חתימות אלקטרוניות הופכות לנפוצות יותר ויותר, כי קל יותר להשיג אותן בהשוואה לחתימות בכתב יד, הן זולות יותר כי הן דורשות פחות משאבים וזמן, והן יכולות להיות מחייבות מבחינה משפטית בדיוק כמו חתימות בכתב יד. למעשה, במקרים מסוימים הן יכולות להיות אפילו בטוחות יותר, כי קשה יותר לזייף אותן.
במאמר הזה תלמדו מהן בדיוק חתימות אלקטרוניות, אילו דרישות הן צריכות לעמוד בהן כדי להיות מחייבות מבחינה משפטית, איך פועלות החתימות האלקטרוניות של Mailsuite, ובאילו סוגי מסמכים אפשר, ובאילו לא אפשר, להשתמש בחתימות אלקטרוניות.
מהן חתימות אלקטרוניות?
לפי חוק החתימות האלקטרוניות בסחר הגלובלי והלאומי של ארצות הברית (ESIGN) וחוק העסקאות האלקטרוניות האחיד (UETA), חתימה אלקטרונית מוגדרת כ"כל צליל, סמל או תהליך אלקטרוני המצורף למסמך או קשור אליו באופן לוגי, ומבוצע או מאומץ על ידי אדם מתוך כוונה לחתום על המסמך".
במילים אחרות, יש הרבה צורות שונות לחתימה אלקטרונית - מסימון תיבת "אני מסכים/ה" באתר אינטרנט, דרך חתימה עם האצבע במכשיר נייד, ועד הקלדת קוד PIN או שימוש בפתרון חתימה אלקטרונית מתקדם יותר כמו Mailsuite.
דרישות כדי שחתימה אלקטרונית תהיה מחייבת מבחינה משפטית
הדרישות לחתימה אלקטרונית חוקית משתנות בהתאם למדינה ולפעמים גם לענף. במאמר הזה נתמקד בארצות הברית, שבה יש ארבע דרישות עיקריות שחתימה אלקטרונית צריכה לעמוד בהן כדי שתיחשב תקפה:
- מוכיחה כוונה: חתימה אלקטרונית תקפה רק אם לכל צד הייתה כוונה ברורה לחתום על המסמך הרלוונטי.
- מראה הסכמה לנהל עסקים בצורה אלקטרונית: כל צד חייב להסכים לחתום באופן אלקטרוני. בעסקאות בין עסקים יש כמה דרכים לקבל הסכמה, אבל הדרך הבטוחה ביותר היא תמיד בכתב. הדרישות לקבלת הסכמה מצרכנים פרטיים מחמירות יותר, אז כדאי לבדוק את התקנות המקומיות כדי לעשות זאת כראוי.
- מקשרת בין החתימה למסמך: התוכנה או הכלי שבהם הצדדים משתמשים כדי לחתום על מסמך באופן אלקטרוני צריכים ליצור רשומה שמראה איך נוצרה החתימה. זה יכול להיות טקסט או תמונה שמתווספים למסמך ומוכיחים שהוא נחתם באופן אלקטרוני.
- מאפשרת שמירת רשומות: כל הצדדים צריכים להיות מסוגלים לשמור ולשחזר במדויק עותק של המסמך החתום.
תכונת החתימה האלקטרונית של Mailsuite עומדת בכל הדרישות האלה, כפי שתראו בחלק הבא.
איך פועלות החתימות האלקטרוניות של Mailsuite
Mailsuite הופך את התהליך של שליחת מסמכים לחתימה ושל חתימה עליהם לפשוט מאוד. בקצרה, השולח מצרף מסמך לחתימה למייל שלו דרך Mailsuite, ואז שולח את המייל כרגיל. הנמען מסכים לחתום באופן אלקטרוני בלחיצה על כפתור במייל שהוא מקבל, ופועל לפי ההנחיות כדי לחתום על המסמך.
לאחר שהנמען מאשר את החתימה שלו, עותק של המסמך החתום נשלח במייל גם לשולח וגם לנמען, וזמין יומן ביקורת מלא. אפשר לראות את כל התהליך של שליחת מסמכים לחתימה במדריך הזה.
