MyCRM: beheer je contacten, lijsten en tags in Mailsuite – Helpcentrum van Mailtrack en Mailsuite

MyCRM is het in Mailsuite ingebouwde adresboek. Het brengt de mensen met wie je e-mails uitwisselt samen op één plek, met hun e-mailgeschiedenis, trackingactiviteit en bijlagen, en laat je ze ordenen met tags en lijsten, zodat je snel de juiste mensen vindt.

Waar vind je het

In Gmail: klik op MyCRM in de zijbalk links. Er opent een venster met een doorzoekbare lijst van je contacten. Klik op See all contacts om de volledige weergave te openen.
In je Mailsuite-dashboard: ga naar Data hub → MyCRM.

Je contacten

De contacttabel toont één rij per persoon. Standaard bevat de tabel:

Name, Email, Email domain en Phone
Last contacted on: de laatste keer dat je diegene een e-mail stuurde
Last heard from: de laatste keer dat diegene jou een e-mail stuurde
Last open on en Last click on: de laatste keer dat diegene een van je getrackte e-mails opende of erin klikte

Klik op een kolomkop om op die kolom te sorteren en gebruik het zoekveld bovenaan om een contact op naam of e-mailadres te vinden.

*De MyCRM-contacttabel in het Mailsuite-dashboard*

Contacten toevoegen

Je hoeft je contactlijst niet helemaal opnieuw op te bouwen. MyCRM bevat al de mensen met wie je e-mails uitwisselt, en is vanaf de eerste dag gevuld met je eerdere communicatie.

Om mensen toe te voegen met wie je nog geen e-mails hebt uitgewisseld, klik je op Add contacts en kies je hoeveel contacten je wilt toevoegen:

One contact om één persoon toe te voegen.
Multiple contacts om er veel tegelijk te importeren. Je kunt een CSV-bestand neerzetten (tot 10.000 rijen) of e-mailadressen plakken, gescheiden door komma's. Klik in het importvenster op download template om een CSV met de juiste kolommen te krijgen: Email, Name, Last name en Phone. Alleen het e-mailadres is verplicht.

*Het venster Import contacts, met het CSV-dropgebied, de link download template en een vak om e-mailadressen te plakken*

Het contactrecord

Klik op een contact om het record te openen. Bovenaan zie je de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer, de Email status (bijvoorbeeld Subscribed) en betrokkenheidscijfers: laatst gecontacteerd, laatste reactie, laatste activiteit, laatste opening, laatste klik, openingspercentage en klikpercentage. Rechts zie je tot welke lijsten en tags het contact behoort en kun je ze toevoegen of verwijderen.

De tabbladen eronder geven je een volledig beeld van je relatie met die persoon:

Communications: de e-mails die jullie hebben uitgewisseld, met de trackingactiviteit van elke e-mail.
Attachment Drive: bestanden die je naar diegene hebt gestuurd of van diegene hebt ontvangen.
Tracked PDFs en Signed PDFs: de documenten die je met diegene hebt gedeeld voor tracking of ondertekening.
Activity: een tijdlijn van gebeurtenissen voor dit contact, zoals openingen en klikken.
Notes: een plek voor je eigen notities over het contact.

*Een contactrecord met e-mailstatus, betrokkenheidscijfers, lijsten, tags en het tabblad Communications*

Contacten ordenen met tags

Tags zijn labels die je aan elk contact kunt toekennen, bijvoorbeeld Customer of Lead. Een contact kan er zoveel hebben als je wilt.

Selecteer een of meer contacten met de selectievakjes.
Klik op Add tags.
Kies een bestaande tag, of typ een nieuwe naam en kies Create "…" and tag these contacts.
Klik op Apply.

Klik in hetzelfde venster op Manage tags om je volledige taglijst te openen. De kolom Tags in de tabel toont de tags van elk contact.

*Het venster Tag these contacts, waarin je een tag kunt zoeken of aanmaken*

Contacten groeperen in lijsten

Een lijst is een opgeslagen groep contacten, zoals een segment prospects voor een bepaald kwartaal. Een contact kan in meerdere lijsten staan.

Klik op Create list. Wil je met specifieke mensen beginnen, selecteer die dan eerst.
Geef de lijst een naam, bijvoorbeeld Q4 prospects.
Zoek naar contacten of typ een e-mailadres om ze toe te voegen. Je kunt ook op Create new contact klikken.
Klik op Create list.

*Het venster Create list met een lijstnaam en een contactkiezer*

Je lijsten staan in het uitklapmenu linksboven in MyCRM (standaard staat daar All contacts). Selecteer een lijst om alleen de contacten daarvan te zien.

*De lijst Q4 prospects, met alleen de contacten die erin staan*

Klik bij een geopende lijst op More om Export contacts, Edit list, Duplicate list of Archive list te kiezen.

*Het menu More van een lijst, met Export contacts, Edit list, Duplicate list en Archive list*

De tabel filteren en aanpassen

Klik op Add filter om de tabel te verfijnen. Je kunt filteren op voornaam, achternaam, e-mailadres, e-maildomein, telefoonnummer en op het moment van je laatste contact, de laatste reactie van de persoon of een opening, klik of hot opening.

Gebruik de kolomknop rechtsboven in de tabel om te kiezen welke kolommen je toont. Naast de standaardkolommen kun je Hot, Revival, Tags, Unsubscribed from emails en Has hard bounced toevoegen. De kolom Email is altijd zichtbaar.