En plus d'envoyer des emails trackés avec Mailsuite, tu peux aussi envoyer des documents pour signature. Qu'il s'agisse d'un formulaire, d'un contrat ou d'un autre type de document, tu peux facilement convertir n'importe quel PDF en document signable directement dans ta boîte de réception Gmail. Le processus est simple et rapide, aussi bien pour toi que pour le destinataire.
Comment insérer un document PDF tracké pour signature
Il y a deux façons d'envoyer un document pour signature, et tu peux faire les deux directement dans ta boîte de réception.
En utilisant le bouton Nouveau message
1. Dans ta boîte de réception Gmail, clique sur la flèche à côté du bouton Nouveau message.
2. Puis clique sur Document PDF signable
3. Dans la fenêtre pop-up, clique sur Importer un PDF pour signature
4. Choisis ton document et clique sur Ouvrir
5. Cela ouvre une fenêtre pour rédiger un email et insère le lien de signature du document. Rédige ton email normalement, et une fois terminé, clique sur Envoyer.
Dans la fenêtre de composition
1. Dans Gmail, clique sur Nouveau message pour créer un nouvel email.
2. Clique sur l'icône Paramètres Mailsuite puis sur Document pour signature.
3. Clique sur Importer un PDF pour signature et recherche le PDF que tu souhaites faire signer dans la fenêtre pop-up. Une fois sélectionné, clique sur Ouvrir.
4. Ensuite, un bouton sera ajouté au brouillon de l'email indiquant Cliquer ici pour signer le document. Cela permettra au destinataire d'accéder au document et de le signer.
Comment le PDF peut-il être signé ?
Quand le destinataire ouvre le PDF tracké, il verra en bas de l'écran une option pour signer le document.
S'il clique sur Ajouter une signature, une fenêtre s'ouvrira et il pourra dessiner sa signature et l'ajouter au document.
Une fois le document PDF signé, le destinataire peut automatiquement te le renvoyer en cliquant sur Oui, envoyer.
Le destinataire recevra également une copie du document PDF signé.
Que se passe-t-il quand le PDF tracké et signable est renvoyé ?
Quand quelqu'un t'envoie un PDF signé, tu reçois une alerte par email avec un lien vers le PDF signé. Tu peux cliquer sur Voir le PDF signé pour voir le document signé ou sur Voir l'historique complet de tracking de l'email pour voir les données de tracking associées à cet email, y compris le moment où le PDF a été signé.
Dans ton tableau de bord Mailsuite, la signature sera également enregistrée dans l'activité de tracking de l'email envoyé avec le PDF tracké signable.
Tu peux consulter le statut de tous les documents que tu as envoyés pour signature sur la page Documents de ton tableau de bord Mailsuite.
Choisir entre l'envoi à un seul signataire ou à plusieurs signataires
Lors de l'ajout d'un document pour signature, tu peux maintenant choisir comment recevoir les documents signés — soit individuellement au fur et à mesure que chaque signataire termine sa partie, soit sous forme d'un seul document une fois que tout le monde a signé.
Deux options de livraison :
1. Un seul document avec toutes les signatures (mode Multi-signataires - Paramètre par défaut)
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- Tu recevras un seul document incluant les signatures de tous les destinataires.
- Ce document n'est envoyé qu'une fois que tout le monde a signé.
2. Un document par signataire (mode Signataire unique)
- Tu recevras un document distinct pour chaque destinataire, contenant uniquement sa signature individuelle.
- Au fur et à mesure que chaque personne signe, tu recevras son document signé immédiatement.
Par défaut, tous les destinataires doivent signer avant que le document soit considéré comme entièrement signé, et le demandeur recevra une seule version finale avec toutes les signatures.
Si tu préfères recevoir les documents signés individuellement au fur et à mesure que chaque personne signe, coche simplement la case lors du téléversement du document pour signature.
Questions fréquentes
Peut-on ajouter plusieurs signatures au document PDF ?
Oui, plusieurs signatures peuvent être ajoutées au document PDF et à plusieurs endroits.
La signature peut-elle être modifiée ?
Oui, le destinataire peut modifier la signature et/ou en ajouter une nouvelle avant de renvoyer le document signé à l'expéditeur. La signature ne peut plus être modifiée une fois que le signataire a terminé le processus de signature.
Peut-on signer un PDF tracké sur un appareil mobile ?
Oui, les PDF trackés peuvent être signés sur un appareil mobile. Tu peux dessiner la signature avec ton doigt.
Comment ajouter d'autres signatures au PDF après la première ?
Il te suffit de cliquer sur la signature dans le coin inférieur gauche de l'écran et de la faire glisser jusqu'à l'endroit où tu veux la placer dans le document PDF.
Quelle est la taille maximale d'un PDF signable ?
Les PDF peuvent faire jusqu'à 10 Mo maximum.
Les documents signés avec Mailsuite ont-ils une valeur légale et sont-ils valables pour un usage professionnel ou juridique ?
Oui, les documents signés avec Mailsuite ont une valeur juridique contraignante et sont conformes aux principaux cadres légaux tels que l'ESIGN Act aux États-Unis et le règlement eIDAS dans l'UE, ce qui les rend valables pour un usage à la fois professionnel et juridique. Mailsuite utilise un processus de signature avancé qui comprend à la fois une signature visuelle (une signature manuscrite sur le PDF) et une signature numérique émise par Mailsuite, qui apporte une validation et une authenticité supplémentaires.
La signature numérique garantit l'intégrité du document et vérifie qu'il n'a pas été altéré après la signature. Pour voir cette signature numérique et ses détails, tu peux utiliser des outils comme Adobe Acrobat Reader.
Lorsque tu consultes les détails de la signature dans Acrobat Reader, le champ intitulé « Field » dans le panneau de signature correspond au code affiché dans le champ « Private Document ID » présent dans le journal d'audit généré par Mailsuite. Cet identifiant permet de vérifier l'authenticité du document signé en le faisant correspondre à l'identifiant unique dans le journal d'audit.
Pour plus d'informations, consulte notre Guide juridique sur la signature électronique ou contacte notre équipe support.