MyCRM: gestiona tus contactos, listas y etiquetas en Mailsuite – Centro de ayuda de Mailtrack y Mailsuite

MyCRM es la agenda de contactos integrada en Mailsuite. Reúne en un solo lugar a las personas con las que intercambias emails, con su historial de emails, su actividad de seguimiento y sus archivos adjuntos, y te permite organizarlas con etiquetas y listas para encontrar rápidamente a las personas que necesitas.

Dónde encontrarlo

En Gmail: haz clic en MyCRM en la barra lateral izquierda. Se abre una ventana con una lista de tus contactos en la que puedes buscar. Haz clic en See all contacts para abrir la vista completa.
En tu panel de Mailsuite: ve a Data hub → MyCRM.

Tus contactos

La tabla de contactos muestra una fila por persona. De forma predeterminada incluye:

Name, Email, Email domain y Phone
Last contacted on: la última vez que le escribiste
Last heard from: la última vez que te escribió
Last open on y Last click on: la última vez que abrió o hizo clic en uno de tus emails con seguimiento

Haz clic en el encabezado de cualquier columna para ordenar por ella y usa el cuadro de búsqueda de la parte superior para encontrar un contacto por nombre o email.

*La tabla de contactos de MyCRM en el panel de Mailsuite*

Añadir contactos

No tienes que crear tu lista de contactos desde cero. MyCRM ya incluye a las personas con las que intercambias emails y, desde el primer día, se rellena con tus comunicaciones anteriores.

Para añadir personas con las que todavía no has intercambiado emails, haz clic en Add contacts y elige cuántos quieres añadir:

One contact para añadir a una sola persona.
Multiple contacts para importar muchos a la vez. Puedes soltar un archivo CSV (hasta 10.000 filas) o pegar direcciones de email separadas por comas. Haz clic en download template en la ventana de importación para obtener un CSV con las columnas correctas: Email, Name, Last name y Phone. Solo el email es obligatorio.

*La ventana Import contacts, con la zona para soltar el CSV, el enlace download template y un cuadro para pegar emails*

La ficha del contacto

Haz clic en un contacto para abrir su ficha. En la parte superior ves su nombre, email, teléfono, Email status (por ejemplo Subscribed) y sus datos de interacción: último contacto, última respuesta, última actividad, última apertura, último clic, tasa de apertura y tasa de clics. A la derecha ves a qué listas y etiquetas pertenece el contacto, y puedes añadirlas o quitarlas.

Las pestañas de debajo te dan la visión completa de tu relación con esa persona:

Communications: los emails que habéis intercambiado, con la actividad de seguimiento de cada uno.
Attachment Drive: los archivos que le has enviado o que te ha enviado.
Tracked PDFs y Signed PDFs: los documentos que has compartido con esa persona para su seguimiento o su firma.
Activity: una cronología de eventos de este contacto, como aperturas y clics.
Notes: un espacio para tus propias notas sobre el contacto.

*La ficha de un contacto con el estado del email, los datos de interacción, las listas, las etiquetas y la pestaña Communications*

Organiza tus contactos con etiquetas

Las etiquetas son marcas que puedes aplicar a cualquier contacto, por ejemplo Customer o Lead. Un contacto puede tener tantas como quieras.

Selecciona uno o varios contactos con las casillas de verificación.
Haz clic en Add tags.
Elige una etiqueta existente o escribe un nombre nuevo y selecciona Create "…" and tag these contacts.
Haz clic en Apply.

Haz clic en Manage tags en la misma ventana para abrir la lista completa de etiquetas. La columna Tags de la tabla muestra las etiquetas de cada contacto.

*La ventana Tag these contacts, donde puedes buscar o crear una etiqueta*

Agrupa contactos en listas

Una lista es un grupo guardado de contactos, por ejemplo un segmento de clientes potenciales de un trimestre concreto. Un contacto puede estar en varias listas.

Haz clic en Create list. Si quieres empezar con personas concretas, selecciónalas antes.
Ponle un nombre a la lista, por ejemplo Q4 prospects.
Busca contactos o escribe una dirección de email para añadirlos. También puedes hacer clic en Create new contact.
Haz clic en Create list.

*La ventana Create list con el nombre de la lista y el selector de contactos*

Tus listas aparecen en el menú desplegable de la parte superior izquierda de MyCRM (por defecto indica All contacts). Selecciona una lista para ver solo sus contactos.

*La lista Q4 prospects, que muestra solo los contactos que contiene*

Con una lista abierta, haz clic en More para Export contacts, Edit list, Duplicate list o Archive list.

*El menú More de una lista, con Export contacts, Edit list, Duplicate list y Archive list*

Filtra y personaliza la tabla

Haz clic en Add filter para acotar la tabla. Puedes filtrar por nombre, apellido, email, dominio del email, teléfono y por la fecha de tu último contacto, de la última vez que supiste de la persona o de su última apertura, clic o apertura hot.

Usa el botón de columnas de la parte superior derecha de la tabla para elegir qué columnas mostrar. Además de las predeterminadas, puedes añadir Hot, Revival, Tags, Unsubscribed from emails y Has hard bounced. La columna Email siempre está visible.

*El selector de columnas de la tabla de contactos*