Đôi khi báo cáo tracking có thể hiển thị rằng một liên kết trong email của bạn đã bị "click" gần như ngay sau khi gửi, rằng mọi người nhận đều click vào một liên kết đúng vào thời điểm email được mở, hoặc rằng một email hiển thị là đã mở và đã click dù người nhận chỉ trả lời bằng thư tự động vắng mặt (out-of-office). Tương tự, bạn có thể thấy nhiều lượt mở được ghi nhận cho một email duy nhất dù người nhận chỉ xem nó một lần. Đây thường không phải là lỗi của dịch vụ tracking, mà là một hạn chế đã được biết đến trong toàn ngành tracking email.
Mailsuite theo dõi các lượt mở bằng một pixel tracking nhỏ, vô hình được thêm vào email của bạn: khi ứng dụng email của người nhận tải pixel này xuống, một lượt mở sẽ được ghi nhận. Tương tự, các liên kết được tracking để khi ai đó truy cập, một lượt click sẽ được ghi nhận. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, các sự kiện này không phải do người nhận thực hiện, mà được kích hoạt tự động bởi ứng dụng email hoặc phần mềm bảo mật của họ:
- Một số dịch vụ email, tường lửa hoặc phần mềm diệt virus sẽ tự động quét và "click" vào các liên kết hoặc tải ảnh trong email đến để kiểm tra lừa đảo (phishing) hoặc virus trước khi email đến hộp thư đến.
- Các ứng dụng email (như Superhuman) hoặc hệ thống CRM có thể tự động tải trước nội dung email, bao gồm cả ảnh và liên kết, ngay khi email vừa đến, dù chưa ai thực sự mở hoặc đọc nó. Điều này cũng có thể tạo ra nhiều lượt mở trong lịch sử tracking của bạn.
- Nếu người nhận dùng khung xem trước (preview pane), email và ảnh trong email có thể được tự động tải xuống và hiển thị, điều này cũng có thể ghi nhận nhiều lượt mở mà người nhận không hề chủ động mở lại email.
- Một số ứng dụng email trên di động sẽ tự động tải trước hoặc lưu tạm nội dung email trong quá trình đồng bộ, điều này cũng có thể kích hoạt các sự kiện mở email.
Đây cũng là lý do tại sao bạn có thể thấy một email được đánh dấu là đã mở và đã click cùng lúc người nhận gửi thư trả lời tự động vắng mặt: hệ thống của họ đã xử lý email này một cách tự động mà không có ai đọc nó.
Loại hoạt động tự động này không xảy ra với mọi người nhận hoặc mọi email, vì vậy nếu bạn thấy điều này xảy ra liên tục trên tất cả các lượt mở và liên kết của mình, hãy nhớ rằng đó có thể là do loại quét bảo mật hoặc tải trước tự động này, chứ không phải do hoạt động thực sự của người nhận.