Una lista es un grupo guardado de contactos, por ejemplo Suscriptores de la newsletter o Clientes potenciales del 4.º trimestre. Cuando hayas creado una lista, puedes enviarle un email o una campaña personalizada en un par de clics, sin volver a escribir cada dirección.
Las listas están en MyCRM, la agenda de contactos integrada en Mailsuite. Cada lista puede tener hasta 10.000 contactos, y un contacto puede estar en todas las listas que quieras.
Dónde encontrar tus listas
Abre MyCRM desde cualquiera de estos sitios:
- En Gmail: haz clic en MyCRM en la barra lateral izquierda y luego en See all contacts.
- En tu panel de Mailsuite: ve a Data hub → MyCRM.
Tus listas están en el desplegable de la parte superior izquierda de MyCRM. Por defecto muestra All contacts. Selecciona una lista para ver solo sus contactos.
Para ver todas tus listas, haz clic en Manage lists, al final del desplegable.
Crear una lista
La forma más rápida de crear una lista es partir de contactos que ya están en MyCRM:
- En All contacts, marca las casillas de las personas que quieres en la lista.
- Haz clic en Create list.
- Ponle un nombre a la lista. Aquí también puedes añadir más personas: busca un contacto o escribe una dirección de email. También puedes hacer clic en Create new contact.
- Haz clic en Create list.
La nueva lista se abre enseguida y muestra solo sus contactos.
Consejo: También puedes crear una lista vacía y llenarla más tarde. Ve a Manage lists, haz clic en New list, escribe un nombre y haz clic en Create list.
Añadir contactos a una lista
Hay tres formas de añadir personas a una lista que ya existe.
Importar o pegar muchos contactos a la vez
Usa esta opción para personas que aún no están en MyCRM, o para añadir un grupo grande de una sola vez.
- Abre la lista desde el desplegable.
- Haz clic en Add contacts → Multiple contacts.
- Arrastra un archivo CSV (hasta 10.000 filas) o pega direcciones de email separadas por comas. Para obtener un CSV con las columnas correctas, haz clic en download template. Luego haz clic en Continue.
- Comprueba que tu lista está seleccionada en Add these contacts to a list y haz clic en Import contacts (el botón indica cuántos, por ejemplo Import 2 contacts). Para añadirlos a otra lista, elígela en el desplegable o haz clic en + New list.
Si un contacto ya está en MyCRM, se añade a la lista sin crear un duplicado.
Añadir un contacto desde su ficha
- Haz clic en un contacto para abrir su ficha.
- En el recuadro Lists de la derecha, haz clic en Add to list.
- Elige una o más listas, o escribe un nombre para crear una nueva.
- Haz clic en Apply.
El recuadro Lists muestra todas las listas a las que pertenece el contacto. Haz clic en la × junto a una lista para sacarlo de ella.
Añadir contactos mientras editas la lista
Abre la lista y haz clic en More → Edit list → Add contacts. Busca a las personas que quieres añadir y haz clic en Save list.
Editar una lista
Abre la lista y haz clic en More → Edit list. En esta ventana puedes:
- Cambiar el nombre de la lista.
- Añadir contactos con Add contacts.
- Quitar un contacto haciendo clic en la × que aparece a su lado.
Haz clic en Save list para guardar los cambios.
Para quitar varios contactos a la vez, márcalos en la lista y haz clic en More → Remove contact from list.
Quitar a alguien de una lista no lo elimina de MyCRM. Sigue en All contacts y en cualquier otra lista en la que esté.
Exportar, duplicar o archivar una lista
Con la lista abierta, haz clic en More para:
- Export contacts: descargar los contactos de la lista en un archivo.
- Duplicate list: crear una copia de la lista con los mismos contactos, con (copy) en el nombre.
- Archive list: ocultar la lista del desplegable sin eliminarla.
Enviar un email o una campaña a una lista
Abre la lista, haz clic en New message y elige cómo enviarlo:
- Send email abre un borrador de Gmail con todas las personas de la lista en el campo Para. Todos los destinatarios pueden ver las direcciones de los demás, así que úsalo para grupos pequeños que ya se conocen, como tu equipo.
- Create campaign abre un borrador de Gmail que envía un email independiente a cada contacto. Nadie ve a los demás destinatarios y puedes personalizar cada email. Úsalo para clientes potenciales, clientes o newsletters.
Personalizar y enviar una campaña
- Escribe el asunto y el mensaje.
- Para personalizarlo, haz clic en Añadir campo y elige una columna, como Name. Mailsuite la rellena con los datos de cada contacto.
- Haz clic en Continuar. Mailsuite te indica cuántas personas recibirán el email y te avisa si a algunos contactos les faltan datos de un campo que has usado. En su caso, aparecerá un espacio en blanco.
- Haz clic en Enviar vista previa para enviarte una prueba, en Programar envío para enviarlo más tarde, o en Enviar ahora.
Desde Gmail: también puedes empezar desde un nuevo email en Gmail. Haz clic en la opción Campaña, luego en Importar destinatarios, abre la pestaña Desde Listas y elige tu lista. Consulta Mail Merge: cómo usarlo con las Listas de Mailtrack.
Gestionar todas tus listas
Haz clic en Manage lists en el desplegable de listas para ver todas tus listas, cuándo se crearon y cuántos contactos tienen.
- Haz clic en el nombre de una lista para abrir sus contactos.
- Haz clic en New list para crear una lista vacía.
- Pasa el cursor sobre una lista y haz clic en el icono de archivar para archivarla.
Las listas archivadas están en la pestaña Archived. Pasa el cursor sobre una para restaurarla con Restore o eliminarla definitivamente con Delete.