Een lijst is een opgeslagen groep contacten, bijvoorbeeld Nieuwsbriefabonnees of Prospects Q4. Zodra je een lijst hebt gemaakt, kun je er met een paar klikken een e-mail of een gepersonaliseerde campagne naar sturen, zonder alle adressen opnieuw te typen.
Lijsten staan in MyCRM, het contactenboek dat in Mailsuite is ingebouwd. Elke lijst kan tot 10.000 contacten bevatten, en een contact kan in zoveel lijsten staan als je wilt.
Waar je je lijsten vindt
Open MyCRM op een van deze plekken:
- In Gmail: klik op MyCRM in de linkerzijbalk en klik daarna op See all contacts.
- In je Mailsuite-dashboard: ga naar Data hub → MyCRM.
Je lijsten staan in het vervolgkeuzemenu linksboven in MyCRM. Standaard staat daar All contacts. Selecteer een lijst om alleen de contacten in die lijst te zien.
Wil je al je lijsten zien? Klik dan op Manage lists onderaan het vervolgkeuzemenu.
Een lijst maken
De snelste manier om een lijst te maken, is te beginnen met contacten die al in MyCRM staan:
- Vink in All contacts de vakjes aan van de mensen die je in de lijst wilt.
- Klik op Create list.
- Geef de lijst een naam. Je kunt hier ook meer mensen toevoegen: zoek een contact of typ een e-mailadres. Je kunt ook op Create new contact klikken.
- Klik op Create list.
De nieuwe lijst wordt meteen geopend en toont alleen de contacten erin.
Tip: je kunt ook een lege lijst maken en die later vullen. Ga naar Manage lists, klik op New list, typ een naam en klik op Create list.
Contacten aan een lijst toevoegen
Er zijn drie manieren om mensen toe te voegen aan een lijst die al bestaat.
Veel contacten tegelijk importeren of plakken
Gebruik dit voor mensen die nog niet in MyCRM staan, of om in één keer een grote groep toe te voegen.
- Open de lijst via het vervolgkeuzemenu.
- Klik op Add contacts → Multiple contacts.
- Sleep een CSV-bestand hierheen (tot 10.000 rijen), of plak e-mailadressen gescheiden door komma's. Klik op download template voor een CSV met de juiste kolommen. Klik daarna op Continue.
- Controleer of je lijst geselecteerd is onder Add these contacts to a list en klik op Import contacts (de knop toont hoeveel het er zijn, bijvoorbeeld Import 2 contacts). Wil je ze in een andere lijst zetten? Kies die dan in het vervolgkeuzemenu of klik op + New list.
Staat een contact al in MyCRM? Dan wordt het aan de lijst toegevoegd zonder dat er een duplicaat ontstaat.
Eén contact toevoegen vanuit de contactkaart
- Klik op een contact om de contactkaart te openen.
- Klik in het vak Lists rechts op Add to list.
- Kies een of meer lijsten, of typ een naam om een nieuwe te maken.
- Klik op Apply.
Het vak Lists toont alle lijsten waar het contact in staat. Klik op het × naast een lijst om het contact eruit te halen.
Contacten toevoegen terwijl je de lijst bewerkt
Open de lijst en klik op More → Edit list → Add contacts. Zoek de mensen die je wilt toevoegen en klik op Save list.
Een lijst bewerken
Open de lijst en klik op More → Edit list. In dit venster kun je:
- De naam van de lijst wijzigen.
- Contacten toevoegen met Add contacts.
- Een contact verwijderen door op het × ernaast te klikken.
Klik op Save list om je wijzigingen op te slaan.
Wil je meerdere contacten tegelijk verwijderen? Vink ze aan in de lijst en klik op More → Remove contact from list.
Als je iemand uit een lijst verwijdert, wordt die persoon niet uit MyCRM verwijderd. Hij of zij blijft in All contacts en in alle andere lijsten waar hij of zij in staat.
Een lijst exporteren, dupliceren of archiveren
Klik met de lijst geopend op More om:
- Export contacts: de contacten van de lijst als bestand te downloaden.
- Duplicate list: een kopie van de lijst te maken met dezelfde contacten, met (copy) in de naam.
- Archive list: de lijst te verbergen in het vervolgkeuzemenu zonder hem te verwijderen.
Een e-mail of campagne naar een lijst sturen
Open de lijst, klik op New message en kies hoe je wilt versturen:
- Send email opent een Gmail-concept met iedereen uit de lijst in het veld Aan. Alle ontvangers zien elkaars adressen, dus gebruik dit voor kleine groepen die elkaar al kennen, zoals je team.
- Create campaign opent een Gmail-concept dat een aparte e-mail naar elk contact stuurt. Niemand ziet de andere ontvangers, en je kunt elke e-mail personaliseren. Gebruik dit voor prospects, klanten of nieuwsbrieven.
Een campagne personaliseren en versturen
- Schrijf je onderwerp en bericht.
- Om het te personaliseren, klik je op Veld toevoegen en kies je een kolom zoals Name. Mailsuite vult die in met de gegevens van elk contact.
- Klik op Doorgaan. Mailsuite laat zien hoeveel mensen de e-mail krijgen en waarschuwt je als bij sommige contacten gegevens ontbreken voor een veld dat je hebt gebruikt. Bij hen verschijnt dan een lege plek.
- Klik op Voorbeeld verzenden om jezelf een test te sturen, op Verzenden plannen om later te versturen, of op Nu verzenden.
Vanuit Gmail: je kunt ook beginnen vanuit een nieuwe e-mail in Gmail. Klik op de optie Campagne, klik daarna op Ontvangers importeren, open het tabblad Uit lijsten en kies je lijst. Zie Mail Merge: zo gebruik je het met Mailtrack-lijsten.
Al je lijsten beheren
Klik op Manage lists in het vervolgkeuzemenu met lijsten om al je lijsten te zien, wanneer ze zijn gemaakt en hoeveel contacten erin staan.
- Klik op de naam van een lijst om de contacten te openen.
- Klik op New list om een lege lijst te maken.
- Beweeg de muis over een lijst en klik op het archiefpictogram om hem te archiveren.
Gearchiveerde lijsten staan op het tabblad Archived. Beweeg de muis over een lijst om hem terug te zetten met Restore, of hem definitief te verwijderen met Delete.