Oltre a inviare email tracciate con Mailsuite, puoi anche inviare documenti da firmare. Che si tratti di un modulo, un contratto o un altro tipo di documento, puoi convertire facilmente qualsiasi PDF in un documento firmabile direttamente dalla tua posta in arrivo di Gmail. Il processo è semplice e veloce sia per te che per il destinatario.
Come inserire un documento PDF tracciato da firmare
Ci sono due modi per inviare un documento da firmare, ed entrambi si possono fare direttamente dalla posta in arrivo.
Utilizzando il pulsante Componi
1. Nella posta in arrivo di Gmail, clicca sulla freccia accanto al pulsante Componi.
2. Poi clicca su Documento PDF firmabile
3. Nella finestra popup, clicca su Carica PDF da firmare
4. Scegli il tuo documento e clicca su Apri
5. Si aprirà una finestra per comporre un'email con il link al documento da firmare già inserito. Scrivi la tua email normalmente e, quando hai finito, clicca su Invia.
Dalla finestra di composizione
1. In Gmail, clicca su Componi per creare una nuova email.
2. Clicca sull'icona Impostazioni di Mailsuite e poi clicca su Documento da firmare.
3. Clicca su Carica PDF da firmare e nel popup cerca il PDF che vuoi far firmare. Una volta selezionato, clicca su Apri.
4. A questo punto, verrà aggiunto alla bozza dell'email un pulsante con la scritta Clicca qui per firmare il documento. Questo permetterà al destinatario di accedere al documento e firmarlo.
Come si può firmare il PDF?
Quando il destinatario apre il PDF tracciato, vedrà in fondo allo schermo un'opzione per firmare il documento.
Se clicca su Aggiungi firma, si aprirà una finestra dove potrà disegnare la propria firma e aggiungerla al documento.
Una volta firmato il documento PDF, il destinatario può rispedirtelo automaticamente cliccando su Sì, invia.
Il destinatario riceverà anche una copia del documento PDF firmato.
Cosa succede quando il PDF tracciato e firmabile viene rispedito?
Quando qualcuno ti invia un PDF firmato, riceverai un avviso via email con un link al PDF firmato. Puoi cliccare su Visualizza PDF firmato per vedere il documento firmato oppure Vedi la cronologia completa del tracking per vedere i dati di tracking associati a quell'email, incluso il momento in cui il PDF è stato firmato.
Nella tua dashboard di Mailsuite, la firma verrà registrata anche nell'attività di tracking dell'email inviata con il PDF tracciato firmabile.
Puoi vedere lo stato di tutti i documenti inviati per la firma nella pagina Documenti della tua dashboard di Mailsuite.
Scegliere tra la consegna a un solo firmatario o a più firmatari
Quando aggiungi un documento da firmare, ora puoi scegliere come ricevere i documenti firmati: singolarmente man mano che ogni firmatario completa la propria parte, oppure come un unico documento una volta che tutti hanno firmato.
Due opzioni di consegna:
1. Un unico documento con tutte le firme (modalità multi-firmatario - impostazione predefinita)
-
- Riceverai un unico documento che include le firme di tutti i destinatari.
- Questo documento viene inviato solo dopo che tutti hanno firmato.
2. Un documento per ogni firmatario (modalità firma singola)
- Riceverai un documento separato per ogni destinatario, contenente solo la sua firma individuale.
- Man mano che ogni persona firma, riceverai immediatamente il suo documento firmato.
Per impostazione predefinita, tutti i destinatari devono firmare prima che il documento sia considerato completamente firmato, e il richiedente riceverà un'unica versione finale con tutte le firme.
Se preferisci ricevere i documenti firmati singolarmente man mano che ogni persona firma, seleziona semplicemente la casella quando carichi il documento da firmare.
Domande frequenti
Si possono aggiungere più firme al documento PDF?
Sì, è possibile aggiungere più firme al documento PDF e in più posizioni.
Si può cambiare la firma?
Sì, il destinatario può modificare la firma e/o aggiungerne una nuova prima di rimandare il documento firmato al mittente. La firma non può essere modificata dopo che il firmatario ha completato il processo di firma.
Si può firmare un PDF tracciato da dispositivo mobile?
Sì, i PDF tracciati possono essere firmati da dispositivo mobile. Puoi disegnare la firma con il dito.
Come si possono aggiungere altre firme al PDF dopo la prima?
Devi cliccare sulla firma nell'angolo in basso a sinistra dello schermo e trascinarla nel punto del documento PDF in cui vuoi posizionarla.
Qual è la dimensione massima del PDF che si può firmare?
I PDF possono avere una dimensione massima di 10 MB.
I documenti firmati con Mailsuite sono legalmente vincolanti e validi per uso professionale o legale?
Sì, i documenti firmati con Mailsuite sono legalmente vincolanti e rispettano i principali quadri normativi come l'ESIGN Act negli Stati Uniti e il Regolamento eIDAS nell'UE, rendendoli validi sia per uso professionale che legale. Mailsuite utilizza un processo di firma avanzato che include sia una firma visiva (una firma disegnata a mano sul PDF) sia una firma digitale rilasciata da Mailsuite, che fornisce ulteriore convalida e autenticità.
La firma digitale garantisce l'integrità del documento e verifica che non sia stato manomesso dopo la firma. Per visualizzare questa firma digitale e i suoi dettagli, puoi usare strumenti come Adobe Acrobat Reader.
Quando controlli i dettagli della firma in Acrobat Reader, il campo etichettato "Field" nel pannello Firma corrisponde al codice mostrato nel campo "Private Document ID" all'interno del registro di controllo generato da Mailsuite. Questo ID aiuta a verificare l'autenticità del documento firmato confrontandolo con l'identificatore univoco nel registro di controllo.
Per maggiori informazioni, visita la nostra Guida legale sulla firma elettronica o contatta il nostro team di supporto.