Tanda tangan elektronik semakin umum digunakan karena lebih cepat didapatkan dibandingkan tanda tangan tulisan tangan, lebih murah karena membutuhkan lebih sedikit sumber daya dan waktu, dan bisa mengikat secara hukum, sama seperti tanda tangan tulisan tangan. Bahkan, dalam beberapa kasus tanda tangan elektronik bisa lebih aman karena lebih sulit dipalsukan.
Di artikel ini, kamu akan mempelajari apa itu tanda tangan elektronik sebenarnya, syarat apa yang harus dipenuhi agar mengikat secara hukum, cara kerja tanda tangan elektronik Mailsuite, dan jenis dokumen apa saja yang bisa dan tidak bisa menggunakan tanda tangan elektronik.
Apa itu tanda tangan elektronik?
Menurut Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act dan Uniform Electronic Transactions Act (UETA) Amerika Serikat, tanda tangan elektronik adalah “suara, simbol, atau proses elektronik apa pun yang dilampirkan pada atau secara logis dikaitkan dengan sebuah catatan, dan dieksekusi atau diadopsi oleh seseorang dengan maksud untuk menandatangani catatan tersebut.”
Dengan kata lain, tanda tangan elektronik tersedia dalam berbagai bentuk, mulai dari mencentang kotak “Saya setuju” di sebuah situs web, menandatangani dengan jarimu di perangkat seluler, mengetikkan nomor PIN, hingga menggunakan solusi tanda tangan elektronik yang lebih andal seperti Mailsuite.
Syarat agar tanda tangan elektronik mengikat secara hukum
Syarat agar tanda tangan elektronik sah secara hukum berbeda-beda tergantung pada wilayah hukum dan terkadang industrinya. Dalam artikel ini, kita akan fokus pada Amerika Serikat, di mana ada empat syarat utama yang harus dipenuhi tanda tangan elektronik agar dianggap sah:
- Menunjukkan niat: Tanda tangan elektronik hanya sah jika setiap pihak memang berniat menandatangani dokumen yang bersangkutan.
- Menunjukkan persetujuan untuk bertransaksi secara elektronik: Setiap pihak harus setuju untuk menandatangani secara elektronik. Untuk interaksi antar bisnis, ada berbagai cara untuk mendapatkan persetujuan, tetapi cara tertulis selalu menjadi metode paling aman. Ada syarat yang lebih ketat untuk mendapatkan persetujuan dari konsumen individu, jadi pastikan kamu memeriksa regulasi lokal agar bisa melakukannya dengan benar.
- Mengaitkan tanda tangan dengan dokumen: Perangkat lunak atau alat yang digunakan pihak-pihak terkait untuk menandatangani dokumen secara elektronik harus membuat catatan yang menunjukkan bagaimana tanda tangan itu dibuat. Ini bisa berupa teks atau gambar yang ditambahkan ke dokumen sebagai bukti bahwa dokumen tersebut ditandatangani secara elektronik.
- Memungkinkan penyimpanan catatan: Semua pihak harus bisa menyimpan dan mereproduksi salinan catatan yang telah ditandatangani secara akurat.
Fitur tanda tangan elektronik Mailsuite memenuhi semua syarat ini, seperti yang akan kamu lihat di bagian berikutnya.
Cara kerja tanda tangan elektronik Mailsuite
Mailsuite membuat proses mengirim dokumen untuk ditandatangani dan menandatangani dokumen menjadi sangat mudah. Singkatnya, pengirim melampirkan dokumen yang perlu ditandatangani ke emailnya melalui Mailsuite, lalu mengirim email tersebut seperti biasa. Setelah itu, penerima menyetujui untuk menandatangani secara elektronik dengan mengklik tombol pada email yang diterimanya, kemudian mengikuti petunjuk untuk menandatangani dokumen tersebut.
Setelah penerima mengonfirmasi tanda tangannya, salinan dokumen yang sudah ditandatangani akan dikirim melalui email ke pengirim maupun penerima, dan riwayat audit lengkap pun tersedia. Kamu bisa melihat proses lengkap pengiriman dokumen untuk ditandatangani di panduan ini.
