Mailsuiteのユーザーは、データ管理者として、適用されるデータ保護規制に従い、当社のサービスを通じて送信されるメールの受信者の個人データの取り扱いに責任を負います。これには、受信者のデータに関する権利の管理も含まれます。Mailsuiteはデータ処理者として、ユーザーがこれらの義務を果たせるようサポートすることをお約束します。
1. 個人データ処理の法的根拠
受信者の個人データ(メールの開封確認データなど)を処理するには、法的根拠が必要です。この種の処理で最も一般的な法的根拠は同意です。この点について、Mailsuiteにはユーザーが受信者に「同意依頼」メールを送って同意を求められる機能があります。同意依頼の送信について詳しくはこちら。
Mailsuiteのユーザーは、データ管理者として、該当する場合、メール受信者のデータ処理に関する適切な法的根拠を管理する責任を負います。
なお、個人データ処理の法的根拠は同意だけではありません。契約関係の履行、法的義務の遂行、正当な利益など、他にもさまざまな根拠があります。また、多くの場合、ユーザーはデータ主体に処理内容を通知する必要がありますが、これは処理の特性や受信者との関係性を踏まえ、Mailsuiteのユーザーがケースバイケースで判断すべき事項です。Mailsuiteはこの点について、いかなる評価も提供する立場にありません。
2. 同意または法的根拠の証明
GDPRにおけるデータ管理者として、ユーザーは当社のサービスを通じて行う受信者データ処理に関して、同意など該当する法的根拠の証拠となる記録を保持する必要があります。この目的のため、Mailsuiteには、GDPRの要件遵守を証明できるよう、各受信者の法的根拠や同意状況を記録・追跡できる機能が備わっています。
3. 同意撤回の権利
GDPRによると、データ処理の法的根拠が同意である場合、データ管理者であるユーザーには、受信者がいつでも簡単に同意を撤回できるようにする義務があります。Mailsuiteはこの義務を果たせるよう、すべてのメールに退会用リンクを自動で挿入します。退会用リンクについて詳しくはこちら。
4. 個人データの削除
GDPRにおけるデータ管理者として、ユーザーはデータ削除の依頼に不当な遅延なく対応する必要があります。Mailsuiteには、ユーザーが受信者データを削除する際に役立つさまざまな機能があります。受信者データの削除方法について詳しくはこちら。