⚠️Mailsuiteアドバンストアカウントを使うと、PDF添付ファイルを追跡できます。こちらのFAQで詳しい仕組みを説明しています。アドバンストへのアップグレードはこちらから。
PDF添付ファイルを誰かに送る理由はいろいろあります。見込み客への提案書、既存クライアントへの請求書、メールリストへのニュースレターやオファーなど。どの場合でも、相手がそのPDFをどう扱っているかを正確に知ることが大切です。そこで役立つのが、MailsuiteのPDF添付ファイル追跡機能です。
Mailsuiteは、送信したメール添付ファイルが開封されたときに通知してくれます。それだけでなく、PDF添付ファイルが何回開封されたか、ダウンロードされたかどうか、各ページにどれくらいの時間をかけたかも確認できます。
追跡付きのPDF添付ファイルをMailsuiteで送る方法は次のとおりです。
ステップ1:GmailでPDFを新規メッセージに添付する
1. パソコンで、GmailをMailsuiteがインストールされたブラウザで開きます。
2. 左上の「作成」をクリックします。
3. 新規メールで「Mailsuite設定」をクリックし、続けて「ドキュメント」をクリックします。
または、「ファイルを添付」アイコンをクリックしてから、「ドキュメントを追加」をクリックすることもできます。
4. ポップアップで「参照」をクリックし、ファイルを選択して添付します。
さらに、ドキュメントの設定を細かく調整できます。設定できる内容は次のとおりです。
- 相手がドキュメントにアクセスできる期限を設定する
- ダウンロードボタンを表示する
- 「Confidential(社外秘)」の透かしを追加する
- ページごとの閲覧状況を追跡する
- 相手がPDFドキュメントに署名できるようにする
5. 設定を終えて添付したいドキュメントを選択したら、必要に応じてリンクのスタイルを編集できます。メールに表示されるリンクのテキストを変更したり、テキストリンク・アイコン付きリンク・ボタンからリンクの見た目を選んだりできます。
6. その後、「ドキュメントへのリンクを挿入」をクリックします。これでメール本文にドキュメントのリンクが挿入されます。ファイルは必ずリンクとして送る必要がある点に注意してください。上記の手順を踏まずにファイルを添付すると、Mailsuiteは開封を追跡できません。
7. メールの作成を終えたら、通常どおり「送信」をクリックします。
PDF添付ファイルが開封されたかどうかを確認する方法
メールを送信すると、メール自体とPDFドキュメント両方の追跡データがMailsuiteダッシュボードで確認できるようになります。また、メールやドキュメントが開封されたときにメール通知を受け取るよう設定することもできます。
Mailsuiteダッシュボードで「メール追跡」タブに移動し、「アクティビティ」列で概要を確認します。
そのメールをクリックすると、メールが開封された日時、ドキュメントが閲覧された日時、ダウンロードされたかどうか、相手がドキュメントを読んだ時間、ページごとの閲覧状況など、より詳細な追跡データを確認できます。
MailsuiteはPDF添付ファイルの追跡をシンプルかつ効率的に、そして役立つものにしてくれます。このデータを活用すれば、相手が確実にドキュメントを受け取り開封しているかを把握でき、より効果的なコミュニケーションが取れるようになります。
例えば、相手がメールを受け取ったのに数日経っても添付ファイルを開封していない場合は、フォローアップメールを送って知らせることができます。逆に、ドキュメントをすぐに開封したのにメールへの返信がない場合は、PDF添付ファイルの内容について質問がないか連絡してみるとよいでしょう。
総じて、ドキュメント追跡はMailsuiteが提供する強力な機能であり、ビジネスを改善するために欠かせない追跡データを与えてくれます。