Mail Merge: Cara menggunakan dengan Google Sheets

Cara Mengirim Mail Merge Menggunakan Kampanye Mailsuite

Kampanye Mailsuite memungkinkan kamu mempersonalisasi email massal, sehingga setiap penerima merasa pesan itu dibuat khusus untuk mereka. Ini sangat berguna untuk newsletter, kampanye marketing, atau situasi apa pun di mana kamu perlu berkomunikasi dengan banyak orang sekaligus tapi tetap ingin sentuhan personal. Dan bagian terbaiknya? Kamu bisa mengelola personalisasi ini langsung lewat Google Sheets.

Begini caranya:

1) Mulai dengan menulis pesan baru di Gmail. Setelah jendela pesan terbuka, klik opsi Kampanye untuk mulai mengatur mail merge kamu.

2) Klik Impor penerima.

3) Sebuah jendela pop-up akan muncul, meminta kamu memilih tab berlabel "Dari Google Sheets". Di sini, kamu bisa memilih Google Sheet yang berisi data kontakmu. Jika belum punya, Mailsuite akan membantumu membuat sheet baru.

4) Pada pop-up yang muncul, pilih tab Dari Google Sheets. Lalu pilih Google Sheet dari mana kamu ingin mengimpor data. Jika kamu belum punya Google Sheets untuk diimpor, kamu harus membuatnya dengan data kontakmu sebelum melanjutkan ke langkah berikutnya.

Pastikan Google Sheet kamu memiliki:

• Header Kolom: Pastikan Google Sheet kamu memiliki header kolom. Salah satu header harus berlabel "Email".
• Tidak Ada Sel Kosong: Pastikan tidak ada baris atau kolom kosong di antara data kamu.
• Alamat Email Lengkap: Setiap sel di kolom Email harus berisi alamat email dengan format yang benar (misalnya, john@example.com). Mailsuite akan memberi tahu kamu jika ada alamat yang tidak valid.
• Tambahkan kolom "Name" untuk membantu mengidentifikasi penerima: Jika kamu tidak menyertakan kolom "Name", hanya alamat email yang akan digunakan. Sebagai info, penerima juga akan melihat nama yang kamu berikan di kolom "Name".
• Semua Data Hanya di Tab Pertama: Jika sheet kamu memiliki beberapa tab, Mailsuite hanya akan mengimpor data dari tab pertama.

Contoh Baik dan Buruk Google Sheets untuk Diimpor

Berikut contoh spreadsheet Google yang baik dan buruk untuk mengimpor kontak ke kampanye kamu.

<👍Contoh baik>

<👎Contoh buruk>

Screenshot

Jika ada masalah dengan alamat email, Mailsuite akan memberi tahu kamu sel mana yang perlu diperbaiki sebelum kamu bisa melanjutkan.

5) Setelah Google Sheet kamu siap, klik Impor data untuk menambahkan kontak ke kampanye kamu sebagai penerima.

Perlu diingat bahwa:

• Kamu tidak bisa menambah atau menghapus penerima secara manual setelah proses impor.
• Baris tambahan apa pun yang kamu tambahkan ke Google Sheet setelah diimpor ke Gmail tidak akan disertakan dalam kampanye saat ini.
• Hanya data di 26 kolom pertama sheet yang akan diimpor.
• Variabel baru yang belum ada saat kamu mengimpor Google Sheet tidak akan disertakan dalam kampanye saat ini.
• Perubahan apa pun pada alamat email di sheet tidak akan tercermin kecuali kamu mengulang proses impor.

Di kolom Recipients, Mailsuite akan menampilkan ringkasan seperti "X penerima (dari Spreadsheet/List)." Kamu bisa klik ringkasan ini untuk melihat spreadsheet atau daftar tertentu yang digunakan.

6) Klik Tambah kolom dan pilih kolom yang sesuai dari Google Sheet kamu untuk mempersonalisasi email kamu. Ini akan menyisipkan tag di tempat konten yang dipersonalisasi akan muncul. Kamu bisa mengatur posisi tag ini di dalam email kamu, termasuk menambahkannya ke baris subjek.

Jika tidak ada data di Google Sheet untuk kolom tertentu, Mailsuite akan membiarkan spasi kosong atau menyisipkan teks fallback.

Kamu juga bisa menggunakan link sebagai nilai, sehingga memungkinkan link yang di-tracking dan dipersonalisasi di dalam email kamu.

7) Setelah email kamu siap, klik Lanjutkan untuk melanjutkan ke langkah berikutnya. Jika ada data yang hilang untuk kontak tertentu, Mailsuite akan memberi tahu kamu supaya kamu bisa melakukan penyesuaian. Selain itu, kamu punya opsi untuk menyertakan link unsubscribe di email kamu dan mengatur setelan notifikasi kampanye. Sebelum mengirim kampanye, kamu bisa mengirim email pratinjau ke dirimu sendiri, menjadwalkan kapan kampanye ingin dikirim, atau mengirimnya sekarang.

Catatan Penting

• Mengaktifkan Mail Merge: Jika ini pertama kalinya kamu menggunakan mail merge dengan Google Sheets, Mailsuite mungkin akan meminta kamu mengaktifkan fitur ini dan meminta izin tambahan.
  
• Mengubah Data di Google Sheet kamu: Perubahan apa pun pada alamat email atau data lain di Google Sheet mengharuskan kamu mulai dari awal dan mengimpor ulang Google Sheet ke Kampanye Mailsuite kamu di Gmail.
  
• Akses List: Saat kamu mencentang opsi 'Include shared documents' di halaman impor kontak, kamu bisa mengakses daftar yang dibagikan oleh orang lain di Google Drive kamu.

• Kamu juga punya opsi untuk mengimpor kontak dari daftar kontak Mailsuite dengan memilih 'Dari List' di halaman impor kontak.
  

Bacaan terkait: Pelajari lebih lanjut tentang Mail Merge Mailsuite

1. [ADVANCED] Mail Merge: Cara menggunakan dengan Mailtrack Lists
   Pelajari cara menggunakan Mailtrack Lists untuk mengirim kampanye email yang dipersonalisasi.
2. Kesalahan mail merge dan solusinya
   Pelajari kesalahan umum pada mail merge dan cara mengatasinya agar pengalaman mengirim email kamu lancar.
3. [ADVANCED] Teks fallback mail merge
   Pahami cara menyiapkan teks fallback untuk mail merge. Teks ini otomatis ditambahkan ke email kamu saat ada nilai yang hilang untuk penerima di Google Sheet.