Uma lista é um grupo de contactos guardado, por exemplo Subscritores da newsletter ou Potenciais clientes T4. Depois de criares uma lista, podes enviar-lhe um email ou uma campanha personalizada em poucos cliques, sem teres de escrever todos os endereços outra vez.
As listas estão no MyCRM, a agenda de contactos integrada no Mailsuite. Cada lista pode ter até 10 000 contactos, e um contacto pode estar em quantas listas quiseres.
Onde encontrar as tuas listas
Abre o MyCRM num destes sítios:
- No Gmail: clica em MyCRM na barra lateral esquerda e depois clica em See all contacts.
- No teu painel do Mailsuite: vai a Data hub → MyCRM.
As tuas listas estão no menu pendente no canto superior esquerdo do MyCRM. Por predefinição, mostra All contacts. Seleciona uma lista para ver só os contactos dessa lista.
Para ver todas as tuas listas, clica em Manage lists no fundo do menu pendente.
Criar uma lista
A forma mais rápida de criar uma lista é partir de contactos que já estão no MyCRM:
- Em All contacts, marca as caixas das pessoas que queres na lista.
- Clica em Create list.
- Dá um nome à lista. Também podes adicionar mais pessoas aqui: procura um contacto ou escreve um endereço de email. Também podes clicar em Create new contact.
- Clica em Create list.
A nova lista abre logo, só com os seus contactos.
Dica: também podes criar uma lista vazia e preenchê-la mais tarde. Vai a Manage lists, clica em New list, escreve um nome e clica em Create list.
Adicionar contactos a uma lista
Há três formas de adicionar pessoas a uma lista que já existe.
Importar ou colar muitos contactos de uma vez
Usa esta opção para pessoas que ainda não estão no MyCRM, ou para adicionar um grupo grande de uma só vez.
- Abre a lista a partir do menu pendente.
- Clica em Add contacts → Multiple contacts.
- Arrasta um ficheiro CSV (até 10 000 linhas) ou cola endereços de email separados por vírgulas. Para obteres um CSV com as colunas certas, clica em download template. Depois clica em Continue.
- Confirma que a tua lista está selecionada em Add these contacts to a list e clica em Import contacts (o botão mostra quantos são, por exemplo Import 2 contacts). Para os pores noutra lista, escolhe-a no menu pendente ou clica em + New list.
Se um contacto já estiver no MyCRM, é adicionado à lista sem criar um duplicado.
Adicionar um contacto a partir da sua ficha
- Clica num contacto para abrir a sua ficha.
- Na caixa Lists, à direita, clica em Add to list.
- Escolhe uma ou mais listas, ou escreve um nome para criar uma nova.
- Clica em Apply.
A caixa Lists mostra todas as listas a que o contacto pertence. Clica no × ao lado de uma lista para o retirares dela.
Adicionar contactos ao editar a lista
Abre a lista e clica em More → Edit list → Add contacts. Procura as pessoas que queres adicionar e clica em Save list.
Editar uma lista
Abre a lista e clica em More → Edit list. Nesta janela podes:
- Mudar o nome da lista.
- Adicionar contactos com Add contacts.
- Remover um contacto clicando no × ao lado dele.
Clica em Save list para guardar as alterações.
Para remover vários contactos de uma vez, marca-os na lista e clica em More → Remove contact from list.
Remover alguém de uma lista não o apaga do MyCRM. Continua em All contacts e em quaisquer outras listas onde esteja.
Exportar, duplicar ou arquivar uma lista
Com a lista aberta, clica em More para:
- Export contacts: descarregar os contactos da lista num ficheiro.
- Duplicate list: criar uma cópia da lista com os mesmos contactos, com o nome terminado em (copy).
- Archive list: ocultar a lista do menu pendente sem a apagar.
Enviar um email ou uma campanha a uma lista
Abre a lista, clica em New message e escolhe como queres enviar:
- Send email abre um rascunho do Gmail com todas as pessoas da lista no campo Para. Todos os destinatários veem os endereços uns dos outros, por isso usa esta opção para grupos pequenos que já se conhecem, como a tua equipa.
- Create campaign abre um rascunho do Gmail que envia um email separado a cada contacto. Ninguém vê os outros destinatários, e podes personalizar cada email. Usa esta opção para potenciais clientes, clientes ou newsletters.
Personalizar e enviar uma campanha
- Escreve o assunto e a mensagem.
- Para a personalizares, clica em Adicionar campo e escolhe uma coluna, como Name. O Mailsuite preenche-a com os dados de cada contacto.
- Clica em Continuar. O Mailsuite diz-te quantas pessoas vão receber o email e avisa-te se faltarem dados a alguns contactos num campo que usaste. Nesses casos, aparece um espaço em branco.
- Clica em Enviar pré-visualização para enviares um teste para ti, em Agendar envio para enviares mais tarde, ou em Enviar agora.
A partir do Gmail: também podes começar num novo email no Gmail. Clica na opção Campanha, depois clica em Importar destinatários, abre o separador A partir de Listas e escolhe a tua lista. Consulta Mail Merge: como usar com as Listas do Mailtrack.
Gerir todas as tuas listas
Clica em Manage lists no menu pendente de listas para veres todas as listas, quando foram criadas e quantos contactos têm.
- Clica no nome de uma lista para abrires os seus contactos.
- Clica em New list para criares uma lista vazia.
- Passa o rato por cima de uma lista e clica no ícone de arquivo para a arquivares.
As listas arquivadas estão no separador Archived. Passa o rato por cima de uma para a repores com Restore, ou para a apagares definitivamente com Delete.