Met Fill & Sign van Mailsuite kun je elke pdf rechtstreeks vanuit Gmail ter ondertekening versturen. Contracten, formulieren, offertes: upload de pdf, voeg de ondertekenaars toe en Mailsuite mailt ze een link om het document te bekijken en te ondertekenen. Als iedereen heeft getekend, krijg je de ondertekende pdf terug in je inbox.
Zo verstuur je een pdf ter ondertekening
- Klik in Gmail op de pijl naast de knop Opstellen en kies Fill & Sign Request.
- Kies wie de pdf gaat ondertekenen en klik op Next:
- One single person: één ondertekenaar.
- Multiple people: twee of meer ondertekenaars.
- Only me signing: je ondertekent de pdf zelf en downloadt hem. Er wordt niets naar iemand verstuurd.
- Heb je Multiple people gekozen? Kies dan hoe je het ondertekende document wilt ontvangen en klik op Next:
- Single Document with All Signatures: iedereen ondertekent dezelfde pdf. Je krijgt één document zodra alle ondertekenaars hebben getekend.
- Separate Copies Individually Signed: elke ondertekenaar krijgt een eigen kopie, en je ontvangt van iedereen een apart ondertekend document.
- Klik onder PDF to sign op Browse en selecteer je pdf.
- Typ bij Add signers (Emails) het e-mailadres van elke ondertekenaar. Scheid meerdere adressen met komma's.
- Voeg eventueel een Custom message toe. Dit bericht staat in de e-mail die de ondertekenaars ontvangen.
- Klik op Send Signature Request.
Mailsuite verstuurt het verzoek voor je, dus je hoeft geen e-mail te schrijven. Je ziet een bevestiging met een link naar al je ondertekeningsverzoeken.
Tip: Je kunt een verzoek ook starten vanaf de pagina Fill & sign request in je Mailsuite-dashboard door op PDF Signature Request te klikken. En krijg je een pdf als bijlage in Gmail? Klik dan op Fill & Sign eronder om hem zelf te ondertekenen.
Zo ondertekent de ontvanger de pdf
Elke ondertekenaar krijgt een e-mail van Mailsuite met je bericht en een knop Review and Sign.
Als de ondertekenaar erop klikt, opent de pdf in de browser. In het paneel aan de rechterkant kan hij of zij:
- Add signature: de handtekening tekenen, typen of een afbeelding ervan uploaden. Na het plaatsen kan de handtekening overal op het document worden verplaatst en van formaat worden veranderd.
- Add text: bijvoorbeeld een naam of de datum.
- Add check: om vakjes in het document aan te vinken.
Als de ondertekenaar klaar is, klikt hij of zij op Finish and Submit en daarna op Yes, Send. De ondertekenaar krijgt ook een kopie van het ondertekende document per e-mail.
Wat er gebeurt als de pdf is ondertekend
Zodra iedereen heeft getekend, krijg je een e-mail: Document signed: [bestandsnaam]. Klik op View Signed Document Details om het verzoek in je dashboard te openen.
De e-mail bevat twee pdf's: het ondertekende document en het auditspoor van de ondertekening.
Je ondertekeningsverzoeken volgen
Al je verzoeken staan op de pagina Fill & sign request van je Mailsuite-dashboard. De kolom Status laat zien hoeveel ondertekenaars al hebben getekend (bijvoorbeeld 0 of 1 signed) of Completed.
Klik op een verzoek om de details te zien: wanneer het is verstuurd, de status van elke ontvanger, hoe vaak ze de pdf hebben bekeken en hoe lang. Zodra het verzoek is voltooid, kun je Download signed document en Download audit trail gebruiken.
Veelgestelde vragen
Kan er meer dan één handtekening aan de pdf worden toegevoegd?
Ja. Ondertekenaars kunnen hun handtekening op zoveel plekken zetten als nodig is. Ze klikken gewoon opnieuw op Add signature en plaatsen hem waar ze willen.
Kan de handtekening worden gewijzigd?
Ja, de ondertekenaar kan de handtekening bewerken of een nieuwe toevoegen voordat hij of zij op Finish and Submit klikt. Daarna kan de handtekening niet meer worden gewijzigd.
Kan een pdf op een mobiel apparaat worden ondertekend?
Ja. Ondertekenaars kunnen de link op hun telefoon openen en hun handtekening met hun vinger tekenen. Op een computer kunnen ze ook op Draw from mobile klikken om de handtekening in plaats daarvan op hun telefoon te tekenen.
Hoe groot mag een pdf zijn die je wilt laten ondertekenen?
Pdf's mogen maximaal 10 MB groot zijn.
Zijn documenten die met Mailsuite zijn ondertekend wettelijk bindend?
Ja. Documenten die met Mailsuite zijn ondertekend, zijn wettelijk bindend en voldoen aan belangrijke wettelijke kaders zoals de ESIGN Act in de VS en de eIDAS-verordening in de EU. Ze zijn dus geldig voor professioneel en juridisch gebruik. Mailsuite gebruikt een geavanceerd ondertekeningsproces dat een visuele handtekening (die op de pdf wordt getekend) combineert met een digitale handtekening die door Mailsuite wordt uitgegeven. Die zorgt voor extra validatie en echtheid.
De digitale handtekening garandeert de integriteit van het document en laat zien dat het na ondertekening niet is gewijzigd. Je kunt de handtekening en de details ervan bekijken met tools zoals Adobe Acrobat Reader.
In het handtekeningpaneel van Acrobat Reader komt het veld met het label Field overeen met de Private Document ID in het auditspoor dat Mailsuite genereert. Met deze ID kun je controleren of het ondertekende document echt is, door het te vergelijken met het auditspoor.
Meer informatie vind je in Zijn de elektronische handtekeningen van Mailsuite wettelijk bindend? Je kunt ook contact opnemen met ons supportteam.