Podpisy elektroniczne stają się coraz bardziej powszechne, ponieważ uzyskuje się je szybciej niż podpisy odręczne, są tańsze, bo wymagają mniej zasobów i czasu, i mogą być prawnie wiążące — tak samo jak podpisy odręczne. W niektórych przypadkach mogą być nawet bezpieczniejsze, bo są mniej podatne na sfałszowanie.
W tym artykule dowiesz się, czym dokładnie są podpisy elektroniczne, jakie wymagania muszą spełniać, aby były prawnie wiążące, jak działają podpisy elektroniczne w Mailsuite oraz jakie rodzaje dokumentów mogą, a jakie nie mogą być podpisywane elektronicznie.
Czym są podpisy elektroniczne?
Zgodnie z amerykańską ustawą Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act oraz Uniform Electronic Transactions Act (UETA), podpis elektroniczny to „dowolny dźwięk, symbol lub proces elektroniczny dołączony do dokumentu lub logicznie z nim powiązany, wykonany lub przyjęty przez osobę z zamiarem podpisania tego dokumentu”.
Innymi słowy, podpisy elektroniczne mogą przyjmować wiele różnych form — od zaznaczenia pola „Zgadzam się” na stronie internetowej czy podpisania się palcem na urządzeniu mobilnym, po wpisanie kodu PIN lub skorzystanie z bardziej zaawansowanego rozwiązania do podpisu elektronicznego, takiego jak Mailsuite.
Wymagania, jakie muszą spełniać podpisy elektroniczne, aby były prawnie wiążące
Wymagania dotyczące ważności prawnej podpisów elektronicznych różnią się w zależności od jurysdykcji, a czasem także branży. W tym artykule skupimy się na Stanach Zjednoczonych, gdzie podpisy elektroniczne muszą spełniać cztery główne wymagania, aby zostały uznane za ważne:
- Wykazuje intencję: podpisy elektroniczne są ważne tylko wtedy, gdy każda ze stron miała zamiar podpisać dany dokument.
- Wyraża zgodę na prowadzenie działalności drogą elektroniczną: każda ze stron musi zgodzić się na podpisanie dokumentu elektronicznie. W relacjach między firmami zgodę można uzyskać na wiele sposobów, ale najbezpieczniejszą metodą jest zawsze forma pisemna. W przypadku indywidualnych konsumentów obowiązują bardziej rygorystyczne wymagania dotyczące uzyskiwania zgody, dlatego warto sprawdzić lokalne przepisy, aby zrobić to prawidłowo.
- Wiąże podpis z dokumentem: oprogramowanie lub narzędzie używane przez strony do elektronicznego podpisania dokumentu musi tworzyć zapis pokazujący, w jaki sposób powstał podpis. Może to być tekst lub obraz dodany do dokumentu, który potwierdza, że został on podpisany elektronicznie.
- Umożliwia przechowywanie zapisu: wszystkie strony muszą mieć możliwość zachowania i dokładnego odtworzenia kopii podpisanego dokumentu.
Funkcja podpisu elektronicznego w Mailsuite spełnia te wymagania, co zobaczysz w kolejnej sekcji.
Jak działają podpisy elektroniczne w Mailsuite
Mailsuite sprawia, że wysyłanie dokumentów do podpisu i samo podpisywanie dokumentów jest bardzo proste. W skrócie: nadawca dołącza do e-maila dokument do podpisu za pomocą Mailsuite, a następnie wysyła wiadomość tak jak zwykle. Odbiorca wyraża zgodę na podpisanie dokumentu elektronicznie, klikając przycisk w otrzymanej wiadomości, i postępuje zgodnie z instrukcjami, aby podpisać dokument.
Gdy odbiorca potwierdzi swój podpis, kopia podpisanego dokumentu zostaje wysłana e-mailem zarówno do nadawcy, jak i do odbiorcy, a pełna historia audytu jest dostępna od ręki. Cały proces wysyłania dokumentów do podpisu możesz zobaczyć w tym przewodniku.
