mit E-Mail-Verlauf, Tracking-Aktivität und Anhängen – und du kannst sie mit Tags und Listen organisieren, damit du schnell die richtigen Personen findest.

Wo du MyCRM findest

In Gmail: Klicke in der linken Seitenleiste auf MyCRM. Es öffnet sich ein Fenster mit einer durchsuchbaren Liste deiner Kontakte. Klicke auf See all contacts, um die vollständige Ansicht zu öffnen.
In deinem Mailsuite-Dashboard: Gehe zu Data hub → MyCRM.

*MyCRM in der Gmail-Seitenleiste mit deinen Kontakten und einem Suchfeld Search Contacts*

Deine Kontakte

Die Kontakttabelle zeigt eine Zeile pro Person. Standardmäßig enthält sie:

Name, Email, Email domain und Phone
Last contacted on: wann du dieser Person zuletzt geschrieben hast
Last heard from: wann diese Person dir zuletzt geschrieben hat
Last open on und Last click on: wann die Person zuletzt eine deiner getrackten E-Mails geöffnet oder darin geklickt hat

Klicke auf eine Spaltenüberschrift, um danach zu sortieren, und nutze das Suchfeld oben, um einen Kontakt nach Name oder E-Mail-Adresse zu finden.

*Die MyCRM-Kontakttabelle im Mailsuite-Dashboard*

Kontakte hinzufügen

Du musst deine Kontaktliste nicht von Grund auf neu aufbauen. MyCRM enthält bereits die Personen, mit denen du E-Mails austauschst, und ist ab dem ersten Tag mit deiner bisherigen Kommunikation gefüllt.

Um Personen hinzuzufügen, mit denen du noch keine E-Mails ausgetauscht hast, klicke auf Add contacts und wähle aus, wie viele du hinzufügen möchtest:

One contact, um eine einzelne Person hinzuzufügen.
Multiple contacts, um viele auf einmal zu importieren. Du kannst eine CSV-Datei (bis zu 10.000 Zeilen) ablegen oder durch Kommas getrennte E-Mail-Adressen einfügen. Klicke im Importfenster auf download template, um eine CSV-Datei mit den richtigen Spalten zu erhalten: Email, Name, Last name und Phone. Nur die E-Mail-Adresse ist erforderlich.

*Das Fenster Import contacts mit dem CSV-Ablagebereich, dem Link download template und einem Feld zum Einfügen von E-Mail-Adressen*

Der Kontaktdatensatz

Klicke auf einen Kontakt, um seinen Datensatz zu öffnen. Oben siehst du Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Email status (zum Beispiel Subscribed) und Interaktionskennzahlen: letzter Kontakt, letzte Antwort, letzte Aktivität, letzte Öffnung, letzter Klick, Öffnungsrate und Klickrate. Rechts siehst du, zu welchen Listen und Tags der Kontakt gehört, und kannst sie hinzufügen oder entfernen.

Die Tabs darunter geben dir einen vollständigen Überblick über deine Beziehung zu dieser Person:

Communications: die ausgetauschten E-Mails mit der Tracking-Aktivität zu jeder einzelnen.
Attachment Drive: Dateien, die du dieser Person gesendet oder von ihr erhalten hast.
Tracked PDFs und Signed PDFs: die Dokumente, die du mit dieser Person zum Tracking oder zur Unterschrift geteilt hast.
Activity: eine Zeitleiste der Ereignisse zu diesem Kontakt, etwa Öffnungen und Klicks.
Notes: Platz für deine eigenen Notizen zum Kontakt.

*Ein Kontaktdatensatz mit E-Mail-Status, Interaktionskennzahlen, Listen, Tags und dem Tab Communications*

Kontakte mit Tags organisieren

Tags sind Labels, die du jedem Kontakt zuweisen kannst, zum Beispiel Customer oder Lead. Ein Kontakt kann beliebig viele Tags haben.

Wähle mit den Kontrollkästchen einen oder mehrere Kontakte aus.
Klicke auf Add tags.
Wähle einen vorhandenen Tag aus oder gib einen neuen Namen ein und wähle Create "…" and tag these contacts.
Klicke auf Apply.

Klicke im selben Fenster auf Manage tags, um deine vollständige Tag-Liste zu öffnen. Die Spalte Tags in der Tabelle zeigt die Tags jedes Kontakts.

*Das Fenster Tag these contacts, in dem du einen Tag suchen oder erstellen kannst*

Kontakte in Listen gruppieren

Eine Liste ist eine gespeicherte Gruppe von Kontakten, zum Beispiel ein Segment von Interessenten für ein bestimmtes Quartal. Ein Kontakt kann in mehreren Listen enthalten sein.

Klicke auf Create list. Wenn du mit bestimmten Personen beginnen möchtest, wähle sie zuerst aus.
Gib der Liste einen Namen, zum Beispiel Q4 prospects.
Suche nach Kontakten oder gib eine E-Mail-Adresse ein, um sie hinzuzufügen. Du kannst auch auf Create new contact klicken.
Klicke auf Create list.

*Das Fenster Create list mit Listenname und Kontaktauswahl*

Deine Listen findest du im Drop-down-Menü oben links in MyCRM (standardmäßig steht dort All contacts). Wähle eine Liste aus, um nur deren Kontakte zu sehen.

*Die Liste Q4 prospects mit nur den darin enthaltenen Kontakten*

Wenn eine Liste geöffnet ist, klicke auf More, um Export contacts, Edit list, Duplicate list oder Archive list auszuwählen.

*Das Menü More einer Liste mit Export contacts, Edit list, Duplicate list und Archive list*

Tabelle filtern und anpassen

Klicke auf Add filter, um die Tabelle einzugrenzen. Du kannst nach Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, E-Mail-Domain und Telefonnummer filtern sowie danach, wann du zuletzt Kontakt hattest, zuletzt von der Person gehört hast oder wann eine Öffnung, ein Klick oder eine Hot-Öffnung stattfand.

Mit der Spaltenschaltfläche oben rechts in der Tabelle wählst du die anzuzeigenden Spalten. Zusätzlich zu den Standardspalten kannst du Hot, Revival, Tags, Unsubscribed from emails und Has hard bounced hinzufügen. Die Spalte Email ist immer sichtbar.

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