Kadang laporan tracking menunjukkan bahwa link di emailmu "diklik" hampir seketika setelah dikirim, bahwa semua penerima mengklik link tepat pada saat email dibuka, atau bahwa email tampak dibuka dan diklik padahal penerima membalas dengan pesan di luar kantor atau balasan otomatis. Kamu juga bisa melihat beberapa open tercatat untuk satu email, padahal penerimanya hanya melihatnya sekali. Biasanya ini bukan gangguan pada layanan tracking, melainkan keterbatasan yang sudah diketahui dan dialami seluruh industri email tracking.
Mailtrack mencatat open lewat piksel tracking yang kecil dan tidak terlihat, yang ditambahkan ke pesanmu: saat aplikasi email penerima mengunduh piksel ini, sebuah open tercatat. Link juga di-track dengan cara serupa, sehingga saat dikunjungi, sebuah klik tercatat. Namun, dalam beberapa kasus, kejadian ini bukan dipicu oleh penerimanya sendiri, melainkan otomatis oleh aplikasi email atau perangkat lunak keamanan mereka:
- Beberapa layanan email, firewall, atau antivirus otomatis memindai dan "mengklik" link atau mengunduh gambar di email masuk untuk memeriksa phishing atau virus sebelum pesan sampai ke kotak masuk.
- Aplikasi email (seperti Superhuman) atau sistem CRM bisa memuat konten email lebih dulu secara otomatis, termasuk gambar dan link, begitu pesan masuk, bahkan saat belum ada yang membuka atau membacanya. Ini juga bisa menghasilkan beberapa open di riwayat tracking-mu.
- Jika penerima memakai panel pratinjau, email beserta gambarnya bisa diunduh dan ditampilkan secara otomatis. Ini juga bisa mencatat beberapa open tanpa penerima benar-benar membuka ulang pesannya.
- Beberapa aplikasi email di ponsel otomatis mengambil lebih dulu atau menyimpan cache konten email saat sinkronisasi, yang juga bisa memicu kejadian open.
Inilah juga alasan kamu bisa melihat email ditandai sudah dibuka dan diklik tepat saat penerima mengirim balasan di luar kantor: sistem mereka memproses pesan secara otomatis tanpa ada yang membacanya.
Aktivitas otomatis seperti ini tidak terjadi pada setiap penerima atau setiap email. Jadi, kalau kamu melihatnya terjadi terus-menerus di semua open dan link-mu, ingatlah bahwa penyebabnya mungkin pemindaian keamanan atau pemuatan awal otomatis, bukan aktivitas asli dari penerima.