Mit Fill & Sign von Mailsuite kannst du jedes PDF direkt aus Gmail zur Unterschrift senden. Verträge, Formulare, Angebote: Lade das PDF hoch, füge die Unterzeichner hinzu, und Mailsuite schickt ihnen per E-Mail einen Link, um es zu prüfen und zu unterschreiben. Sobald alle unterschrieben haben, bekommst du das unterschriebene PDF in deinen Posteingang.
So sendest du ein PDF zur Unterschrift
- Klicke in Gmail auf den Pfeil neben der Schaltfläche Schreiben und wähle Fill & Sign Request.
- Wähle aus, wer das PDF unterschreibt, und klicke auf Next:
- One single person: ein Unterzeichner.
- Multiple people: zwei oder mehr Unterzeichner.
- Only me signing: Du unterschreibst das PDF selbst und lädst es herunter. Es wird nichts an andere gesendet.
- Wenn du Multiple people gewählt hast, wähle aus, wie du das unterschriebene Dokument erhalten möchtest, und klicke auf Next:
- Single Document with All Signatures: Alle unterschreiben dasselbe PDF. Du bekommst ein Dokument, sobald alle Unterzeichner unterschrieben haben.
- Separate Copies Individually Signed: Jeder Unterzeichner bekommt eine eigene Kopie, und du erhältst von jedem ein separat unterschriebenes Dokument.
- Klicke unter PDF to sign auf Browse und wähle dein PDF aus.
- Gib unter Add signers (Emails) die E-Mail-Adresse jedes Unterzeichners ein. Trenne mehrere Adressen durch Kommas.
- Optional kannst du eine Custom message hinzufügen. Sie erscheint in der E-Mail, die die Unterzeichner erhalten.
- Klicke auf Send Signature Request.
Mailsuite sendet die Anfrage für dich, du musst also keine E-Mail schreiben. Du siehst eine Bestätigung mit einem Link zu all deinen Signaturanfragen.
Tipp: Du kannst eine Anfrage auch auf der Seite Fill & sign request in deinem Mailsuite-Dashboard starten, indem du auf PDF Signature Request klickst. Und wenn du in Gmail einen PDF-Anhang erhältst, klicke darunter auf Fill & Sign, um ihn selbst zu unterschreiben.
So unterschreibt der Empfänger das PDF
Jeder Unterzeichner erhält eine E-Mail von Mailsuite mit deiner Nachricht und einer Schaltfläche Review and Sign.
Nach dem Klick öffnet sich das PDF im Browser. Im Bereich rechts können sie:
- Add signature: die Unterschrift zeichnen, tippen oder als Bild hochladen. Nach dem Platzieren lässt sich die Unterschrift überall im Dokument verschieben und in der Größe ändern.
- Add text: zum Beispiel ihren Namen oder das Datum.
- Add check: um Kästchen im Dokument anzukreuzen.
Wenn sie fertig sind, klicken sie auf Finish and Submit und dann auf Yes, Send. Sie erhalten außerdem eine Kopie des unterschriebenen Dokuments per E-Mail.
Was passiert, wenn das PDF unterschrieben ist
Sobald alle unterschrieben haben, bekommst du eine E-Mail: Document signed: [Dateiname]. Klicke auf View Signed Document Details, um die Anfrage in deinem Dashboard zu öffnen.
Die E-Mail enthält zwei PDFs: das unterschriebene Dokument und das Prüfprotokoll der Signatur.
Deine Signaturanfragen verfolgen
Alle deine Anfragen findest du auf der Seite Fill & sign request in deinem Mailsuite-Dashboard. Die Spalte Status zeigt, wie viele Unterzeichner unterschrieben haben (zum Beispiel 0 of 1 signed), oder Completed.
Klicke auf eine Anfrage, um die Details zu sehen: wann sie gesendet wurde, den Status jedes Empfängers und wie oft und wie lange er das PDF angesehen hat. Sobald sie abgeschlossen ist, kannst du Download signed document und Download audit trail nutzen.
Häufige Fragen
Können mehrere Unterschriften zum PDF hinzugefügt werden?
Ja. Unterzeichner können ihre Unterschrift an so vielen Stellen wie nötig einfügen. Sie klicken einfach erneut auf Add signature und platzieren sie, wo sie möchten.
Kann die Unterschrift geändert werden?
Ja, der Unterzeichner kann seine Unterschrift bearbeiten oder eine neue hinzufügen, bevor er auf Finish and Submit klickt. Danach lässt sich die Unterschrift nicht mehr ändern.
Kann ein PDF auf einem Mobilgerät unterschrieben werden?
Ja. Unterzeichner können den Link auf ihrem Smartphone öffnen und ihre Unterschrift mit dem Finger zeichnen. Am Computer können sie auch auf Draw from mobile klicken, um sie stattdessen auf dem Smartphone zu zeichnen.
Wie groß darf ein PDF zum Unterschreiben maximal sein?
PDFs können bis zu 10 MB groß sein.
Sind mit Mailsuite unterschriebene Dokumente rechtsverbindlich?
Ja. Mit Mailsuite unterschriebene Dokumente sind rechtsverbindlich und erfüllen wichtige rechtliche Rahmenwerke wie den ESIGN Act in den USA und die eIDAS-Verordnung in der EU. Sie sind also für berufliche und rechtliche Zwecke gültig. Mailsuite nutzt einen fortgeschrittenen Signaturablauf, der eine visuelle Unterschrift (die auf dem PDF gezeichnete) mit einer von Mailsuite ausgestellten digitalen Signatur kombiniert, die Validierung und Echtheit hinzufügt.
Die digitale Signatur garantiert die Integrität des Dokuments und zeigt, dass es nach dem Unterschreiben nicht verändert wurde. Du kannst sie und ihre Details mit Tools wie Adobe Acrobat Reader ansehen.
Im Signaturfenster von Acrobat Reader entspricht das Feld mit der Bezeichnung Field der Private Document ID im von Mailsuite erstellten Prüfprotokoll. Mit dieser ID kannst du die Echtheit des unterschriebenen Dokuments prüfen, indem du sie mit dem Prüfprotokoll abgleichst.
Weitere Informationen findest du unter Sind Mailsuites elektronische Signaturen rechtsverbindlich? Du kannst dich auch an unser Support-Team wenden.