לפעמים דוח מעקב עשוי להראות שקישור באימייל שלך "נלחץ" כמעט מיד אחרי השליחה, שכל הנמענים לחצו על קישור בדיוק ברגע שבו האימייל נפתח, או שאימייל מופיע כנפתח ועם קליק למרות שהנמען השיב בהודעת "מחוץ למשרד" או בתשובה אוטומטית. כמו כן, ייתכן שתראה כמה פתיחות שנרשמו עבור אימייל אחד, אף שהנמען צפה בו רק פעם אחת. בדרך כלל זו לא תקלה בשירות המעקב, אלא מגבלה מוכרת שמשותפת לכל תחום המעקב אחר אימיילים.
Mailtrack רושם פתיחות באמצעות פיקסל מעקב זעיר ובלתי נראה שנוסף להודעה שלך: כשתוכנת האימייל של הנמען מורידה את הפיקסל הזה, נרשמת פתיחה. גם בקישורים זה עובד בדומה: הם מנוטרים כך שכניסה אליהם נרשמת כקליק. אבל במקרים מסוימים האירועים האלה לא מופעלים על ידי הנמען עצמו, אלא אוטומטית על ידי תוכנת האימייל או תוכנת האבטחה שלו:
- חלק משירותי האימייל, חומות האש או תוכנות האנטי-וירוס סורקים אוטומטית אימיילים נכנסים, "לוחצים" על קישורים או מורידים תמונות כדי לבדוק אם יש פישינג או וירוסים, עוד לפני שההודעה מגיעה לתיבת הדואר הנכנס.
- אפליקציות אימייל (כמו Superhuman) או מערכות CRM עשויות לטעון מראש תוכן של אימייל, כולל תמונות וקישורים, ברגע שההודעה מגיעה, גם אם אף אחד עדיין לא פתח או קרא אותה. זה עלול ליצור גם כמה פתיחות בהיסטוריית המעקב שלך.
- אם הנמען משתמש בחלונית תצוגה מקדימה, האימייל והתמונות שלו עשויים להיטען ולהופיע אוטומטית, וכך עלולות להירשם כמה פתיחות בלי שהנמען פתח שוב את ההודעה.
- חלק מאפליקציות האימייל בנייד טוענות מראש או שומרות במטמון את תוכן האימיילים בזמן הסנכרון, וגם זה יכול להפעיל אירועי פתיחה.
זו גם הסיבה שאולי תראה אימייל מסומן כנפתח ועם קליק בדיוק כשנמען שולח תשובת "מחוץ למשרד": המערכת שלו עיבדה את ההודעה אוטומטית, בלי שמישהו קרא אותה.
פעילות אוטומטית כזו לא קורית עם כל נמען או בכל אימייל. אם אתה שם לב שהיא חוזרת באופן עקבי בכל הפתיחות והקישורים שלך, כדאי לזכור שייתכן שהסיבה היא סריקת אבטחה או טעינה מראש אוטומטית, ולא פעילות אמיתית של הנמען.