לפעמים דוח מעקב עשוי להראות שקישור באימייל שלכם "קיבל קליק" כמעט מיד אחרי השליחה, שכל הנמענים לחצו על קישור באותו רגע בדיוק שבו הוא נפתח, או שאימייל מופיע כנפתח וכמקבל קליק גם כשהנמען השיב בהודעת "מחוץ למשרד" או תגובה אוטומטית. באופן דומה, אתם עשויים לראות כמה פתיחות שנרשמו לאימייל בודד אף שהנמען צפה בו רק פעם אחת. זה בדרך כלל לא תקלה בשירות המעקב, אלא מגבלה מוכרת המשותפת לכל תחום מעקב האימיילים.
Mailsuite עוקב אחרי פתיחות באמצעות פיקסל מעקב קטן ובלתי נראה שמוסף להודעה שלכם: כאשר תוכנת האימייל של הנמען מורידה את הפיקסל הזה, נרשמת פתיחה. באופן דומה, קישורים עוברים מעקב כך שכניסה אליהם נרשמת כקליק. עם זאת, במקרים מסוימים האירועים האלה לא מופעלים על ידי הנמען עצמו, אלא באופן אוטומטי על ידי תוכנת האימייל או תוכנת האבטחה שלו:
- שירותי אימייל, חומות אש (firewalls) או תוכנות אנטי-וירוס מסוימות סורקות באופן אוטומטי ו"לוחצות" על קישורים או מורידות תמונות בתוך אימיילים נכנסים, כדי לבדוק אם קיימים פישינג או וירוסים לפני שההודעה מגיעה לתיבת הדואר.
- אפליקציות אימייל (כמו Superhuman) או מערכות CRM עשויות לטעון אוטומטית מראש את תוכן האימייל, כולל תמונות וקישורים, כמעט מהרגע שבו ההודעה מגיעה, גם אם אף אחד לא פתח או קרא אותה בפועל. גם זה יכול לגרום לכמה פתיחות בהיסטוריית המעקב שלכם.
- אם הנמען משתמש בחלונית תצוגה מקדימה (preview pane), האימייל והתמונות שבו עשויים להיטען ולהוצג באופן אוטומטי, מה שיכול גם הוא לרשום כמה פתיחות בלי שהנמען פתח בפועל את ההודעה מחדש.
- אפליקציות אימייל מסוימות בנייד טוענות או שומרות במטמון מראש את תוכן האימייל בזמן סנכרון, מה שיכול גם הוא להפעיל אירועי פתיחה.
זו הסיבה שגם ייתכן שתראו אימייל שמסומן כנפתח וכמקבל קליק במקביל לכך שהנמען שולח תגובת "מחוץ למשרד": המערכת שלו עיבדה את ההודעה באופן אוטומטי בלי שהוא בעצמו קרא אותה.
פעילות אוטומטית מהסוג הזה לא קורית עם כל נמען או כל אימייל, אז אם אתם שמים לב שהיא חוזרת על עצמה באופן עקבי בכל הפתיחות והקישורים שלכם, שווה לזכור שהיא עשויה לנבוע מסוג כזה של סריקת אבטחה אוטומטית או טעינה מראש, ולא מפעילות אמיתית של הנמען.