MyCRM : gère tes contacts, listes et tags dans Mailsuite – Centre d'aide Mailtrack et Mailsuite

MyCRM est le carnet de contacts intégré à Mailsuite. Il rassemble au même endroit les personnes avec lesquelles tu échanges des emails, avec leur historique d'emails, leur activité de suivi et leurs pièces jointes, et te permet de les organiser avec des tags et des listes pour retrouver rapidement les bonnes personnes.

Où le trouver

Dans Gmail : clique sur MyCRM dans la barre latérale gauche. Une fenêtre s'ouvre avec une liste de tes contacts dans laquelle tu peux faire des recherches. Clique sur See all contacts pour ouvrir la vue complète.
Dans ton tableau de bord Mailsuite : va dans Data hub → MyCRM.

Tes contacts

Le tableau des contacts affiche une ligne par personne. Par défaut, il comprend :

Name, Email, Email domain et Phone
Last contacted on : la dernière fois que tu lui as écrit
Last heard from : la dernière fois qu'elle t'a écrit
Last open on et Last click on : la dernière fois qu'elle a ouvert l'un de tes emails suivis ou cliqué dedans

Clique sur l'en-tête d'une colonne pour trier selon celle-ci et utilise la zone de recherche en haut pour trouver un contact par nom ou par email.

*Le tableau des contacts MyCRM dans le tableau de bord Mailsuite*

Ajouter des contacts

Tu n'as pas besoin de créer ta liste de contacts de zéro. MyCRM inclut déjà les personnes avec lesquelles tu échanges des emails et, dès le premier jour, il est alimenté par tes communications précédentes.

Pour ajouter des personnes avec lesquelles tu n'as pas encore échangé d'emails, clique sur Add contacts et choisis combien tu veux en ajouter :

One contact pour ajouter une seule personne.
Multiple contacts pour en importer plusieurs à la fois. Tu peux déposer un fichier CSV (jusqu'à 10 000 lignes) ou coller des adresses email séparées par des virgules. Clique sur download template dans la fenêtre d'importation pour obtenir un CSV avec les bonnes colonnes : Email, Name, Last name et Phone. Seul l'email est obligatoire.

*La fenêtre Import contacts, avec la zone de dépôt du CSV, le lien download template et une zone pour coller des emails*

La fiche contact

Clique sur un contact pour ouvrir sa fiche. En haut, tu vois son nom, son email, son téléphone, son Email status (par exemple Subscribed) et ses indicateurs d'engagement : dernier contact, dernière réponse, dernière activité, dernière ouverture, dernier clic, taux d'ouverture et taux de clics. À droite, tu vois à quelles listes et à quels tags le contact appartient, et tu peux en ajouter ou en retirer.

Les onglets situés en dessous te donnent une vue complète de ta relation avec cette personne :

Communications : les emails que vous avez échangés, avec l'activité de suivi de chacun.
Attachment Drive : les fichiers que tu lui as envoyés ou que tu as reçus d'elle.
Tracked PDFs et Signed PDFs : les documents que tu as partagés avec elle pour suivi ou signature.
Activity : une chronologie des événements de ce contact, comme les ouvertures et les clics.
Notes : un espace pour tes propres notes sur le contact.

*Une fiche contact affichant le statut de l'email, les indicateurs d'engagement, les listes, les tags et l'onglet Communications*

Organiser tes contacts avec des tags

Les tags sont des étiquettes que tu peux appliquer à n'importe quel contact, par exemple Customer ou Lead. Un contact peut en avoir autant que tu veux.

Sélectionne un ou plusieurs contacts à l'aide des cases à cocher.
Clique sur Add tags.
Choisis un tag existant, ou saisis un nouveau nom et sélectionne Create "…" and tag these contacts.
Clique sur Apply.

Clique sur Manage tags dans la même fenêtre pour ouvrir la liste complète de tes tags. La colonne Tags du tableau affiche les tags de chaque contact.

*La fenêtre Tag these contacts, où tu peux rechercher ou créer un tag*

Regrouper tes contacts en listes

Une liste est un groupe de contacts enregistré, par exemple un segment de prospects pour un trimestre donné. Un contact peut figurer dans plusieurs listes.

Clique sur Create list. Pour partir de personnes précises, sélectionne-les d'abord.
Donne un nom à la liste, par exemple Q4 prospects.
Recherche des contacts, ou saisis une adresse email, pour les ajouter. Tu peux aussi cliquer sur Create new contact.
Clique sur Create list.

*La fenêtre Create list avec un nom de liste et un sélecteur de contacts*

Tes listes apparaissent dans le menu déroulant en haut à gauche de MyCRM (il affiche All contacts par défaut). Sélectionne une liste pour ne voir que ses contacts.

*La liste Q4 prospects, qui n'affiche que les contacts qu'elle contient*

Lorsqu'une liste est ouverte, clique sur More pour Export contacts, Edit list, Duplicate list ou Archive list.

*Le menu More d'une liste, avec Export contacts, Edit list, Duplicate list et Archive list*

Filtrer et personnaliser le tableau

Clique sur Add filter pour affiner le tableau. Tu peux filtrer par nom, nom de famille, email, domaine de l'email, téléphone, ainsi que par date de ton dernier contact, de ta dernière réponse reçue, ou de sa dernière ouverture, de son dernier clic ou de sa dernière ouverture hot.

Utilise le bouton des colonnes en haut à droite du tableau pour choisir les colonnes à afficher. En plus de celles par défaut, tu peux ajouter Hot, Revival, Tags, Unsubscribed from emails et Has hard bounced. La colonne Email est toujours visible.

*Le sélecteur de colonnes du tableau des contacts*

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