Mailsuite로 추적되는 이메일을 보내는 것 외에도, 서명을 위한 문서를 보낼 수도 있어요. 양식이든 계약서든 다른 종류의 문서든, Gmail 받은편지함에서 바로 어떤 PDF든 서명 가능한 문서로 손쉽게 변환할 수 있어요. 보내는 사람과 받는 사람 모두에게 간단하고 빠른 과정이에요.
서명용 추적 PDF 문서를 삽입하는 방법
문서를 서명용으로 보내는 방법에는 두 가지가 있고, 둘 다 받은편지함 안에서 할 수 있어요.
작성 버튼 사용하기
1. Gmail 받은편지함에서 작성 버튼 옆의 화살표를 클릭하세요.
2. 그런 다음 서명 가능한 PDF 문서
를 클릭하세요
3. 팝업에서 서명용 PDF 업로드를 클릭하세요
4. 문서를 선택하고 열기를 클릭하세요
5. 그러면 이메일 작성 창이 열리고 문서 서명 링크가 삽입돼요. 평소처럼 이메일을 작성한 다음, 완료되면 보내기를 클릭하세요.
작성 창에서
1. Gmail에서 작성을 클릭해서 새 이메일을 만드세요.
2. Mailsuite 설정 아이콘을 클릭한 다음 서명용 문서를 클릭하세요.
3. 서명용 PDF 업로드를 클릭하고, 팝업에서 서명받고 싶은 PDF를 찾으세요. 선택했으면 열기를 클릭하세요.
4. 그러면 이메일 초안에 여기를 클릭해서 문서에 서명하기라는 버튼이 추가돼요. 받는 사람은 이 버튼을 통해 문서에 접근하고 서명할 수 있어요.
PDF는 어떻게 서명할 수 있나요?
받는 사람이 추적되는 PDF를 열면 화면 하단에서 문서에 서명할 수 있는 옵션을 볼 수 있어요.
서명 추가를 클릭하면 창이 열리고, 서명을 직접 그려서 문서에 추가할 수 있어요.
PDF 문서에 서명이 완료되면, 받는 사람은 예, 보내기를 클릭해서 자동으로 문서를 다시 보내줄 수 있어요.
받는 사람도 서명된 PDF 문서 사본을 받게 돼요.
추적 및 서명 가능한 PDF가 다시 전송되면 어떻게 되나요?
누군가 서명된 PDF를 보내면, 서명된 PDF 링크가 포함된 이메일 알림을 받게 돼요. 서명된 PDF 보기를 클릭해서 서명된 문서를 보거나, 전체 이메일 추적 기록 보기를 클릭해서 PDF 서명 시점을 포함한 해당 이메일의 추적 데이터를 확인할 수 있어요.
Mailsuite 대시보드에서도 서명 가능한 추적 PDF와 함께 보낸 이메일의 추적 활동에 서명 기록이 남아요.
Mailsuite 대시보드의 문서 페이지에서 서명을 위해 보낸 모든 문서의 상태를 확인할 수 있어요.
단일 서명자 또는 다중 서명자 문서 전달 방식 선택하기
서명용 문서를 추가할 때, 사용자는 이제 서명된 문서를 받는 방식을 선택할 수 있어요. 각 서명자가 서명을 완료할 때마다 개별적으로 받거나, 모든 사람이 서명을 마친 후 하나의 문서로 받을 수 있어요.
두 가지 전달 옵션:
1. 모든 서명이 포함된 하나의 문서 (다중 서명 모드 - 기본 설정)
-
- 모든 받는 사람의 서명이 포함된 문서 하나를 받게 돼요.
- 이 문서는 모두가 서명을 완료한 후에만 전송돼요.
2. 서명자별 개별 문서 (단일 서명 모드)
- 각 받는 사람에 대해 해당 사람의 서명만 포함된 별도의 문서를 받게 돼요.
- 각 사람이 서명할 때마다 서명된 문서를 즉시 받게 돼요.
기본적으로 모든 받는 사람이 서명을 완료해야 문서가 완전히 서명된 것으로 간주되며, 요청한 사람은 모든 서명이 포함된 최종 버전 문서 하나를 받게 돼요.
각 사람이 서명할 때마다 개별 서명 문서를 받고 싶다면, 서명용 문서를 업로드할 때 체크박스를 선택하기만 하면 돼요.
자주 묻는 질문
PDF 문서에 두 개 이상의 서명을 추가할 수 있나요?
네, PDF 문서에 여러 개의 서명을 여러 위치에 추가할 수 있어요.
서명을 변경할 수 있나요?
네, 받는 사람은 서명된 문서를 보내는 사람에게 다시 보내기 전에 서명을 수정하거나 새 서명을 추가할 수 있어요. 단, 서명자가 서명 절차를 완료한 후에는 서명을 변경할 수 없어요.
모바일 기기에서도 추적 PDF에 서명할 수 있나요?
네, 모바일 기기에서도 추적 PDF에 서명할 수 있어요. 손가락으로 서명을 그릴 수 있어요.
첫 서명 이후 PDF에 서명을 더 추가하려면 어떻게 하나요?
화면 왼쪽 하단에 있는 서명을 클릭해서 PDF 문서 내 원하는 위치로 드래그하면 돼요.
서명 가능한 PDF의 최대 용량은 얼마인가요?
PDF는 최대 10MB까지 서명할 수 있어요.
Mailsuite로 서명한 문서는 법적 효력이 있고 업무나 법적 용도로 사용할 수 있나요?
네, Mailsuite로 서명한 문서는 법적 효력이 있으며, 미국의 ESIGN Act와 EU의 eIDAS 규정과 같은 주요 법적 프레임워크를 준수하기 때문에 업무 및 법적 용도로 모두 유효해요. Mailsuite는 시각적 서명(PDF에 직접 그린 서명)과 Mailsuite가 발급하는 디지털 서명을 모두 포함하는 고급 서명 절차를 사용하며, 이를 통해 추가적인 검증과 진위 확인이 가능해요.
디지털 서명은 문서의 무결성을 보장하고 서명 후 문서가 변조되지 않았는지 확인해줘요. 이 디지털 서명과 세부 정보를 확인하려면 Adobe Acrobat Reader와 같은 도구를 사용할 수 있어요.
Acrobat Reader에서 서명 세부 정보를 확인할 때, 서명 패널에 표시된 "Field" 항목은 Mailsuite가 생성한 감사 추적 기록 안의 "Private Document ID" 필드에 표시된 코드와 일치해요. 이 ID는 감사 로그의 고유 식별자와 대조함으로써 서명된 문서의 진위를 확인하는 데 도움을 줘요.
더 자세한 내용은 전자서명 법률 가이드를 참고하거나 지원팀에 문의해 주세요.