Naast het versturen van e-mails met tracking via Mailsuite, kun je ook documenten ter ondertekening versturen. Of het nu om een formulier, een contract of een ander type document gaat, je kunt elke PDF eenvoudig omzetten in een ondertekenbaar document, direct vanuit je Gmail-inbox. Het proces is snel en simpel, zowel voor jou als voor de ontvanger.
Zo voeg je een PDF-document met tracking toe om te laten ondertekenen
Er zijn twee manieren om een document ter ondertekening te versturen, en je kunt ze allebei rechtstreeks vanuit je inbox doen.
Via de knop Opstellen
1. Klik in je Gmail-inbox op het pijltje naast de knop Opstellen.
2. Klik vervolgens op Ondertekenbaar PDF-document
3. Klik in het pop-upvenster op PDF uploaden om te ondertekenen
4. Kies je document en klik op Openen
5. Hierdoor wordt een venster geopend om een e-mail te schrijven, met de link naar het te ondertekenen document al ingevoegd. Schrijf je e-mail zoals je gewend bent en klik op Verzenden zodra je klaar bent.
In het opstelvenster
1. Klik in Gmail op Opstellen om een nieuwe e-mail te maken.
2. Klik op het pictogram Mailsuite-instellingen en klik vervolgens op Document om te ondertekenen.
3. Klik op PDF uploaden om te ondertekenen en zoek in het pop-upvenster naar de PDF die je wilt laten ondertekenen. Klik op Openen zodra je hem hebt geselecteerd.
4. Er wordt dan een knop toegevoegd aan het concept van de e-mail met de tekst Klik hier om het document te ondertekenen. Hiermee kan de ontvanger het document openen en ondertekenen.
Hoe kan de PDF ondertekend worden?
Wanneer de ontvanger de PDF met tracking opent, zien ze onderaan het scherm een optie om het document te ondertekenen.
Als ze op Handtekening toevoegen klikken, wordt er een venster geopend waarin ze hun handtekening kunnen tekenen en aan het document kunnen toevoegen.
Zodra het PDF-document ondertekend is, kan de ontvanger het automatisch naar jou terugsturen door op Ja, verzenden te klikken.
De ontvanger krijgt ook een kopie van het ondertekende PDF-document.
Wat gebeurt er wanneer de ondertekenbare PDF met tracking wordt teruggestuurd?
Wanneer iemand je een ondertekende PDF terugstuurt, ontvang je een e-mailmelding met een link naar de ondertekende PDF. Je kunt op Ondertekende PDF bekijken klikken om het ondertekende document te zien, of op Volledige trackinggeschiedenis van de e-mail bekijken om de trackinggegevens van die e-mail te zien, inclusief het moment waarop de PDF werd ondertekend.
In je Mailsuite-dashboard wordt de ondertekening ook geregistreerd in de trackingactiviteit van de e-mail waarmee de ondertekenbare PDF met tracking is verstuurd.
Je kunt de status van alle documenten die je ter ondertekening hebt verstuurd bekijken op de pagina Documenten van je Mailsuite-dashboard.
Kiezen tussen levering aan één ondertekenaar of meerdere ondertekenaars
Bij het toevoegen van een document ter ondertekening kunnen gebruikers nu kiezen hoe ze de ondertekende documenten willen ontvangen: afzonderlijk zodra elke ondertekenaar zijn deel heeft afgerond, of als één document zodra iedereen heeft ondertekend.
Twee leveringsopties:
1. Eén document met alle handtekeningen (modus voor meerdere ondertekenaars - standaardinstelling)
-
- Je ontvangt één document met de handtekeningen van alle ontvangers.
- Dit document wordt pas verstuurd zodra iedereen heeft ondertekend.
2. Eén document per ondertekenaar (modus voor één ondertekenaar)
- Je ontvangt een apart document voor elke ontvanger, met daarin alleen hun eigen handtekening.
- Zodra iemand ondertekent, ontvang je direct hun ondertekende document.
Standaard moeten alle ontvangers ondertekenen voordat het document als volledig ondertekend wordt beschouwd, en ontvangt de aanvrager één definitieve versie met alle handtekeningen.
Als je liever losse ondertekende documenten ontvangt zodra iedereen tekent, vink dan het vakje aan wanneer je het document uploadt om te laten ondertekenen.
Veelgestelde vragen
Kunnen er meerdere handtekeningen aan het PDF-document worden toegevoegd?
Ja, er kunnen meerdere handtekeningen aan het PDF-document worden toegevoegd, en op meerdere plekken.
Kan de handtekening gewijzigd worden?
Ja, de ontvanger kan de handtekening aanpassen en/of een nieuwe handtekening toevoegen voordat het ondertekende document naar de verzender wordt teruggestuurd. Zodra de ondertekenaar het ondertekeningsproces heeft afgerond, kan de handtekening niet meer worden gewijzigd.
Kan een PDF met tracking ondertekend worden op een mobiel apparaat?
Ja, PDF's met tracking kunnen ondertekend worden op een mobiel apparaat. Je kunt de handtekening met je vinger tekenen.
Hoe kunnen er meer handtekeningen aan de PDF worden toegevoegd na de eerste?
Je moet op de handtekening in de linkeronderhoek van het scherm klikken en deze verslepen naar de plek waar je hem in het PDF-document wilt plaatsen.
Wat is de maximale grootte van een PDF die ondertekend kan worden?
PDF's mogen maximaal 10 MB groot zijn.
Zijn documenten die met Mailsuite zijn ondertekend juridisch bindend en geldig voor professioneel of juridisch gebruik?
Ja, documenten die met Mailsuite zijn ondertekend zijn juridisch bindend en voldoen aan belangrijke wettelijke kaders zoals de ESIGN Act in de VS en de eIDAS-verordening in de EU, waardoor ze geldig zijn voor zowel professioneel als juridisch gebruik. Mailsuite gebruikt een geavanceerd ondertekeningsproces met zowel een visuele handtekening (een met de hand getekende handtekening op de PDF) als een digitale handtekening die door Mailsuite wordt afgegeven, wat extra validatie en authenticiteit biedt.
De digitale handtekening waarborgt de integriteit van het document en controleert of het na ondertekening niet is gewijzigd. Om deze digitale handtekening en de bijbehorende details te bekijken, kun je tools zoals Adobe Acrobat Reader gebruiken.
Wanneer je de gegevens van de handtekening bekijkt in Acrobat Reader, komt het veld met het label "Field" in het handtekeningpaneel overeen met de code die wordt weergegeven in het veld "Private Document ID" in het auditlogboek dat door Mailsuite wordt gegenereerd. Met dit ID kun je de authenticiteit van het ondertekende document verifiëren door het te matchen met de unieke identificatiecode in het auditlogboek.
Voor meer informatie kun je onze Juridische gids voor elektronische handtekeningen raadplegen of contact opnemen met ons supportteam.