Czasami raport trackingu może pokazać, że link w Twoim e-mailu został "kliknięty" niemal od razu po wysłaniu, że wszyscy odbiorcy kliknęli link dokładnie w tej samej chwili, w której otworzyli e-mail, albo że e-mail jest oznaczony jako otwarty i kliknięty, chociaż odbiorca odpowiedział automatyczną wiadomością o nieobecności. Może się też zdarzyć, że zobaczysz kilka otwarć zapisanych dla jednego e-maila, mimo że odbiorca obejrzał go tylko raz. Zwykle nie jest to usterka usługi trackingu, ale znane ograniczenie, które dotyczy całej branży email trackingu.
Mailtrack rejestruje otwarcia za pomocą malutkiego, niewidocznego piksela trackingu dodawanego do Twojej wiadomości: gdy program pocztowy odbiorcy pobierze ten piksel, zapisuje się otwarcie. Z linkami jest podobnie: są śledzone tak, że ich odwiedzenie rejestruje kliknięcie. Czasem jednak te zdarzenia nie są wywołane przez samego odbiorcę, tylko automatycznie przez jego program pocztowy lub oprogramowanie zabezpieczające:
- Niektóre usługi poczty, zapory sieciowe lub programy antywirusowe automatycznie skanują przychodzące e-maile: "klikają" linki albo pobierają obrazy, żeby wykryć phishing lub wirusy, zanim wiadomość trafi do skrzynki odbiorczej.
- Aplikacje pocztowe (takie jak Superhuman) lub systemy CRM mogą automatycznie wczytywać treść e-maila z wyprzedzeniem, razem z obrazami i linkami, od razu po nadejściu wiadomości, nawet jeśli nikt jej jeszcze nie otworzył ani nie przeczytał. Może to też generować kilka otwarć w historii trackingu.
- Jeśli odbiorca korzysta z panelu podglądu, e-mail i jego obrazy mogą zostać pobrane i wyświetlone automatycznie. Może to zarejestrować kilka otwarć, chociaż odbiorca nie otwierał wiadomości ponownie.
- Niektóre mobilne aplikacje pocztowe podczas synchronizacji automatycznie pobierają z wyprzedzeniem lub zapisują w pamięci podręcznej treść e-maili, co również może wywołać zdarzenia otwarcia.
Właśnie dlatego możesz zobaczyć e-mail oznaczony jako otwarty i kliknięty w tym samym momencie, w którym odbiorca wysyła odpowiedź o nieobecności: jego system przetworzył wiadomość automatycznie, a nikt jej nie czytał.
Taka automatyczna aktywność nie dotyczy każdego odbiorcy ani każdego e-maila. Jeśli zauważysz, że dzieje się tak konsekwentnie przy wszystkich Twoich otwarciach i linkach, pamiętaj, że przyczyną może być automatyczne skanowanie bezpieczeństwa lub wczytywanie z wyprzedzeniem, a nie prawdziwa aktywność odbiorcy.