Kamu bisa menggunakan data riwayat audit tanda tangan Mailsuite untuk memverifikasi tanda tangan pada dokumenmu. Riwayat audit ini meliputi:
- Nama dan alamat email pengirim serta penerima
- ID dokumen pribadi dan kode validasi aman
- Status tanda tangan (nama dokumen, siapa yang menandatanganinya, dan kapan)
- Riwayat bukti (alamat IP, tanggal akses, perangkat yang digunakan, dan tindakan yang dilakukan)
Dengan Mailsuite, proses mengirim dokumen untuk ditandatangani dan menandatangani dokumen jadi mudah dan hanya butuh beberapa detik. Proses ini juga memenuhi semua syarat yang disebutkan di bagian sebelumnya.
Jenis dokumen apa saja yang bisa ditandatangani secara elektronik?
Tanda tangan elektronik bisa digunakan secara sah pada berbagai jenis dokumen bisnis di seluruh dunia. Namun, penting bagi kamu untuk selalu memastikan bahwa tanda tangan elektronik memang legal dalam situasi spesifikmu, terutama di negara tempat bisnismu beroperasi dan di industrimu. Berikut beberapa contoh dokumen yang umumnya bisa menggunakan tanda tangan elektronik:
- Ketenagakerjaan: Surat penawaran kerja, kontrak kerja, pembaruan kebijakan karyawan
- Perjanjian kerahasiaan (NDA)
- B2B: Permintaan proposal atau penawaran harga, kontrak penjualan, perjanjian layanan utama (MSA), pesanan pembelian, dan statement of work
- Properti dan real estat: Pengalihan kepemilikan properti, perjanjian sewa, dan dokumen hipotek
- Perbankan dan keuangan: Dokumen rekening bank, perjanjian pinjaman, pengajuan polis asuransi, dan klaim asuransi
Jenis dokumen apa saja yang TIDAK BISA ditandatangani secara elektronik?
Meskipun banyak dokumen bisnis sehari-hari bisa menggunakan tanda tangan elektronik, selalu ada pengecualian. Sekali lagi, pastikan kamu memeriksa jenis dokumen apa saja yang bisa ditandatangani secara elektronik secara sah dalam situasi spesifikmu. Berikut beberapa contoh dokumen yang tidak bisa ditandatangani secara elektronik di Amerika Serikat:
- Dokumen pengadilan: Undang-undang perceraian dan dokumen hukum keluarga, wasiat dan perwalian, perintah pengadilan, serta dokumen resmi pengadilan lainnya
- Pemberitahuan pembatalan dan gagal bayar: Pembatalan layanan utilitas, pemberitahuan gagal bayar, penyitaan, atau pengusiran dari tempat tinggal utama, penghentian polis asuransi kesehatan atau jiwa
- Kesehatan dan keselamatan: Pemberitahuan penarikan produk, lisensi, dan dokumen lain yang diperlukan untuk mengangkut bahan berbahaya
Pelajari lebih lanjut tentang tracking dokumen dan penandatanganan dokumen dengan Mailsuite:
- Cara menandatangani dokumen yang dikirim dengan Mailsuite
- Riwayat Audit Tanda Tangan Elektronik Mailsuite
- Analitik dokumen di Mailsuite
- Fitur berbagi PDF aman dari Mailsuite
SANGGAHAN: Konten yang disediakan di situs ini hanya untuk tujuan informasi umum. Konten ini tidak dimaksudkan sebagai nasihat hukum dan tidak boleh dianggap sebagai nasihat hukum. Hukum yang terkait dengan topik yang dibahas dapat berubah dengan cepat, dan Mailsuite tidak dapat memastikan bahwa informasi yang disajikan akurat atau selalu terkini. Jika kamu memiliki pertanyaan hukum spesifik terkait informasi apa pun di sini, sebaiknya kamu mencari panduan dari pengacara berlisensi di wilayah hukummu.
Terakhir diperbarui: 14 Januari 2025