MyCRM: gere os teus contactos, listas e tags no Mailsuite – Centro de Ajuda da Mailtrack e da Mailsuite

O MyCRM é a agenda de contactos integrada no Mailsuite. Reúne num só sítio as pessoas com quem trocas emails, com o histórico de emails, a atividade de rastreamento e os anexos de cada uma, e permite-te organizá-las com tags e listas para encontrar rapidamente as pessoas certas.

Onde encontrar

No Gmail: clica em MyCRM na barra lateral esquerda. Abre-se uma janela com uma lista dos teus contactos onde podes pesquisar. Clica em See all contacts para abrir a visualização completa.
No teu painel do Mailsuite: vai a Data hub → MyCRM.

Os teus contactos

A tabela de contactos mostra uma linha por pessoa. Por predefinição, inclui:

Name, Email, Email domain e Phone
Last contacted on: a última vez que enviaste um email a essa pessoa
Last heard from: a última vez que essa pessoa te enviou um email
Last open on e Last click on: a última vez que a pessoa abriu ou clicou num dos teus emails rastreados

Clica no título de qualquer coluna para ordenar por ela e usa a caixa de pesquisa no topo para encontrar um contacto pelo nome ou pelo email.

*A tabela de contactos do MyCRM no painel do Mailsuite*

Adicionar contactos

Não precisas de criar a tua lista de contactos do zero. O MyCRM já inclui as pessoas com quem trocas emails e, desde o primeiro dia, fica preenchido com as tuas comunicações anteriores.

Para adicionar pessoas com quem ainda não trocaste emails, clica em Add contacts e escolhe quantos queres adicionar:

One contact para adicionar uma única pessoa.
Multiple contacts para importar vários de uma vez. Podes arrastar um ficheiro CSV (até 10 000 linhas) ou colar endereços de email separados por vírgulas. Clica em download template na janela de importação para obter um CSV com as colunas corretas: Email, Name, Last name e Phone. Apenas o email é obrigatório.

*A janela Import contacts, com a área para arrastar o CSV, o link download template e uma caixa para colar emails*

A ficha do contacto

Clica num contacto para abrir a ficha dele. No topo vês o nome, o email, o telefone, o Email status (por exemplo, Subscribed) e os dados de interação: último contacto, última resposta, última atividade, última abertura, último clique, taxa de abertura e taxa de cliques. À direita vês a que listas e tags o contacto pertence e podes adicioná-las ou removê-las.

Os separadores abaixo dão-te uma visão completa da tua relação com essa pessoa:

Communications: os emails que trocaram, com a atividade de rastreamento de cada um.
Attachment Drive: ficheiros que enviaste à pessoa ou que recebeste dela.
Tracked PDFs e Signed PDFs: os documentos que partilhaste com a pessoa para rastreamento ou assinatura.
Activity: uma cronologia de eventos deste contacto, como aberturas e cliques.
Notes: um espaço para as tuas próprias notas sobre o contacto.

*A ficha de um contacto com o estado do email, os dados de interação, as listas, as tags e o separador Communications*

Organizar contactos com tags

As tags são etiquetas que podes aplicar a qualquer contacto, por exemplo Customer ou Lead. Um contacto pode ter quantas quiseres.

Seleciona um ou mais contactos com as caixas de seleção.
Clica em Add tags.
Escolhe uma tag existente ou escreve um novo nome e seleciona Create "…" and tag these contacts.
Clica em Apply.

Clica em Manage tags na mesma janela para abrir a lista completa de tags. A coluna Tags da tabela mostra as tags de cada contacto.

*A janela Tag these contacts, onde podes pesquisar ou criar uma tag*

Agrupar contactos em listas

Uma lista é um grupo de contactos guardado, como um segmento de potenciais clientes de um trimestre específico. Um contacto pode estar em várias listas.

Clica em Create list. Para começar com pessoas específicas, seleciona-as primeiro.
Dá um nome à lista, por exemplo Q4 prospects.
Procura contactos ou escreve um endereço de email para os adicionar. Também podes clicar em Create new contact.
Clica em Create list.

*A janela Create list com o nome da lista e o seletor de contactos*

As tuas listas aparecem no menu pendente no canto superior esquerdo do MyCRM (por predefinição, mostra All contacts). Seleciona uma lista para ver só os contactos dessa lista.

*A lista Q4 prospects, só com os contactos que fazem parte dela*

Com uma lista aberta, clica em More para Export contacts, Edit list, Duplicate list ou Archive list.

*O menu More de uma lista, com Export contacts, Edit list, Duplicate list e Archive list*

Filtrar e personalizar a tabela

Clica em Add filter para refinar a tabela. Podes filtrar por nome, apelido, email, domínio do email, telefone e pela data do último contacto, da última resposta da pessoa ou de uma abertura, um clique ou uma abertura hot.

Usa o botão de colunas no canto superior direito da tabela para escolher que colunas mostrar. Além das predefinidas, podes adicionar Hot, Revival, Tags, Unsubscribed from emails e Has hard bounced. A coluna Email está sempre visível.

*O seletor de colunas da tabela de contactos*