Mit Mailsuite kannst du nicht nur Mails mit Tracking versenden, sondern auch Dokumente zur Unterschrift verschicken. Egal ob Formular, Vertrag oder ein anderer Dokumententyp – du kannst jedes PDF direkt in deinem Gmail-Posteingang ganz einfach in ein unterschreibbares Dokument umwandeln. Der Ablauf ist sowohl für dich als auch für den Empfänger einfach und schnell.
So fügst du ein PDF-Dokument mit Tracking zur Unterschrift ein
Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Dokument zur Unterschrift zu senden, und beide funktionieren direkt in deinem Posteingang.
Über die Schreiben-Schaltfläche
1. Klicke in deinem Gmail-Posteingang auf den Pfeil neben der Schaltfläche „Schreiben“.
2. Klicke dann auf Unterschreibbares PDF-Dokument
3. Klicke im Pop-up auf PDF zur Unterschrift hochladen
4. Wähle dein Dokument aus und klicke auf Öffnen
5. Damit öffnet sich ein Fenster zum Verfassen einer E-Mail, und der Link zum Unterschreiben des Dokuments wird eingefügt. Schreib deine E-Mail wie gewohnt und klicke anschließend auf Senden.
Im Fenster „Verfassen“
1. Klicke in Gmail auf Verfassen, um eine neue E-Mail zu erstellen.
2. Klicke auf das Symbol Mailsuite-Einstellungen und dann auf Dokument zur Unterschrift.
3. Klicke auf PDF zur Unterschrift hochladen und suche im Pop-up nach dem PDF, das unterschrieben werden soll. Sobald du es ausgewählt hast, klicke auf Öffnen.
4. Anschließend wird dem E-Mail-Entwurf eine Schaltfläche mit dem Text „Hier klicken, um das Dokument zu unterschreiben“ hinzugefügt. Damit kann der Empfänger auf das Dokument zugreifen und es unterschreiben.
Wie kann das PDF unterschrieben werden?
Wenn der Empfänger das PDF mit Tracking öffnet, sieht er unten im Bildschirm eine Option, um das Dokument zu unterschreiben.
Klickt er auf Unterschrift hinzufügen, öffnet sich ein Fenster, in dem er seine Unterschrift zeichnen und dem Dokument hinzufügen kann.
Sobald das PDF-Dokument unterschrieben wurde, kann der Empfänger es dir automatisch zurücksenden, indem er auf Ja, senden klickt.
Der Empfänger erhält außerdem eine Kopie des unterschriebenen PDF-Dokuments.
Was passiert, wenn das PDF mit Tracking und Unterschriftsfunktion zurückgesendet wird?
Wenn dir jemand ein unterschriebenes PDF sendet, erhältst du eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum unterschriebenen PDF. Du kannst auf Unterschriebenes PDF ansehen klicken, um das unterschriebene Dokument zu sehen, oder auf Vollständigen Tracking-Verlauf ansehen, um die zugehörigen Tracking-Daten dieser E-Mail zu sehen, einschließlich des Zeitpunkts, zu dem das PDF unterschrieben wurde.
In deinem Mailsuite-Dashboard wird die Unterschrift außerdem in der Tracking-Aktivität der E-Mail erfasst, die mit dem unterschreibbaren PDF mit Tracking versendet wurde.
Auf der Seite „Dokumente“ deines Mailsuite-Dashboards kannst du den Status aller Dokumente einsehen, die du zur Unterschrift versendet hast.
Zwischen Zustellung an einen einzelnen Unterzeichner oder mehrere Unterzeichner wählen
Beim Hinzufügen eines Dokuments zur Unterschrift kannst du jetzt wählen, wie du die unterschriebenen Dokumente erhalten möchtest – entweder einzeln, sobald jeder Unterzeichner seinen Teil abgeschlossen hat, oder als ein einziges Dokument, sobald alle unterschrieben haben.
