בנוסף לשליחת אימיילים עם מעקב באמצעות Mailsuite, אפשר גם לשלוח מסמכים לחתימה. בין אם זה טופס, חוזה או סוג אחר של מסמך, אפשר להמיר בקלות כל קובץ PDF למסמך שניתן לחתום עליו ישירות מתיבת הדואר הנכנס ב-Gmail. התהליך פשוט ומהיר גם בשבילך וגם בשביל הנמען.
איך להוסיף מסמך PDF עם מעקב לחתימה
יש שתי דרכים לשלוח מסמך לחתימה, ואפשר לעשות את שתיהן מתוך תיבת הדואר הנכנס.
באמצעות כפתור החיבור
1. בתיבת הדואר הנכנס שלך ב-Gmail, לחץ על החץ שלצד כפתור החיבור.
2. לאחר מכן לחץ על מסמך PDF לחתימה
3. בחלון הקופץ, לחץ על העלאת PDF לחתימה
4. בחר את המסמך שלך ולחץ על פתיחה
5. פעולה זו פותחת חלון לכתיבת אימייל ומוסיפה את קישור החתימה על המסמך. כתוב את האימייל כרגיל, ובסיום לחץ על שליחה.
בחלון החיבור
1. ב-Gmail, לחץ על חיבור כדי ליצור אימייל חדש.
2. לחץ על סמל ההגדרות של Mailsuite ולאחר מכן לחץ על מסמך לחתימה.
3. לחץ על העלאת PDF לחתימה וחפש בחלון הקופץ את קובץ ה-PDF שאתה רוצה שיחתמו עליו. כשתבחר אותו, לחץ על פתיחה.
4. לאחר מכן, יתווסף לטיוטת האימייל כפתור שאומר לחץ כאן כדי לחתום על המסמך. הכפתור הזה יאפשר לנמען לגשת למסמך ולחתום עליו.
איך אפשר לחתום על ה-PDF?
כשהנמען פותח את קובץ ה-PDF עם המעקב, הוא יראה בחלק התחתון של המסך אפשרות לחתום על המסמך.
אם הוא לוחץ על הוספת חתימה, יפתח חלון שבו הוא יוכל לשרטט את החתימה שלו ולהוסיף אותה למסמך.
לאחר שהמסמך נחתם, הנמען יכול לשלוח אותו אליך בחזרה באופן אוטומטי על ידי לחיצה על כן, שלח.
הנמען יקבל גם עותק של קובץ ה-PDF החתום.
מה קורה כשה-PDF עם המעקב שאפשר לחתום עליו נשלח בחזרה?
כשמישהו שולח לך PDF חתום, תקבל התראה באימייל עם קישור ל-PDF החתום. אפשר ללחוץ על הצגת ה-PDF החתום כדי לראות את המסמך החתום, או על הצגת היסטוריית המעקב המלאה של האימייל כדי לראות את נתוני המעקב שמשויכים לאותו אימייל, כולל המועד שבו נחתם ה-PDF.
בלוח הבקרה של Mailsuite, החתימה תירשם גם היא בפעילות המעקב של האימייל שנשלח עם ה-PDF שאפשר לחתום עליו.
אפשר לראות את הסטטוס של כל המסמכים שנשלחו לחתימה בעמוד המסמכים בלוח הבקרה של Mailsuite.
בחירה בין מסירת מסמך לחותם יחיד או למספר חותמים
כשמוסיפים מסמך לחתימה, המשתמשים יכולים כעת לבחור איך הם רוצים לקבל את המסמכים החתומים — בנפרד, כשכל חותם משלים את החלק שלו, או כמסמך אחד לאחר שכולם חתמו.
שתי אפשרויות למסירה:
1. מסמך אחד עם כל החתימות (מצב חתימה מרובה - ההגדרה כברירת מחדל)
-
- תקבל מסמך אחד שכולל את החתימות של כל הנמענים.
- המסמך הזה נשלח רק אחרי שכולם חתמו.
2. מסמך נפרד לכל חותם (מצב חתימה יחידה)
- תקבל מסמך נפרד לכל נמען, שמכיל רק את החתימה שלו.
- כשכל אדם חותם, תקבל את המסמך החתום שלו באופן מיידי.
כברירת מחדל, כל הנמענים צריכים לחתום לפני שהמסמך נחשב חתום באופן מלא, והמבקש יקבל גרסה סופית אחת עם כל החתימות.
אם אתה מעדיף לקבל מסמכים חתומים בנפרד ככל שכל אדם חותם, פשוט סמן את התיבה בזמן העלאת המסמך לחתימה.
שאלות נפוצות
אפשר להוסיף יותר מחתימה אחת למסמך ה-PDF?
כן, אפשר להוסיף כמה חתימות למסמך ה-PDF, ובכמה מקומות.
אפשר לשנות את החתימה?
כן, הנמען יכול לערוך את החתימה ו/או להוסיף חתימה חדשה לפני שהוא שולח את המסמך החתום בחזרה לשולח. אי אפשר לשנות את החתימה לאחר שהחותם השלים את תהליך החתימה.
אפשר לחתום על PDF עם מעקב במכשיר נייד?
כן, אפשר לחתום על קבצי PDF עם מעקב במכשיר נייד. אפשר לשרטט את החתימה באמצעות האצבע.
איך אפשר להוסיף עוד חתימות ל-PDF אחרי החתימה הראשונה?
צריך ללחוץ על החתימה בפינה השמאלית התחתונה של המסך ולגרור אותה למקום שבו רוצים להציב אותה במסמך ה-PDF.
מה הגודל המקסימלי של PDF שאפשר לחתום עליו?
קובצי PDF יכולים להיות בגודל של עד 10MB.
מסמכים שנחתמים ב-Mailsuite הם מחייבים משפטית ותקפים לשימוש מקצועי או משפטי?
כן, מסמכים שנחתמים ב-Mailsuite הם מחייבים משפטית ועומדים בדרישות של מסגרות משפטיות מרכזיות כמו חוק ה-ESIGN בארצות הברית ותקנת eIDAS באיחוד האירופי, ולכן הם תקפים גם לשימוש מקצועי וגם לשימוש משפטי. Mailsuite משתמשת בתהליך חתימה מתקדם שכולל גם חתימה חזותית (חתימה שמשורטטת ביד על ה-PDF) וגם חתימה דיגיטלית שמונפקת על ידי Mailsuite, שמעניקה אימות ואמינות נוספים.
החתימה הדיגיטלית מבטיחה את שלמות המסמך ומאמתת שהוא לא שונה לאחר החתימה. כדי לראות את החתימה הדיגיטלית הזו ואת הפרטים שלה, אפשר להשתמש בכלים כמו Adobe Acrobat Reader.
כשבודקים את פרטי החתימה ב-Acrobat Reader, השדה שמסומן בתור "Field" בפאנל החתימה מתאים לקוד שמוצג בשדה "Private Document ID" בתוך יומן הבדיקה שנוצר על ידי Mailsuite. המזהה הזה עוזר לאמת את האמינות של המסמך החתום על ידי התאמה למזהה הייחודי בתוך יומן הבדיקה.
למידע נוסף, בקר במדריך המשפטי שלנו לחתימה אלקטרונית או פנה לצוות התמיכה שלנו.