Selain mengirim email yang di-tracking dengan Mailsuite, kamu juga bisa mengirim dokumen untuk ditandatangani. Baik itu formulir, kontrak, atau jenis dokumen lainnya, kamu bisa dengan mudah mengubah PDF apa pun menjadi dokumen yang bisa ditandatangani langsung dari inbox Gmail-mu. Prosesnya simpel dan cepat, baik untukmu maupun untuk penerima.
Cara Menyisipkan Dokumen PDF yang Di-tracking untuk Ditandatangani
Ada dua cara untuk mengirim dokumen agar ditandatangani, dan kamu bisa melakukan keduanya langsung dari inbox-mu.
Menggunakan tombol Tulis
1. Di inbox Gmail-mu, klik tanda panah di sebelah tombol Tulis.
2. Lalu klik Dokumen PDF yang Bisa Ditandatangani
3. Di jendela pop-up, klik Upload PDF untuk Ditandatangani
4. Pilih dokumenmu dan klik Buka
5. Ini akan membuka jendela untuk menulis email dan otomatis menyisipkan link tanda tangan dokumen. Tulis emailmu seperti biasa, dan setelah selesai, klik Kirim.
Di jendela Tulis
1. Di Gmail, klik Tulis untuk membuat email baru.
2. Klik ikon Setelan Mailsuite lalu klik Dokumen untuk Ditandatangani.
3. Klik Upload PDF untuk Ditandatangani dan cari PDF yang ingin kamu minta tanda tangani di jendela pop-up. Setelah memilihnya, klik Buka.
4. Setelah itu, sebuah tombol akan ditambahkan ke draf email dengan teks Klik di sini untuk menandatangani dokumen. Tombol ini memungkinkan penerima mengakses dan menandatangani dokumen.
Bagaimana cara menandatangani PDF?
Saat penerima membuka PDF yang di-tracking, mereka akan melihat opsi untuk menandatangani dokumen di bagian bawah layar.
Jika mereka klik Tambahkan tanda tangan, sebuah jendela akan terbuka dan mereka bisa menggambar tanda tangan lalu menambahkannya ke dokumen.
Setelah dokumen PDF ditandatangani, penerima bisa langsung mengirimkannya kembali kepadamu dengan klik Ya, Kirim.
Penerima juga akan menerima salinan dokumen PDF yang sudah ditandatangani.
Apa yang terjadi saat PDF yang di-tracking dan bisa ditandatangani dikirim balik?
Saat seseorang mengirimkan PDF yang sudah ditandatangani kepadamu, kamu akan menerima notifikasi email berisi link ke PDF tersebut. Kamu bisa klik Lihat PDF yang Ditandatangani untuk melihat dokumen yang sudah ditandatangani, atau Lihat riwayat tracking email lengkap untuk melihat data tracking terkait email tersebut, termasuk kapan PDF itu ditandatangani.
Di dashboard Mailsuite-mu, proses tanda tangan ini juga akan tercatat dalam aktivitas tracking untuk email yang dikirim beserta PDF yang di-tracking dan bisa ditandatangani tersebut.
Kamu bisa melihat status semua dokumen yang sudah kamu kirim untuk ditandatangani di halaman Documents pada dashboard Mailsuite-mu.
Memilih Antara Pengiriman Dokumen untuk Satu Penandatangan atau Beberapa Penandatangan
Saat menambahkan dokumen untuk ditandatangani, pengguna sekarang bisa memilih cara menerima dokumen yang sudah ditandatangani—baik satu per satu setiap kali seorang penandatangan menyelesaikan bagiannya, atau sebagai satu dokumen setelah semua orang menandatangani.
Dua Opsi Pengiriman:
1. Satu Dokumen dengan Semua Tanda Tangan (Mode Multi-Tanda Tangan - Setelan Default)
-
- Kamu akan menerima satu dokumen yang mencakup tanda tangan semua penerima.
- Dokumen ini hanya dikirim setelah semua orang menandatangani.
2. Satu Dokumen per Penandatangan (Mode Tanda Tangan Tunggal)
- Kamu akan menerima dokumen terpisah untuk setiap penerima, yang hanya berisi tanda tangan masing-masing.
- Setiap kali seseorang menandatangani, kamu akan langsung menerima dokumen yang sudah ditandatangani tersebut.
Secara default, semua penerima harus menandatangani sebelum dokumen dianggap sepenuhnya ditandatangani, dan pengirim permintaan akan menerima satu versi akhir yang berisi semua tanda tangan.
Jika kamu lebih suka menerima dokumen yang sudah ditandatangani satu per satu setiap kali seseorang menandatangani, cukup centang kotak saat mengupload dokumen untuk ditandatangani.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah lebih dari satu tanda tangan bisa ditambahkan ke dokumen PDF?
Ya, kamu bisa menambahkan beberapa tanda tangan ke dokumen PDF, di beberapa lokasi sekaligus.
Bisakah tanda tangan diubah?
Ya, penerima bisa mengedit tanda tangan dan/atau menambahkan tanda tangan baru sebelum mengirimkan kembali dokumen yang sudah ditandatangani ke pengirim. Tanda tangan tidak bisa diubah lagi setelah penandatangan menyelesaikan proses tanda tangan.
Bisakah PDF yang di-tracking ditandatangani di perangkat mobile?
Ya, PDF yang di-tracking bisa ditandatangani di perangkat mobile. Kamu bisa menggambar tanda tangan dengan jari.
Bagaimana cara menambahkan tanda tangan lain ke PDF setelah tanda tangan pertama?
Kamu perlu klik tanda tangan di pojok kiri bawah layar, lalu seret ke posisi yang kamu inginkan di dokumen PDF.
Berapa ukuran maksimum PDF yang bisa ditandatangani?
Ukuran PDF maksimal 10MB.
Apakah dokumen yang ditandatangani dengan Mailsuite mengikat secara hukum dan sah untuk penggunaan profesional atau legal?
Ya, dokumen yang ditandatangani dengan Mailsuite mengikat secara hukum dan sesuai dengan kerangka hukum utama seperti ESIGN Act di AS dan eIDAS Regulation di Uni Eropa, sehingga sah digunakan untuk keperluan profesional maupun legal. Mailsuite menggunakan proses tanda tangan tingkat lanjut yang mencakup tanda tangan visual (tanda tangan yang digambar tangan di PDF) dan tanda tangan digital yang diterbitkan oleh Mailsuite, yang memberikan validasi dan keaslian tambahan.
Tanda tangan digital ini memastikan keutuhan dokumen dan memverifikasi bahwa dokumen tidak diubah setelah ditandatangani. Untuk melihat tanda tangan digital ini dan detailnya, kamu bisa menggunakan alat seperti Adobe Acrobat Reader.
Saat memeriksa detail tanda tangan di Acrobat Reader, kolom berlabel "Field" pada Signature Panel sesuai dengan kode yang muncul di kolom "Private Document ID" pada audit trail yang dihasilkan oleh Mailsuite. ID ini membantu memverifikasi keaslian dokumen yang ditandatangani dengan mencocokkannya dengan pengenal unik pada log audit.
Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi Panduan Legal untuk eSignature kami atau hubungi tim support kami.