Mailsuiteで追跡機能付きのメールを送信できるだけでなく、署名用のドキュメントを送ることもできます。フォームでも契約書でも、どんな種類のドキュメントでも、Gmailの受信トレイから直接PDFを署名可能なドキュメントに簡単に変換できます。このプロセスは、あなたにとっても受信者にとってもシンプルかつスピーディーです。
署名用の追跡PDFドキュメントを挿入する方法
ドキュメントを署名用に送る方法は2つあり、どちらも受信トレイ内で行えます。
作成ボタンを使う方法
1. Gmailの受信トレイで、作成ボタンの横にある矢印をクリックします。
2. 次に電子署名PDFドキュメント
をクリックします。
3. ポップアップで署名用PDFをアップロードをクリックします
4. ドキュメントを選び、開くをクリックします
5. これによりメール作成ウィンドウが開き、ドキュメントの署名リンクが挿入されます。いつもどおりメールを作成し、完了したら送信をクリックします。
メール作成ウィンドウで行う方法
1. Gmailで作成をクリックして新しいメールを作成します。
2. Mailsuite設定アイコンをクリックし、署名用ドキュメントをクリックします。
3. 署名用PDFをアップロードをクリックし、ポップアップで署名してもらいたいPDFを検索します。選択したら開くをクリックします。
4. すると、メールの下書きにここをクリックしてドキュメントに署名するというボタンが追加されます。これにより、受信者はドキュメントにアクセスして署名できるようになります。
PDFはどのように署名できますか？
受信者が追跡PDFを開くと、画面下部にドキュメントに署名するオプションが表示されます。
受信者が署名を追加をクリックすると、ウィンドウが開き、署名を描いてドキュメントに追加できます。
PDFドキュメントに署名されると、受信者ははい、送信するをクリックするだけで、自動的にあなたに送り返せます。
受信者にも署名済みPDFドキュメントのコピーが届きます。
追跡機能付きの署名可能PDFが送り返されるとどうなりますか？
誰かが署名済みPDFを送り返すと、署名済みPDFへのリンクが記載されたメール通知が届きます。署名済みPDFを表示をクリックすると署名済みドキュメントを確認でき、メールの追跡履歴をすべて見るをクリックすると、PDFが署名された日時を含む、そのメールに関連する追跡データを確認できます。
Mailsuiteのダッシュボードでも、署名可能な追跡PDFを添えて送信したメールの追跡アクティビティに、署名が記録されます。
Mailsuiteダッシュボードのドキュメントページで、署名用に送信したすべてのドキュメントのステータスを確認できます。
単一署名者か複数署名者か、ドキュメントの受け取り方を選ぶ
署名用ドキュメントを追加する際、署名済みドキュメントの受け取り方を選べるようになりました。各署名者が署名を終えるたびに個別に受け取るか、全員が署名し終えた時点で1つのドキュメントとして受け取るかを選択できます。
2つの受け取り方：
1. すべての署名が入った1つのドキュメント（複数署名モード - デフォルト設定）
-
- すべての受信者の署名が含まれた1つのドキュメントを受け取ります。
- このドキュメントは、全員が署名を終えた時点でのみ送信されます。
2. 署名者ごとの個別ドキュメント（単一署名モード）
- 各受信者ごとに、その人の署名のみが入った個別のドキュメントを受け取ります。
- 各人が署名するたびに、その署名済みドキュメントがすぐに届きます。
デフォルトでは、すべての受信者が署名を終えて初めてドキュメントが完全に署名済みとみなされ、依頼者にはすべての署名が入った最終版が1つ届きます。
各人が署名するたびに個別の署名済みドキュメントを受け取りたい場合は、署名用ドキュメントをアップロードする際にチェックボックスをオンにするだけです。
よくある質問
PDFドキュメントに複数の署名を追加できますか？
はい、PDFドキュメントには複数の署名を、複数の場所に追加できます。
署名は変更できますか？
はい、受信者は署名済みドキュメントを送信者に返送する前であれば、署名を編集したり新しい署名を追加したりできます。署名者が署名プロセスを完了した後は、署名を変更できません。
追跡PDFはモバイル端末で署名できますか？
はい、追跡PDFはモバイル端末で署名できます。指で署名を描くことができます。
最初の署名の後、さらに署名を追加するにはどうすればいいですか？
画面左下にある署名をクリックし、PDFドキュメント内で配置したい場所までドラッグしてください。
署名できるPDFの最大サイズはどれくらいですか？
PDFの最大サイズは10MBです。
Mailsuiteで署名したドキュメントは法的拘束力があり、業務や法律用途にも有効ですか？
はい、Mailsuiteで署名したドキュメントには法的拘束力があり、米国のESIGN法やEUのeIDAS規則といった主要な法的枠組みに準拠しているため、業務利用にも法律用途にも有効です。Mailsuiteは、PDFに手描きで署名する視覚的な署名と、Mailsuiteが発行するデジタル署名の両方を組み合わせた高度な署名プロセスを採用しており、これによりさらなる検証と真正性が確保されます。
デジタル署名により、ドキュメントの完全性が保証され、署名後に改ざんされていないことが検証されます。このデジタル署名とその詳細は、Adobe Acrobat Readerなどのツールで確認できます。
Acrobat Readerで署名の詳細を確認する際、署名パネルの「Field（フィールド）」というラベルの項目は、Mailsuiteが生成する監査証跡内の「Private Document ID（非公開ドキュメントID）」フィールドに表示されるコードに対応しています。このIDは、監査ログ内の一意の識別子と照合することで、署名済みドキュメントの真正性を検証するのに役立ちます。
詳しくは、電子署名に関する法的ガイドをご覧いただくか、サポートチームまでお問い合わせください。