Dzięki funkcji Fill & Sign w Mailsuite możesz wysłać dowolny plik PDF do podpisu prosto z Gmaila. Umowy, formularze, oferty: prześlij plik PDF, dodaj osoby podpisujące, a Mailsuite wyśle im e-mailem link do przejrzenia i podpisania dokumentu. Gdy wszyscy podpiszą, podpisany plik PDF wróci do Twojej skrzynki odbiorczej.
Jak wysłać plik PDF do podpisu
- W Gmailu kliknij strzałkę obok przycisku Utwórz i wybierz Fill & Sign Request.
- Wybierz, kto podpisze plik PDF, i kliknij Next:
- One single person: jedna osoba podpisująca.
- Multiple people: dwie lub więcej osób podpisujących.
- Only me signing: sam podpisujesz plik PDF i go pobierasz. Nic nie jest nikomu wysyłane.
- Jeśli wybierzesz opcję Multiple people, wskaż, w jakiej formie chcesz otrzymać podpisany dokument, i kliknij Next:
- Single Document with All Signatures: wszyscy podpisują ten sam plik PDF. Otrzymasz jeden dokument, gdy podpiszą go wszystkie osoby.
- Separate Copies Individually Signed: każda osoba podpisująca dostaje własną kopię, a Ty otrzymasz osobno podpisany dokument od każdej z nich.
- W sekcji PDF to sign kliknij Browse i wybierz swój plik PDF.
- W polu Add signers (Emails) wpisz adres e-mail każdej osoby podpisującej. Kilka adresów oddziel przecinkami.
- Opcjonalnie dodaj Custom message. Ta wiadomość pojawi się w e-mailu, który otrzymają osoby podpisujące.
- Kliknij Send Signature Request.
Mailsuite wysyła prośbę za Ciebie, więc nie musisz pisać żadnego e-maila. Zobaczysz potwierdzenie z linkiem do wszystkich Twoich próśb o podpis.
Wskazówka: Prośbę możesz też rozpocząć na stronie Fill & sign request w Twoim panelu Mailsuite, klikając PDF Signature Request. A jeśli dostaniesz w Gmailu załącznik PDF, kliknij Fill & Sign pod nim, aby samodzielnie go podpisać.
Jak odbiorca podpisuje plik PDF
Każda osoba podpisująca otrzymuje od Mailsuite e-mail z Twoją wiadomością i przyciskiem Review and Sign.
Po kliknięciu przycisku plik PDF otwiera się w przeglądarce. W panelu po prawej stronie można:
- Add signature: narysować podpis, wpisać go lub przesłać jego obraz. Po umieszczeniu podpis można przesunąć i zmienić jego rozmiar w dowolnym miejscu dokumentu.
- Add text: na przykład imię i nazwisko lub datę.
- Add check: aby zaznaczyć pola w dokumencie.
Na koniec osoba podpisująca klika Finish and Submit, a potem Yes, Send. Kopię podpisanego dokumentu otrzyma również e-mailem.
Co się dzieje po podpisaniu pliku PDF
Gdy wszyscy podpiszą dokument, otrzymasz e-mail: Document signed: [nazwa pliku]. Kliknij View Signed Document Details, aby otworzyć prośbę w swoim panelu.
E-mail zawiera dwa pliki PDF: podpisany dokument i dziennik audytu podpisu.
Śledzenie próśb o podpis
Wszystkie Twoje prośby znajdziesz na stronie Fill & sign request w Twoim panelu Mailsuite. Kolumna Status pokazuje, ile osób już podpisało (na przykład 0 of 1 signed), albo Completed.
Kliknij prośbę, aby zobaczyć szczegóły: kiedy została wysłana, status każdego odbiorcy, ile razy wyświetlił plik PDF i jak długo. Po zakończeniu możesz użyć opcji Download signed document i Download audit trail.
Najczęściej zadawane pytania
Czy do pliku PDF można dodać więcej niż jeden podpis?
Tak. Osoby podpisujące mogą dodać podpis w dowolnej liczbie miejsc. Wystarczy, że ponownie klikną Add signature i umieszczą podpis tam, gdzie chcą.
Czy podpis można zmienić?
Tak, osoba podpisująca może edytować swój podpis lub dodać nowy przed kliknięciem Finish and Submit. Potem podpisu nie można już zmienić.
Czy plik PDF można podpisać na urządzeniu mobilnym?
Tak. Osoby podpisujące mogą otworzyć link na telefonie i narysować podpis palcem. Na komputerze mogą też kliknąć Draw from mobile, aby narysować podpis na telefonie.
Jaki jest maksymalny rozmiar pliku PDF do podpisania?
Pliki PDF mogą mieć maksymalnie 10 MB.
Czy dokumenty podpisane w Mailsuite są prawnie wiążące?
Tak. Dokumenty podpisane w Mailsuite są prawnie wiążące i zgodne z najważniejszymi ramami prawnymi, takimi jak ESIGN Act w USA i rozporządzenie eIDAS w UE, więc są ważne w zastosowaniach zawodowych i prawnych. Mailsuite korzysta z zaawansowanego procesu podpisu, który łączy podpis wizualny (narysowany na pliku PDF) z podpisem cyfrowym wystawionym przez Mailsuite. Zapewnia to dodatkową weryfikację i autentyczność.
Podpis cyfrowy gwarantuje integralność dokumentu i pokazuje, że nie został on zmieniony po podpisaniu. Możesz go wyświetlić wraz ze szczegółami w narzędziach takich jak Adobe Acrobat Reader.
W panelu podpisów w Acrobat Reader pole oznaczone jako Field odpowiada wartości Private Document ID w dzienniku audytu wygenerowanym przez Mailsuite. Dzięki temu identyfikatorowi możesz sprawdzić autentyczność podpisanego dokumentu, porównując go z dziennikiem audytu.
Więcej informacji znajdziesz w artykule Czy podpisy elektroniczne Mailsuite są prawnie wiążące? Możesz też skontaktować się z naszym zespołem pomocy.