Mit Mailsuite kannst du nicht nur E-Mails mit Tracking verschicken, sondern auch Dokumente zum Unterschreiben senden. Ob Formular, Vertrag oder ein anderes Dokument: Du kannst jedes PDF direkt in deinem Gmail-Posteingang in ein unterschreibbares Dokument verwandeln. Das geht für dich und für den Empfänger schnell und unkompliziert.
So fügst du ein PDF mit Tracking zum Unterschreiben ein
Es gibt zwei Wege, ein Dokument zum Unterschreiben zu senden. Beide funktionieren direkt in deinem Posteingang.
Über die Schaltfläche „Verfassen“
1. Klicke in deinem Gmail-Posteingang auf den Pfeil neben der Schaltfläche „Verfassen“.
2. Klicke dann auf Unterschreibbares PDF-Dokument
3. Klicke im Pop-up auf PDF zum Unterschreiben hochladen
4. Wähle dein Dokument aus und klicke auf Öffnen
5. Jetzt öffnet sich ein Fenster zum Verfassen einer E-Mail, in das der Link zum Unterschreiben des Dokuments eingefügt wird. Schreibe deine E-Mail wie gewohnt und klicke am Ende auf Senden.
Im Fenster zum Verfassen
1. Klicke in Gmail auf Verfassen, um eine neue E-Mail zu erstellen.
2. Klicke auf das Symbol Mailsuite-Einstellungen und dann auf Dokument zum Unterschreiben.
3. Klicke auf PDF zum Unterschreiben hochladen und suche im Pop-up das PDF, das unterschrieben werden soll. Wenn du es ausgewählt hast, klicke auf Öffnen.
4. Danach wird dem E-Mail-Entwurf eine Schaltfläche mit dem Text Hier klicken, um das Dokument zu unterschreiben hinzugefügt. Damit kann der Empfänger das Dokument öffnen und unterschreiben.
Wie kann das PDF unterschrieben werden?
Wenn der Empfänger das PDF mit Tracking öffnet, sieht er unten auf dem Bildschirm eine Option, um das Dokument zu unterschreiben.
Wenn er auf Unterschrift hinzufügen klickt, öffnet sich ein Fenster. Dort kann er seine Unterschrift zeichnen und zum Dokument hinzufügen.
Sobald das PDF-Dokument unterschrieben ist, kann der Empfänger es dir automatisch zurücksenden. Dafür klickt er auf Ja, senden.
Der Empfänger erhält außerdem eine Kopie des unterschriebenen PDF-Dokuments.
Was passiert, wenn das unterschreibbare PDF mit Tracking zurückgeschickt wird?
Wenn dir jemand ein unterschriebenes PDF schickt, bekommst du eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum unterschriebenen PDF. Du kannst auf Unterschriebenes PDF ansehen klicken, um das unterschriebene Dokument zu sehen, oder auf Vollständigen E-Mail-Tracking-Verlauf ansehen, um die Tracking-Daten zu dieser E-Mail zu sehen, inklusive dem Zeitpunkt der Unterschrift.
In deinem Mailsuite-Dashboard wird die Unterschrift außerdem in der Tracking-Aktivität der E-Mail erfasst, die mit dem unterschreibbaren PDF mit Tracking verschickt wurde.
Den Status aller Dokumente, die du zum Unterschreiben gesendet hast, siehst du auf der Seite „Dokumente“ in deinem Mailsuite-Dashboard.
Zustellung: Ein Unterzeichner oder mehrere Unterzeichner
Wenn du ein Dokument zum Unterschreiben hinzufügst, kannst du jetzt wählen, wie du die unterschriebenen Dokumente erhalten möchtest: entweder einzeln, sobald ein Unterzeichner seinen Teil erledigt hat, oder als ein einziges Dokument, sobald alle unterschrieben haben.
Zwei Zustelloptionen:
1. Ein Dokument mit allen Unterschriften (Modus für mehrere Unterzeichner – Standardeinstellung)
-
- Du erhältst ein einziges Dokument, das die Unterschriften aller Empfänger enthält.
- Dieses Dokument wird erst gesendet, wenn alle unterschrieben haben.
2. Ein Dokument pro Unterzeichner (Modus für einzelne Unterzeichner)
- Du erhältst für jeden Empfänger ein eigenes Dokument, das nur dessen Unterschrift enthält.
- Sobald eine Person unterschreibt, erhältst du ihr unterschriebenes Dokument sofort.
Standardmäßig müssen alle Empfänger unterschreiben, bevor das Dokument als vollständig unterschrieben gilt. Der Absender erhält dann eine einzige finale Version mit allen Unterschriften.
Wenn du lieber jedes unterschriebene Dokument einzeln erhalten möchtest, sobald eine Person unterschreibt, setze einfach beim Hochladen des Dokuments zum Unterschreiben das Häkchen im Kästchen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich dem PDF-Dokument mehr als eine Unterschrift hinzufügen?
Ja, dem PDF-Dokument können mehrere Unterschriften an mehreren Stellen hinzugefügt werden.
Kann die Unterschrift geändert werden?
Ja, der Empfänger kann die Unterschrift bearbeiten und/oder eine neue hinzufügen, bevor er das unterschriebene Dokument an den Absender zurückschickt. Nachdem der Unterzeichner den Unterschriftsprozess abgeschlossen hat, kann die Unterschrift nicht mehr geändert werden.
Kann ein PDF mit Tracking auf einem Mobilgerät unterschrieben werden?
Ja, PDFs mit Tracking lassen sich auf einem Mobilgerät unterschreiben. Du kannst die Unterschrift mit dem Finger zeichnen.
Wie füge ich dem PDF nach der ersten Unterschrift weitere hinzu?
Klicke unten links auf dem Bildschirm auf die Unterschrift und ziehe sie an die Stelle im PDF-Dokument, an der du sie platzieren möchtest.
Wie groß darf ein PDF zum Unterschreiben maximal sein?
PDFs dürfen maximal 10 MB groß sein.
Sind mit Mailsuite unterschriebene Dokumente rechtlich bindend und für den beruflichen oder rechtlichen Gebrauch gültig?
Ja, mit Mailsuite unterschriebene Dokumente sind rechtlich bindend und erfüllen die wichtigsten rechtlichen Rahmenwerke, etwa den ESIGN Act in den USA und die eIDAS-Verordnung in der EU. Damit sind sie sowohl für den beruflichen als auch für den rechtlichen Gebrauch gültig. Mailsuite nutzt einen fortgeschrittenen Unterschriftsprozess, der sowohl eine sichtbare Unterschrift (eine handgezeichnete Unterschrift auf dem PDF) als auch eine von Mailsuite ausgestellte digitale Signatur umfasst. Sie sorgt für zusätzliche Validierung und Echtheit.
Die digitale Signatur stellt die Integrität des Dokuments sicher und bestätigt, dass es nach dem Unterschreiben nicht verändert wurde. Um diese digitale Signatur und ihre Details anzusehen, kannst du Tools wie Adobe Acrobat Reader verwenden.
Wenn du die Signaturdetails im Acrobat Reader ansiehst, entspricht das Feld „Feld“ im Signaturbereich dem Code im Feld „Private Document ID“ im Audit-Trail, den Mailsuite erstellt. Diese ID hilft dir, die Echtheit des unterschriebenen Dokuments zu überprüfen, indem du sie mit der eindeutigen Kennung im Audit-Protokoll abgleichst.
Weitere Informationen findest du in unserem Rechtsleitfaden zur elektronischen Signatur oder wende dich an unser Support-Team.