MyCRM: gestisci contatti, liste e tag in Mailsuite – Centro assistenza Mailtrack e Mailsuite

MyCRM è la rubrica integrata in Mailsuite. Riunisce in un unico posto le persone con cui scambi email, con la cronologia delle email, l'attività di tracciamento e gli allegati, e ti permette di organizzarle con tag e liste per trovare rapidamente le persone giuste.

Dove trovarlo

In Gmail: fai clic su MyCRM nella barra laterale sinistra. Si apre una finestra con un elenco dei tuoi contatti in cui puoi cercare. Fai clic su See all contacts per aprire la vista completa.
Nella dashboard di Mailsuite: vai su Data hub → MyCRM.

I tuoi contatti

La tabella dei contatti mostra una riga per persona. Per impostazione predefinita include:

Name, Email, Email domain e Phone
Last contacted on: l'ultima volta che le hai scritto
Last heard from: l'ultima volta che ti ha scritto
Last open on e Last click on: l'ultima volta che ha aperto o cliccato una delle tue email tracciate

Fai clic sull'intestazione di una colonna per ordinare in base ad essa e usa la casella di ricerca in alto per trovare un contatto per nome o email.

*La tabella dei contatti di MyCRM nella dashboard di Mailsuite*

Aggiungere contatti

Non devi creare la tua lista di contatti da zero. MyCRM include già le persone con cui scambi email e, fin dal primo giorno, viene popolato con le tue comunicazioni precedenti.

Per aggiungere persone con cui non hai ancora scambiato email, fai clic su Add contacts e scegli quanti contatti vuoi aggiungere:

One contact per aggiungere una sola persona.
Multiple contacts per importarne molti contemporaneamente. Puoi trascinare un file CSV (fino a 10.000 righe) oppure incollare indirizzi email separati da virgole. Fai clic su download template nella finestra di importazione per ottenere un CSV con le colonne corrette: Email, Name, Last name e Phone. L'unico campo obbligatorio è l'email.

*La finestra Import contacts, con l'area di rilascio del CSV, il link download template e una casella per incollare le email*

La scheda del contatto

Fai clic su un contatto per aprirne la scheda. In alto vedi nome, email, telefono, Email status (ad esempio Subscribed) e i dati di coinvolgimento: ultimo contatto, ultima risposta, ultima attività, ultima apertura, ultimo clic, tasso di apertura e tasso di clic. Sulla destra vedi a quali liste e tag appartiene il contatto e puoi aggiungerli o rimuoverli.

Le schede sottostanti ti danno un quadro completo del tuo rapporto con quella persona:

Communications: le email che vi siete scambiati, con l'attività di tracciamento di ciascuna.
Attachment Drive: i file che le hai inviato o che hai ricevuto da lei.
Tracked PDFs e Signed PDFs: i documenti che hai condiviso con lei per il tracciamento o per la firma.
Activity: una cronologia degli eventi di questo contatto, come aperture e clic.
Notes: uno spazio per le tue note personali sul contatto.

*La scheda di un contatto con stato email, dati di coinvolgimento, liste, tag e la scheda Communications*

Organizzare i contatti con i tag

I tag sono etichette che puoi applicare a qualsiasi contatto, ad esempio Customer o Lead. Un contatto può averne quanti ne vuoi.

Seleziona uno o più contatti con le caselle di controllo.
Fai clic su Add tags.
Scegli un tag esistente oppure digita un nuovo nome e seleziona Create "…" and tag these contacts.
Fai clic su Apply.

Fai clic su Manage tags nella stessa finestra per aprire l'elenco completo dei tag. La colonna Tags della tabella mostra i tag di ciascun contatto.

*La finestra Tag these contacts, in cui puoi cercare o creare un tag*

Raggruppare i contatti in liste

Una lista è un gruppo salvato di contatti, ad esempio un segmento di potenziali clienti per un determinato trimestre. Un contatto può appartenere a più liste.

Fai clic su Create list. Per partire da persone specifiche, selezionale prima.
Dai un nome alla lista, ad esempio Q4 prospects.
Cerca i contatti o digita un indirizzo email per aggiungerli. Puoi anche fare clic su Create new contact.
Fai clic su Create list.

*La finestra Create list con il nome della lista e il selettore dei contatti*

Le tue liste compaiono nel menu a discesa in alto a sinistra in MyCRM (per impostazione predefinita indica All contacts). Seleziona una lista per vedere solo i suoi contatti.

*La lista Q4 prospects, che mostra solo i contatti che contiene*

Quando una lista è aperta, fai clic su More per scegliere Export contacts, Edit list, Duplicate list o Archive list.

*Il menu More di una lista, con Export contacts, Edit list, Duplicate list e Archive list*

Filtrare e personalizzare la tabella

Fai clic su Add filter per restringere la tabella. Puoi filtrare per nome, cognome, email, dominio email, telefono e in base a quando hai contattato la persona l'ultima volta, hai avuto sue notizie o c'è stata un'apertura, un clic o un'apertura hot.

Usa il pulsante delle colonne in alto a destra nella tabella per scegliere quali colonne mostrare. Oltre a quelle predefinite, puoi aggiungere Hot, Revival, Tags, Unsubscribed from emails e Has hard bounced. La colonna Email è sempre visibile.

*Il selettore delle colonne della tabella dei contatti*