Elektronische handtekeningen worden steeds gebruikelijker. Ze zijn sneller te verkrijgen dan handgeschreven handtekeningen, goedkoper omdat ze minder middelen en tijd vergen, en ze kunnen net als handgeschreven handtekeningen wettelijk bindend zijn. In sommige gevallen zijn ze zelfs veiliger, omdat ze minder gevoelig zijn voor vervalsing.
In dit artikel lees je wat elektronische handtekeningen precies zijn, aan welke eisen ze moeten voldoen om wettelijk bindend te zijn, hoe de elektronische handtekeningen van Mailsuite werken, en voor welke soorten documenten je wel of geen elektronische handtekening kunt gebruiken.
Wat zijn elektronische handtekeningen?
Volgens de Amerikaanse Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act en de Uniform Electronic Transactions Act (UETA) is een elektronische handtekening “elk elektronisch geluid, symbool of proces dat aan een document is gekoppeld of daarmee logisch is verbonden, en dat door een persoon wordt uitgevoerd of aanvaard met de intentie om het document te ondertekenen.”
Met andere woorden: elektronische handtekeningen zijn er in allerlei vormen, van het aanvinken van een “ik ga akkoord”-vakje op een website of het ondertekenen met je vinger op een mobiel apparaat, tot het intoetsen van een pincode of het gebruik van een meer geavanceerde oplossing voor e-handtekeningen zoals Mailsuite.
Eisen waaraan elektronische handtekeningen moeten voldoen om wettelijk bindend te zijn
De eisen voor rechtsgeldige elektronische handtekeningen verschillen per rechtsgebied en soms per sector. In dit artikel richten we ons op de Verenigde Staten, waar elektronische handtekeningen aan vier belangrijke eisen moeten voldoen om als geldig te worden erkend:
- Toont intentie: Elektronische handtekeningen zijn alleen geldig als beide partijen de bedoeling hadden om het betreffende document te ondertekenen.
- Toont toestemming om zaken elektronisch af te handelen: Elke partij moet ermee instemmen om elektronisch te ondertekenen. Bij zakelijke interacties (B2B) zijn er verschillende manieren om toestemming te verkrijgen, maar schriftelijke vastlegging is altijd de veiligste methode. Voor toestemming van individuele consumenten gelden strengere eisen, controleer dus je lokale regelgeving om dit correct te doen.
- Koppelt de handtekening aan een document: De software of tool die partijen gebruiken om een document elektronisch te ondertekenen, moet een record aanmaken dat laat zien hoe de handtekening is gemaakt. Dit kan tekst of een afbeelding zijn die aan het document wordt toegevoegd en die bewijst dat het elektronisch is ondertekend.
- Maakt archivering mogelijk: Alle partijen moeten een kopie van het ondertekende document kunnen bewaren en nauwkeurig kunnen reproduceren.
De functie voor e-handtekeningen van Mailsuite voldoet aan deze eisen, zoals je in de volgende sectie zult zien.
Hoe de elektronische handtekeningen van Mailsuite werken
Met Mailsuite is het versturen van documenten om te ondertekenen en het ondertekenen zelf heel eenvoudig. Kort gezegd: de verzender voegt via Mailsuite een document toe aan zijn e-mail om te laten ondertekenen en verstuurt de e-mail zoals gewoonlijk. De ontvanger geeft vervolgens toestemming om elektronisch te ondertekenen door op een knop in de ontvangen e-mail te klikken, en volgt de instructies om het document te ondertekenen.
Zodra de ontvanger zijn handtekening bevestigt, wordt er een kopie van het ondertekende document per e-mail naar zowel de verzender als de ontvanger gestuurd, en is er een volledig audittrail beschikbaar. Het volledige proces voor het versturen van documenten om te ondertekenen vind je in deze stapsgewijze handleiding.
Je kunt de audittrailgegevens van Mailsuite gebruiken om de handtekening op je document te verifiëren. Het audittrail bevat:
- De namen en e-mailadressen van de verzender en de ontvanger
- Een privé-document-ID en een beveiligde validatiecode
- De status van de handtekening (documentnaam, wie het heeft ondertekend en wanneer)
- Bewijsgeschiedenis (IP-adressen, toegangsdatum, gebruikt apparaat en uitgevoerde actie)
Met Mailsuite is het versturen van een document om te ondertekenen en het ondertekenen zelf simpel en duurt het maar enkele seconden. Bovendien voldoet het aan alle eisen die in de vorige sectie zijn genoemd.
Welke soorten documenten kunnen elektronisch worden ondertekend?
Elektronische handtekeningen kunnen wereldwijd rechtsgeldig worden gebruikt voor een groot aantal zakelijke documenten. Het is echter altijd belangrijk om te controleren of elektronische handtekeningen geldig zijn in jouw specifieke situatie, vooral in het land waar je zakendoet en in jouw sector. Hier zijn enkele voorbeelden van documenten waarvoor elektronische handtekeningen over het algemeen worden aanvaard:
- Personeelszaken: Aanstellingsbrieven, arbeidscontracten, updates van personeelsbeleid
- Geheimhoudingsverklaringen (NDA's)
- B2B: Aanvragen voor offertes of voorstellen, verkoopcontracten, raamovereenkomsten (MSA's), inkooporders en werkomschrijvingen
- Vastgoed en andere eigendommen: Eigendomsoverdrachten, huurcontracten en hypotheekdocumenten
- Bankwezen en financiën: Bankrekeningdocumenten, leningsovereenkomsten, aanvragen voor verzekeringspolissen en verzekeringsclaims
Welke soorten documenten kunnen NIET elektronisch worden ondertekend?
Hoewel veel dagelijkse zakelijke documenten geschikt zijn voor elektronische handtekeningen, zijn er altijd uitzonderingen. Controleer daarom goed welke documenttypen in jouw specifieke situatie rechtsgeldig elektronisch kunnen worden ondertekend. Hier zijn enkele voorbeelden van documenten die in de Verenigde Staten niet elektronisch kunnen worden ondertekend:
- Gerechtelijke documenten: Echtscheidingswetgeving en documenten op het gebied van familierecht, testamenten en trusts, gerechtelijke bevelen en andere officiële gerechtelijke documenten
- Opzeggingen en kennisgevingen van wanbetaling: Opzegging van nutsvoorzieningen, kennisgevingen van wanbetaling, gedwongen verkoop of ontruiming van een hoofdwoning, beëindiging van zorg- of levensverzekeringspolissen
- Gezondheid en veiligheid: Kennisgevingen van productterugroepingen, vergunningen en andere documenten die vereist zijn voor het vervoer van gevaarlijke stoffen
Meer informatie over tracking en het ondertekenen van documenten met Mailsuite:
- Hoe je een document ondertekent dat met Mailsuite is verstuurd
- Het audittrail voor e-handtekeningen van Mailsuite
- Documentanalyse in Mailsuite
- De functies van Mailsuite voor het veilig delen van PDF's
DISCLAIMER: De inhoud van deze site is uitsluitend bedoeld voor algemene informatiedoeleinden. Het is niet bedoeld als juridisch advies en mag niet als zodanig worden beschouwd. Wetten met betrekking tot de besproken onderwerpen kunnen snel veranderen en Mailsuite kan niet garanderen dat de verstrekte informatie juist of actueel is. Als je specifieke juridische vragen hebt over de informatie op deze pagina, raden we je aan advies te vragen aan een erkende advocaat in jouw rechtsgebied.
Laatst bijgewerkt: 14 januari 2025