Dengan Fill & Sign dari Mailsuite, kamu bisa mengirim PDF apa pun untuk ditandatangani langsung dari Gmail. Kontrak, formulir, penawaran harga: unggah PDF-nya, tambahkan penanda tangan, lalu Mailsuite akan mengirimkan email berisi tautan untuk meninjau dan menandatanganinya. Setelah semua orang menandatangani, PDF yang sudah ditandatangani akan masuk ke kotak masukmu.
Cara mengirim PDF untuk ditandatangani
- Di Gmail, klik panah di samping tombol Tulis dan pilih Fill & Sign Request.
- Pilih siapa yang akan menandatangani PDF, lalu klik Next:
- One single person: satu penanda tangan.
- Multiple people: dua penanda tangan atau lebih.
- Only me signing: kamu sendiri yang menandatangani PDF dan mengunduhnya. Tidak ada yang dikirim ke siapa pun.
- Jika kamu memilih Multiple people, pilih bagaimana kamu ingin menerima dokumen yang sudah ditandatangani, lalu klik Next:
- Single Document with All Signatures: semua orang menandatangani PDF yang sama. Kamu menerima satu dokumen setelah semua penanda tangan selesai.
- Separate Copies Individually Signed: setiap penanda tangan mendapat salinannya sendiri, dan kamu menerima dokumen bertanda tangan terpisah dari masing-masing.
- Di bagian PDF to sign, klik Browse dan pilih PDF-mu.
- Di Add signers (Emails), ketik alamat email setiap penanda tangan. Pisahkan beberapa alamat dengan koma.
- Jika mau, tambahkan Custom message. Pesan ini akan muncul di email yang diterima penanda tangan.
- Klik Send Signature Request.
Mailsuite mengirimkan permintaan untukmu, jadi kamu tidak perlu menulis email. Kamu akan melihat konfirmasi dengan tautan ke semua permintaan tanda tanganmu.
Tips: Kamu juga bisa memulai permintaan dari halaman Fill & sign request di dasbor Mailsuite dengan mengeklik PDF Signature Request. Dan jika kamu menerima lampiran PDF di Gmail, klik Fill & Sign di bawahnya untuk menandatanganinya sendiri.
Cara penerima menandatangani PDF
Setiap penanda tangan menerima email dari Mailsuite berisi pesanmu dan tombol Review and Sign.
Saat mereka mengekliknya, PDF akan terbuka di browser. Dari panel di sebelah kanan, mereka bisa:
- Add signature: menggambar, mengetik, atau mengunggah gambar tanda tangan. Setelah ditempatkan, tanda tangan bisa dipindahkan dan diubah ukurannya di mana saja pada dokumen.
- Add text: misalnya, nama atau tanggal.
- Add check: untuk mencentang kotak di dokumen.
Setelah selesai, mereka mengeklik Finish and Submit, lalu Yes, Send. Mereka juga akan menerima salinan dokumen yang sudah ditandatangani melalui email.
Apa yang terjadi setelah PDF ditandatangani
Setelah semua orang menandatangani, kamu akan menerima email: Document signed: [nama file]. Klik View Signed Document Details untuk membuka permintaan di dasbormu.
Email ini berisi dua PDF: dokumen yang sudah ditandatangani dan jejak audit tanda tangan.
Pantau permintaan tanda tanganmu
Semua permintaanmu ada di halaman Fill & sign request di dasbor Mailsuite. Kolom Status menunjukkan berapa banyak penanda tangan yang sudah menandatangani (misalnya, 0 of 1 signed) atau Completed.
Klik sebuah permintaan untuk melihat detailnya: kapan dikirim, status setiap penerima, berapa kali mereka melihat PDF, dan berapa lama. Setelah selesai, kamu bisa mengeklik Download signed document dan Download audit trail.
Pertanyaan umum
Bisakah lebih dari satu tanda tangan ditambahkan ke PDF?
Bisa. Penanda tangan bisa menambahkan tanda tangannya di sebanyak mungkin tempat yang diperlukan. Cukup klik Add signature lagi dan tempatkan di posisi yang diinginkan.
Bisakah tanda tangan diubah?
Bisa, penanda tangan bisa mengedit tanda tangannya atau menambahkan yang baru sebelum mengeklik Finish and Submit. Setelah itu, tanda tangan tidak bisa diubah.
Bisakah PDF ditandatangani di perangkat seluler?
Bisa. Penanda tangan bisa membuka tautan di ponselnya dan menggambar tanda tangan dengan jari. Di komputer, mereka juga bisa mengeklik Draw from mobile untuk menggambarnya di ponsel.
Berapa ukuran maksimum PDF yang bisa ditandatangani?
Ukuran PDF maksimal 10 MB.
Apakah dokumen yang ditandatangani dengan Mailsuite mengikat secara hukum?
Ya. Dokumen yang ditandatangani dengan Mailsuite mengikat secara hukum dan mematuhi kerangka hukum utama seperti ESIGN Act di AS dan Regulasi eIDAS di UE, sehingga sah untuk penggunaan profesional dan hukum. Mailsuite menggunakan alur tanda tangan tingkat lanjut yang menggabungkan tanda tangan visual (yang digambar di PDF) dengan tanda tangan digital yang diterbitkan oleh Mailsuite, sehingga menambah validasi dan keaslian.
Tanda tangan digital menjamin integritas dokumen dan menunjukkan bahwa dokumen tidak diubah setelah ditandatangani. Kamu bisa melihat tanda tangan digital dan detailnya dengan alat seperti Adobe Acrobat Reader.
Di Panel Tanda Tangan Acrobat Reader, kolom berlabel Field sama dengan Private Document ID di jejak audit yang dibuat oleh Mailsuite. ID ini memungkinkanmu memastikan keaslian dokumen yang sudah ditandatangani dengan mencocokkannya dengan jejak audit.
Untuk informasi lebih lanjut, baca Apakah tanda tangan elektronik Mailsuite mengikat secara hukum? atau hubungi tim dukungan kami.