Eine Liste ist eine gespeicherte Gruppe von Kontakten, zum Beispiel Newsletter-Abonnenten oder Interessenten Q4. Sobald du eine Liste erstellt hast, kannst du ihr mit ein paar Klicks eine E-Mail oder eine personalisierte Kampagne senden, ohne jede Adresse erneut einzugeben.
Listen befinden sich in MyCRM, dem in Mailsuite integrierten Kontaktbuch. Jede Liste kann bis zu 10.000 Kontakte enthalten, und ein Kontakt kann in beliebig vielen Listen sein.
Wo du deine Listen findest
Öffne MyCRM an einer dieser Stellen:
- In Gmail: Klicke in der linken Seitenleiste auf MyCRM und dann auf See all contacts.
- In deinem Mailsuite-Dashboard: Gehe zu Data hub → MyCRM.
Deine Listen findest du im Drop-down-Menü oben links in MyCRM. Standardmäßig steht dort All contacts. Wähle eine Liste aus, um nur deren Kontakte zu sehen.
Um alle deine Listen zu sehen, klicke unten im Drop-down-Menü auf Manage lists.
Eine Liste erstellen
Am schnellsten erstellst du eine Liste mit Kontakten, die bereits in MyCRM sind:
- Setze in All contacts ein Häkchen bei den Personen, die in die Liste sollen.
- Klicke auf Create list.
- Gib der Liste einen Namen. Hier kannst du auch weitere Personen hinzufügen: Suche nach einem Kontakt oder gib eine E-Mail-Adresse ein. Du kannst auch auf Create new contact klicken.
- Klicke auf Create list.
Die neue Liste öffnet sich sofort und zeigt nur ihre Kontakte.
Tipp: Du kannst auch eine leere Liste erstellen und sie später füllen. Gehe zu Manage lists, klicke auf New list, gib einen Namen ein und klicke auf Create list.
Kontakte zu einer Liste hinzufügen
Es gibt drei Möglichkeiten, Personen zu einer bestehenden Liste hinzuzufügen.
Viele Kontakte auf einmal importieren oder einfügen
Nutze diese Möglichkeit für Personen, die noch nicht in MyCRM sind, oder um eine große Gruppe auf einmal hinzuzufügen.
- Öffne die Liste über das Drop-down-Menü.
- Klicke auf Add contacts → Multiple contacts.
- Ziehe eine CSV-Datei hinein (bis zu 10.000 Zeilen) oder füge durch Kommas getrennte E-Mail-Adressen ein. Für eine CSV-Datei mit den richtigen Spalten klicke auf download template. Klicke dann auf Continue.
- Prüfe, ob deine Liste unter Add these contacts to a list ausgewählt ist, und klicke auf Import contacts (der Button zeigt die Anzahl, zum Beispiel Import 2 contacts). Um sie einer anderen Liste hinzuzufügen, wähle sie im Drop-down-Menü aus oder klicke auf + New list.
Wenn ein Kontakt bereits in MyCRM ist, wird er zur Liste hinzugefügt, ohne dass ein Duplikat entsteht.
Einen Kontakt über seinen Eintrag hinzufügen
- Klicke auf einen Kontakt, um seinen Eintrag zu öffnen.
- Klicke im Feld Lists rechts auf Add to list.
- Wähle eine oder mehrere Listen aus oder gib einen Namen ein, um eine neue zu erstellen.
- Klicke auf Apply.
Das Feld Lists zeigt alle Listen, zu denen der Kontakt gehört. Klicke auf das × neben einer Liste, um ihn daraus zu entfernen.
Kontakte beim Bearbeiten der Liste hinzufügen
Öffne die Liste und klicke auf More → Edit list → Add contacts. Suche nach den Personen, die du hinzufügen möchtest, und klicke auf Save list.
Eine Liste bearbeiten
Öffne die Liste und klicke auf More → Edit list. In diesem Fenster kannst du:
- Den Namen der Liste ändern.
- Kontakte mit Add contacts hinzufügen.
- Einen Kontakt entfernen, indem du auf das × daneben klickst.
Klicke auf Save list, um deine Änderungen zu speichern.
Um mehrere Kontakte auf einmal zu entfernen, setze in der Liste ein Häkchen bei ihnen und klicke auf More → Remove contact from list.
Wenn du jemanden aus einer Liste entfernst, wird er nicht aus MyCRM gelöscht. Der Kontakt bleibt in All contacts und in allen anderen Listen, in denen er ist.
Eine Liste exportieren, duplizieren oder archivieren
Klicke bei geöffneter Liste auf More, um:
- Export contacts: die Kontakte der Liste als Datei herunterzuladen.
- Duplicate list: eine Kopie der Liste mit denselben Kontakten zu erstellen, mit (copy) im Namen.
- Archive list: die Liste im Drop-down-Menü auszublenden, ohne sie zu löschen.
Eine E-Mail oder Kampagne an eine Liste senden
Öffne die Liste, klicke auf New message und wähle aus, wie du senden möchtest:
- Send email öffnet einen Gmail-Entwurf mit allen Personen der Liste im Feld An. Alle Empfänger sehen die Adressen der anderen. Nutze das also für kleine Gruppen, die sich schon kennen, zum Beispiel dein Team.
- Create campaign öffnet einen Gmail-Entwurf, der an jeden Kontakt eine eigene E-Mail sendet. Niemand sieht die anderen Empfänger, und du kannst jede E-Mail personalisieren. Nutze das für Interessenten, Kunden oder Newsletter.
Eine Kampagne personalisieren und senden
- Schreibe Betreff und Nachricht.
- Um sie zu personalisieren, klicke auf Feld hinzufügen und wähle eine Spalte aus, zum Beispiel Name. Mailsuite füllt sie mit den Daten jedes Kontakts aus.
- Klicke auf Weiter. Mailsuite zeigt dir, wie viele Personen die E-Mail erhalten, und warnt dich, wenn bei einigen Kontakten Daten für ein verwendetes Feld fehlen. Bei ihnen erscheint stattdessen eine leere Stelle.
- Klicke auf Vorschau senden, um dir einen Test zu schicken, auf Senden planen, um sie später zu senden, oder auf Jetzt senden.
Aus Gmail: Du kannst auch mit einer neuen E-Mail in Gmail beginnen. Klicke auf die Option Kampagne, dann auf Empfänger importieren, öffne den Tab Aus Listen und wähle deine Liste aus. Mehr dazu unter Mail Merge: So nutzt du es mit den Mailtrack-Listen.
Alle deine Listen verwalten
Klicke im Listen-Drop-down-Menü auf Manage lists, um alle Listen zu sehen, wann sie erstellt wurden und wie viele Kontakte sie enthalten.
- Klicke auf den Namen einer Liste, um ihre Kontakte zu öffnen.
- Klicke auf New list, um eine leere Liste zu erstellen.
- Fahre mit der Maus über eine Liste und klicke auf das Archivsymbol, um sie zu archivieren.
Archivierte Listen findest du im Tab Archived. Fahre mit der Maus über eine Liste, um sie mit Restore wiederherzustellen oder mit Delete endgültig zu löschen.