Dane historii audytu podpisu Mailsuite pozwalają zweryfikować podpis na dokumencie. Historia audytu zawiera:
- Imiona i nazwiska oraz adresy e-mail nadawcy i odbiorcy
- Prywatny identyfikator dokumentu i bezpieczny kod weryfikacyjny
- Status podpisu (nazwa dokumentu, kto go podpisał i kiedy)
- Historię dowodową (adresy IP, datę dostępu, użyte urządzenie i wykonane działanie)
Dzięki Mailsuite wysyłanie dokumentu do podpisu i samo podpisywanie zajmuje kilka sekund i jest bardzo proste. Spełnia też wszystkie wymagania wymienione w poprzedniej sekcji.
Jakie rodzaje dokumentów można podpisać elektronicznie?
Podpisy elektroniczne można legalnie stosować w przypadku wielu różnych dokumentów biznesowych na całym świecie. Zawsze jednak warto upewnić się, że podpisy elektroniczne są legalne w Twojej konkretnej sytuacji — zwłaszcza w kraju, w którym prowadzisz działalność, i w Twojej branży. Oto kilka przykładów dokumentów, w przypadku których podpisy elektroniczne są zazwyczaj akceptowane:
- Zatrudnienie: listy ofertowe, umowy o pracę, aktualizacje regulaminów pracowniczych
- Umowy o zachowaniu poufności (NDA)
- B2B: zapytania ofertowe, umowy sprzedaży, umowy ramowe o świadczenie usług (MSA), zamówienia zakupu i opisy zakresu prac
- Nieruchomości i inny majątek: przeniesienie własności nieruchomości, umowy najmu i dokumenty hipoteczne
- Bankowość i finanse: dokumenty dotyczące kont bankowych, umowy kredytowe, wnioski o polisy ubezpieczeniowe oraz roszczenia ubezpieczeniowe
Jakie rodzaje dokumentów NIE mogą być podpisywane elektronicznie?
Choć wiele codziennych dokumentów biznesowych można podpisywać elektronicznie, zawsze zdarzają się wyjątki. Ponownie: sprawdź, jakie rodzaje dokumentów można legalnie podpisywać elektronicznie w Twojej konkretnej sytuacji. Oto przykłady dokumentów, których nie można podpisać elektronicznie w Stanach Zjednoczonych:
- Dokumenty sądowe: akty rozwodowe i dokumenty z zakresu prawa rodzinnego, testamenty i fundusze powiernicze, nakazy sądowe oraz inne oficjalne dokumenty sądowe
- Zawiadomienia o rozwiązaniu umowy i niewykonaniu zobowiązań: rozwiązanie umów na media, zawiadomienia o niewykonaniu zobowiązań, przejęciu nieruchomości lub eksmisji z głównego miejsca zamieszkania, rozwiązanie polis ubezpieczenia zdrowotnego lub na życie
- Zdrowie i bezpieczeństwo: zawiadomienia o wycofaniu produktów z rynku, licencje i inne dokumenty wymagane do transportu materiałów niebezpiecznych
Dowiedz się więcej o trackingu i podpisywaniu dokumentów w Mailsuite:
- Jak podpisać dokument wysłany za pomocą Mailsuite
- Historia audytu podpisu elektronicznego w Mailsuite
- Analityka dokumentów w Mailsuite
- Funkcje bezpiecznego udostępniania PDF w Mailsuite
ZASTRZEŻENIE: Treści zamieszczone na tej stronie mają charakter wyłącznie informacyjny. Nie stanowią porady prawnej i nie powinny być traktowane jako porada prawna. Przepisy dotyczące omawianych tematów mogą się szybko zmieniać, a Mailsuite nie może zagwarantować, że przedstawione informacje są dokładne lub aktualne. Jeśli masz konkretne pytania prawne dotyczące jakichkolwiek informacji zawartych w tym artykule, zalecamy skonsultowanie się z licencjonowanym prawnikiem w Twojej jurysdykcji.
Ostatnia aktualizacja: 14 stycznia 2025