MyCRM: διαχειριστείτε τις επαφές, τις λίστες και τις ετικέτες σας στο Mailsuite

Το MyCRM είναι το ευρετήριο επαφών που είναι ενσωματωμένο στο Mailsuite. Συγκεντρώνει σε ένα σημείο τα άτομα με τα οποία ανταλλάσσετε email, με το ιστορικό email, τη δραστηριότητα παρακολούθησης και τα συνημμένα τους, και σας επιτρέπει να τα οργανώνετε με ετικέτες και λίστες, ώστε να βρίσκετε γρήγορα τους σωστούς ανθρώπους.

Πού θα το βρείτε

• Στο Gmail: κάντε κλικ στο MyCRM στην αριστερή πλαϊνή γραμμή. Ανοίγει ένα παράθυρο με μια λίστα των επαφών σας στην οποία μπορείτε να κάνετε αναζήτηση. Κάντε κλικ στο See all contacts για να ανοίξετε την πλήρη προβολή.
• Στον πίνακα ελέγχου του Mailsuite: μεταβείτε στο Data hub → MyCRM.

Οι επαφές σας

Ο πίνακας επαφών εμφανίζει μία γραμμή ανά άτομο. Από προεπιλογή περιλαμβάνει:

• Name, Email, Email domain και Phone
• Last contacted on: την τελευταία φορά που του στείλατε email
• Last heard from: την τελευταία φορά που σας έστειλε email
• Last open on και Last click on: την τελευταία φορά που άνοιξε ή έκανε κλικ σε ένα από τα email σας με παρακολούθηση

Κάντε κλικ στην επικεφαλίδα μιας στήλης για ταξινόμηση με βάση αυτήν και χρησιμοποιήστε το πλαίσιο αναζήτησης στο επάνω μέρος για να βρείτε μια επαφή με όνομα ή email.

Προσθήκη επαφών

Δεν χρειάζεται να φτιάξετε τη λίστα επαφών σας από την αρχή. Το MyCRM περιλαμβάνει ήδη τα άτομα με τα οποία ανταλλάσσετε email και, από την πρώτη ημέρα, γεμίζει με τις προηγούμενες επικοινωνίες σας.

Για να προσθέσετε άτομα με τα οποία δεν έχετε ανταλλάξει ακόμη email, κάντε κλικ στο Add contacts και επιλέξτε πόσες επαφές θέλετε να προσθέσετε:

• One contact για να προσθέσετε ένα μόνο άτομο.
• Multiple contacts για εισαγωγή πολλών ταυτόχρονα. Μπορείτε να σύρετε ένα αρχείο CSV (έως 10.000 γραμμές) ή να επικολλήσετε διευθύνσεις email χωρισμένες με κόμμα. Κάντε κλικ στο download template στο παράθυρο εισαγωγής για να λάβετε ένα CSV με τις σωστές στήλες: Email, Name, Last name και Phone. Μόνο το email είναι υποχρεωτικό.

Η καρτέλα επαφής

Κάντε κλικ σε μια επαφή για να ανοίξετε την καρτέλα της. Στο επάνω μέρος βλέπετε το όνομα, το email, το τηλέφωνο, το Email status (για παράδειγμα Subscribed) και τα στοιχεία αλληλεπίδρασης: τελευταία επικοινωνία, τελευταία απάντηση, τελευταία δραστηριότητα, τελευταίο άνοιγμα, τελευταίο κλικ, ποσοστό ανοίγματος και ποσοστό κλικ. Στα δεξιά βλέπετε σε ποιες λίστες και με ποιες ετικέτες ανήκει η επαφή και μπορείτε να τις προσθέσετε ή να τις αφαιρέσετε.

Οι καρτέλες από κάτω σας δίνουν την πλήρη εικόνα της σχέσης σας με το άτομο:

• Communications: τα email που έχετε ανταλλάξει, με τη δραστηριότητα παρακολούθησης του καθενός.
• Attachment Drive: αρχεία που του στείλατε ή λάβατε από αυτό.
• Tracked PDFs και Signed PDFs: τα έγγραφα που μοιραστήκατε μαζί του για παρακολούθηση ή υπογραφή.
• Activity: ένα χρονολόγιο γεγονότων για αυτήν την επαφή, όπως ανοίγματα και κλικ.
• Notes: ένας χώρος για τις δικές σας σημειώσεις για την επαφή.

Οργανώστε τις επαφές με ετικέτες

Οι ετικέτες είναι σήμανση που μπορείτε να εφαρμόσετε σε οποιαδήποτε επαφή, για παράδειγμα Customer ή Lead. Μια επαφή μπορεί να έχει όσες θέλετε.

1. Επιλέξτε μία ή περισσότερες επαφές με τα πλαίσια επιλογής.
2. Κάντε κλικ στο Add tags.
3. Επιλέξτε μια υπάρχουσα ετικέτα ή πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα και επιλέξτε Create "…" and tag these contacts.
4. Κάντε κλικ στο Apply.

Κάντε κλικ στο Manage tags στο ίδιο παράθυρο για να ανοίξετε την πλήρη λίστα ετικετών. Η στήλη Tags του πίνακα εμφανίζει τις ετικέτες κάθε επαφής.

Ομαδοποιήστε τις επαφές σε λίστες

Μια λίστα είναι μια αποθηκευμένη ομάδα επαφών, όπως ένα τμήμα υποψήφιων πελατών για ένα συγκεκριμένο τρίμηνο. Μια επαφή μπορεί να ανήκει σε περισσότερες από μία λίστες.

1. Κάντε κλικ στο Create list. Για να ξεκινήσετε από συγκεκριμένα άτομα, επιλέξτε τα πρώτα.
2. Δώστε ένα όνομα στη λίστα, για παράδειγμα Q4 prospects.
3. Αναζητήστε επαφές ή πληκτρολογήστε μια διεύθυνση email για να τις προσθέσετε. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο Create new contact.
4. Κάντε κλικ στο Create list.

Οι λίστες σας εμφανίζονται στο αναπτυσσόμενο μενού στην επάνω αριστερή γωνία του MyCRM (από προεπιλογή γράφει All contacts). Επιλέξτε μια λίστα για να δείτε μόνο τις επαφές της.

Όταν μια λίστα είναι ανοιχτή, κάντε κλικ στο More για Export contacts, Edit list, Duplicate list ή Archive list.

Φιλτράρισμα και προσαρμογή του πίνακα

Κάντε κλικ στο Add filter για να περιορίσετε τον πίνακα. Μπορείτε να φιλτράρετε με βάση το όνομα, το επώνυμο, το email, το domain του email, το τηλέφωνο, καθώς και το πότε επικοινωνήσατε τελευταία φορά, πότε λάβατε νέα από την επαφή ή πότε έγινε άνοιγμα, κλικ ή hot άνοιγμα.

Χρησιμοποιήστε το κουμπί στηλών στην επάνω δεξιά γωνία του πίνακα για να επιλέξετε ποιες στήλες θα εμφανίζονται. Εκτός από τις προεπιλεγμένες, μπορείτε να προσθέσετε Hot, Revival, Tags, Unsubscribed from emails και Has hard bounced. Η στήλη Email είναι πάντα ορατή.

Σχετικά άρθρα:

• Οι ενσωματώσεις του Mailtrack με το Salesforce και άλλα CRM
• Η αναφορά Καμπανιών