Soms laat een trackingrapport zien dat er op een link in je e-mail bijna onmiddellijk na het versturen werd 'geklikt', dat elke ontvanger precies op het moment van openen op een link klikte, of dat een e-mail als geopend en geklikt wordt weergegeven, terwijl de ontvanger juist met een afwezigheidsbericht of automatisch antwoord reageerde. Zo kun je ook meerdere opens zien geregistreerd voor één e-mail, terwijl de ontvanger deze maar één keer heeft bekeken. Dit is meestal geen storing in de trackingdienst, maar een bekende beperking die in de hele e-mailtrackingbranche voorkomt.
Mailsuite registreert opens met een klein, onzichtbaar trackingpixel dat aan je bericht wordt toegevoegd: wanneer de e-mailclient van de ontvanger deze pixel downloadt, wordt er een open geregistreerd. Op dezelfde manier worden links getrackt, zodat het bezoeken ervan een klik registreert. In sommige gevallen worden deze events echter niet door de ontvanger zelf veroorzaakt, maar automatisch door hun e-mailclient of beveiligingssoftware:
- Sommige e-maildiensten, firewalls of antivirussoftware scannen automatisch links en 'klikken' erop, of downloaden afbeeldingen in binnenkomende e-mails om te controleren op phishing of virussen voordat het bericht de inbox bereikt.
- E-mailapps (zoals Superhuman) of CRM-systemen kunnen automatisch de inhoud van een e-mail, inclusief afbeeldingen en links, alvast laden zodra een bericht binnenkomt, ook als niemand het bericht daadwerkelijk heeft geopend of gelezen. Dit kan ook meerdere opens veroorzaken in je trackinggeschiedenis.
- Als de ontvanger een voorbeeldvenster gebruikt, kunnen de e-mail en de bijbehorende afbeeldingen automatisch worden gedownload en weergegeven, wat ook kan leiden tot meerdere geregistreerde opens zonder dat de ontvanger het bericht actief opnieuw opent.
- Sommige mobiele e-mailapps halen of cachen automatisch e-mailinhoud tijdens het synchroniseren, wat ook open-events kan veroorzaken.
Dit verklaart ook waarom je een e-mail als geopend en geklikt kunt zien, precies op het moment dat een ontvanger een afwezigheidsbericht verstuurt: hun systeem heeft het bericht automatisch verwerkt zonder dat ze het hebben gelezen.
Dit soort geautomatiseerde activiteit gebeurt niet bij elke ontvanger of elke e-mail. Als je merkt dat dit consistent voorkomt bij al je opens en links, is het goed om te bedenken dat dit veroorzaakt kan worden door dit soort geautomatiseerde beveiligings- of voorlaadscans, in plaats van door echte activiteit van de ontvanger.