עם Fill & Sign של Mailsuite אפשר לשלוח כל PDF לחתימה ישירות מ-Gmail. חוזים, טפסים, הצעות מחיר: מעלים את ה-PDF, מוסיפים את החותמים, ו-Mailsuite שולח להם באימייל קישור לעיון ולחתימה. כשכולם חתמו, ה-PDF החתום מגיע אליך לתיבת הדואר הנכנס.
איך שולחים PDF לחתימה
- ב-Gmail, לחץ על החץ שליד הכפתור אימייל חדש ובחר Fill & Sign Request.
- בחר מי יחתום על ה-PDF ולחץ על Next:
- One single person: חותם אחד.
- Multiple people: שני חותמים או יותר.
- Only me signing: אתה חותם על ה-PDF בעצמך ומוריד אותו. שום דבר לא נשלח לאף אחד.
- אם בחרת Multiple people, בחר איך תרצה לקבל את המסמך החתום ולחץ על Next:
- Single Document with All Signatures: כולם חותמים על אותו PDF. תקבל מסמך אחד אחרי שכל החותמים יחתמו.
- Separate Copies Individually Signed: כל חותם מקבל עותק משלו, ואתה מקבל מסמך חתום נפרד מכל אחד מהם.
- תחת PDF to sign, לחץ על Browse ובחר את ה-PDF שלך.
- בשדה Add signers (Emails), הקלד את כתובת האימייל של כל חותם. אם יש כמה כתובות, הפרד ביניהן בפסיקים.
- אם תרצה, הוסף Custom message. ההודעה תופיע באימייל שהחותמים יקבלו.
- לחץ על Send Signature Request.
Mailsuite שולח את הבקשה בשבילך, כך שאין צורך לכתוב אימייל. תראה אישור עם קישור לכל בקשות החתימה שלך.
טיפ: אפשר גם להתחיל בקשה מהדף Fill & sign request בלוח הבקרה של Mailsuite, בלחיצה על PDF Signature Request. ואם קיבלת קובץ PDF מצורף ב-Gmail, לחץ על Fill & Sign שמתחתיו כדי לחתום עליו בעצמך.
איך הנמען חותם על ה-PDF
כל חותם מקבל מ-Mailsuite אימייל עם ההודעה שלך וכפתור Review and Sign.
כשהוא לוחץ עליו, ה-PDF נפתח בדפדפן. מהחלונית שבצד ימין הוא יכול:
- Add signature: לצייר את החתימה, להקליד אותה או להעלות תמונה שלה. אחרי שהחתימה ממוקמת, אפשר להזיז אותה ולשנות את גודלה בכל מקום במסמך.
- Add text: למשל, את השם שלו או את התאריך.
- Add check: כדי לסמן תיבות במסמך.
בסיום, הוא לוחץ על Finish and Submit ואחר כך על Yes, Send. הוא גם יקבל עותק של המסמך החתום באימייל.
מה קורה כשה-PDF נחתם
אחרי שכולם חתמו, תקבל אימייל: Document signed: [שם הקובץ]. לחץ על View Signed Document Details כדי לפתוח את הבקשה בלוח הבקרה שלך.
האימייל כולל שני קובצי PDF: המסמך החתום ויומן הביקורת של החתימה.
מעקב אחר בקשות החתימה שלך
כל הבקשות שלך נמצאות בדף Fill & sign request בלוח הבקרה של Mailsuite. העמודה Status מראה כמה חותמים כבר חתמו (למשל, 0 of 1 signed) או Completed.
לחץ על בקשה כדי לראות את הפרטים: מתי היא נשלחה, הסטטוס של כל נמען, כמה פעמים הוא צפה ב-PDF ולכמה זמן. אחרי שהבקשה הושלמה, אפשר ללחוץ על Download signed document ועל Download audit trail.
שאלות נפוצות
אפשר להוסיף יותר מחתימה אחת ל-PDF?
כן. החותמים יכולים להוסיף את החתימה שלהם בכמה מקומות שצריך. הם פשוט לוחצים שוב על Add signature וממקמים אותה איפה שהם רוצים.
אפשר לשנות את החתימה?
כן, החותם יכול לערוך את החתימה שלו או להוסיף חתימה חדשה לפני שהוא לוחץ על Finish and Submit. אחרי זה כבר אי אפשר לשנות את החתימה.
אפשר לחתום על PDF ממכשיר נייד?
כן. החותמים יכולים לפתוח את הקישור בטלפון ולצייר את החתימה עם האצבע. במחשב, הם יכולים גם ללחוץ על Draw from mobile כדי לצייר אותה בטלפון.
מה הגודל המקסימלי של PDF שאפשר לחתום עליו?
קובצי PDF יכולים להיות בגודל של עד 10 MB.
האם מסמכים שנחתמו עם Mailsuite מחייבים מבחינה משפטית?
כן. מסמכים שנחתמו עם Mailsuite מחייבים מבחינה משפטית ועומדים במסגרות המשפטיות העיקריות, כמו ESIGN Act בארה"ב ותקנת eIDAS באיחוד האירופי, כך שהם תקפים לשימוש מקצועי ומשפטי. Mailsuite משתמש בתהליך חתימה מתקדם שמשלב חתימה ויזואלית (זו שמצוירת על ה-PDF) עם חתימה דיגיטלית שמונפקת על ידי Mailsuite, שמוסיפה אימות ומקוריות.
החתימה הדיגיטלית מבטיחה את שלמות המסמך ומראה שהוא לא שונה אחרי החתימה. אפשר לראות אותה ואת הפרטים שלה בכלים כמו Adobe Acrobat Reader.
בחלונית החתימות של Acrobat Reader, השדה שנקרא Field תואם ל-Private Document ID ביומן הביקורת ש-Mailsuite יוצר. המזהה הזה מאפשר לך לבדוק שהמסמך החתום מקורי, על ידי השוואה שלו ליומן הביקורת.
למידע נוסף, עיין במאמר האם החתימות האלקטרוניות של Mailsuite מחייבות מבחינה משפטית? או פנה לצוות התמיכה שלנו.