אפשר להשתמש בנתוני יומן הביקורת של החתימה ב-Mailsuite כדי לאמת את החתימה על המסמך. יומן הביקורת כולל:
- שמות וכתובות אימייל של השולח והנמען
- מזהה מסמך פרטי וקוד אימות מאובטח
- סטטוס החתימה (שם המסמך, מי חתם עליו ומתי)
- היסטוריית ראיות (כתובות IP, תאריך גישה, המכשיר שבו נעשה שימוש, והפעולה שבוצעה)
עם Mailsuite, התהליך של שליחת מסמך לחתימה וחתימה עליו הוא פשוט ולוקח שניות ספורות. הוא גם עומד בכל הדרישות שהוזכרו בחלק הקודם.
אילו סוגי מסמכים אפשר לחתום עליהם באופן אלקטרוני?
אפשר להשתמש בחתימות אלקטרוניות באופן חוקי במגוון רחב של מסמכים עסקיים ברחבי העולם. עם זאת, חשוב תמיד לוודא שחתימות אלקטרוניות חוקיות במקרה הספציפי שלכם, במיוחד במדינה שבה אתם פועלים ובענף שלכם. הנה כמה דוגמאות למסמכים שבהם חתימות אלקטרוניות בדרך כלל מקובלות:
- תעסוקה: מכתבי הצעת עבודה, חוזי עבודה, עדכוני מדיניות לעובדים
- הסכמי סודיות (NDA)
- עסק לעסק (B2B): בקשות להצעות מחיר, חוזי מכירה, הסכמי שירות מסגרת (MSA), הזמנות רכש והצהרות עבודה
- נדל"ן ורכוש אחר: העברות בעלות על נכסים, חוזי שכירות ומסמכי משכנתא
- בנקאות ופיננסים: מסמכי חשבון בנק, הסכמי הלוואה, בקשות לפוליסות ביטוח ותביעות ביטוח
אילו סוגי מסמכים אי אפשר לחתום עליהם באופן אלקטרוני?
אמנם הרבה מסמכים עסקיים שגרתיים כשירים לחתימה אלקטרונית, אבל תמיד יש חריגים. שוב, חשוב לבדוק אילו סוגי מסמכים אפשר לחתום עליהם באופן אלקטרוני באופן חוקי במקרה הספציפי שלכם. הנה כמה דוגמאות למסמכים שבארצות הברית אי אפשר לחתום עליהם באופן אלקטרוני:
- מסמכים משפטיים: חוקי גירושין ומסמכי דיני משפחה, צוואות ונאמנויות, צווי בית משפט ומסמכים רשמיים אחרים של בית המשפט
- הודעות ביטול וברירת מחדל: ביטול שירותים ציבוריים, הודעות על הפרת חוזה, עיקול או פינוי מדירת מגורים עיקרית, סיום פוליסות ביטוח בריאות או ביטוח חיים
- בריאות ובטיחות: הודעות על החזרת מוצרים, רישיונות ומסמכים אחרים הנדרשים להובלת חומרים מסוכנים
למידע נוסף על מעקב אחר מסמכים וחתימה עליהם ב-Mailsuite:
- איך לחתום על מסמך שנשלח באמצעות Mailsuite
- יומן הביקורת של חתימות אלקטרוניות ב-Mailsuite
- ניתוח נתוני מסמכים ב-Mailsuite
- תכונות השיתוף המאובטח של קובצי PDF ב-Mailsuite
כתב ויתור: התוכן המוצג באתר זה נועד למטרות מידע כלליות בלבד. הוא אינו מהווה ייעוץ משפטי ואין להתייחס אליו ככזה. החוקים הנוגעים לנושאים שנדונים כאן עשויים להשתנות במהירות, ו-Mailsuite אינה יכולה להבטיח שהמידע המוצג כאן מדויק או עדכני. אם יש לכם שאלות משפטיות ספציפיות לגבי מידע כלשהו שמופיע כאן, מומלץ לפנות לעורך דין מוסמך במדינה שלכם.
עודכן לאחרונה: 14 בינואר 2025