Zwei Zustellungsoptionen:
1. Ein Dokument mit allen Unterschriften (Modus für mehrere Unterzeichner – Standardeinstellung)
-
- Du erhältst ein einziges Dokument, das die Unterschriften aller Empfänger enthält.
- Dieses Dokument wird erst gesendet, sobald alle unterschrieben haben.
2. Ein Dokument pro Unterzeichner (Modus für einzelne Unterzeichner)
- Du erhältst für jeden Empfänger ein separates Dokument, das nur dessen individuelle Unterschrift enthält.
- Sobald eine Person unterschreibt, erhältst du sofort das entsprechende unterschriebene Dokument.
Standardmäßig müssen alle Empfänger unterschreiben, bevor das Dokument als vollständig unterschrieben gilt. Der Anfragende erhält dann eine einzige finale Version mit allen Unterschriften.
Wenn du lieber die einzelnen unterschriebenen Dokumente erhalten möchtest, sobald jede Person unterschreibt, aktiviere beim Hochladen des Dokuments zur Unterschrift einfach das entsprechende Kästchen.
Häufig gestellte Fragen
Können mehrere Unterschriften zum PDF-Dokument hinzugefügt werden?
Ja, es können mehrere Unterschriften zum PDF-Dokument hinzugefügt werden, auch an mehreren Stellen.
Kann die Unterschrift geändert werden?
Ja, der Empfänger kann die Unterschrift bearbeiten und/oder eine neue Unterschrift hinzufügen, bevor er das unterschriebene Dokument an den Absender zurücksendet. Nachdem der Unterzeichner den Unterschriftsvorgang abgeschlossen hat, kann die Unterschrift nicht mehr geändert werden.
Kann ein PDF mit Tracking auf einem Mobilgerät unterschrieben werden?
Ja, PDFs mit Tracking können auf einem Mobilgerät unterschrieben werden. Du kannst die Unterschrift mit dem Finger zeichnen.
Wie können nach der ersten Unterschrift weitere Unterschriften zum PDF hinzugefügt werden?
Du musst auf die Unterschrift unten links im Bildschirm klicken und sie an die gewünschte Stelle im PDF-Dokument ziehen.
Wie groß darf ein PDF maximal sein, das unterschrieben werden kann?
PDFs dürfen maximal 10 MB groß sein.
Sind mit Mailsuite unterschriebene Dokumente rechtsverbindlich und für die berufliche oder rechtliche Nutzung gültig?
Ja, mit Mailsuite unterschriebene Dokumente sind rechtsverbindlich und entsprechen den wichtigsten rechtlichen Rahmenwerken wie dem ESIGN Act in den USA und der eIDAS-Verordnung in der EU. Damit sind sie sowohl für die berufliche als auch für die rechtliche Nutzung gültig. Mailsuite verwendet einen fortschrittlichen Unterschriftsprozess, der sowohl eine visuelle Unterschrift (eine handgezeichnete Unterschrift auf dem PDF) als auch eine von Mailsuite ausgestellte digitale Signatur umfasst, die zusätzliche Validierung und Authentizität bietet.
Die digitale Signatur gewährleistet die Integrität des Dokuments und stellt sicher, dass es nach der Unterschrift nicht verändert wurde. Um diese digitale Signatur und ihre Details anzuzeigen, kannst du Tools wie den Adobe Acrobat Reader verwenden.
Beim Überprüfen der Unterschriftsdetails im Acrobat Reader entspricht das Feld „Field“ im Unterschriften-Panel dem Code, der im Feld „Private Document ID“ im von Mailsuite erstellten Prüfprotokoll angezeigt wird. Diese ID hilft dabei, die Authentizität des unterschriebenen Dokuments zu überprüfen, indem sie mit der eindeutigen Kennung im Prüfprotokoll abgeglichen wird.
Weitere Informationen findest du in unserem rechtlichen Leitfaden zur E-Signatur oder wende dich an unser Support-Team.