Uneori, un raport de tracking poate arăta că un link din emailul tău a fost „accesat” aproape imediat după trimitere, că toți destinatarii au dat clic pe un link exact în momentul în care au deschis emailul sau că un email apare ca deschis și cu clic, deși destinatarul a răspuns cu un mesaj de tip out-of-office sau cu un răspuns automat. La fel, poți vedea mai multe deschideri înregistrate pentru un singur email, chiar dacă destinatarul l-a văzut o singură dată. De obicei nu este o defecțiune a serviciului de tracking, ci o limitare cunoscută, comună întregii industrii de email tracking.
Mailtrack înregistrează deschiderile cu un pixel de tracking minuscul și invizibil, adăugat mesajului tău: când clientul de email al destinatarului descarcă acest pixel, se înregistrează o deschidere. Cu linkurile se întâmplă ceva asemănător: sunt urmărite astfel încât, atunci când sunt accesate, să se înregistreze un clic. Totuși, în unele cazuri aceste evenimente nu sunt declanșate de destinatar, ci automat, de clientul lui de email sau de software-ul de securitate:
- Unele servicii de email, firewalluri sau antivirusuri scanează automat emailurile primite: dau „clic” pe linkuri sau descarcă imaginile pentru a detecta phishing sau viruși înainte ca mesajul să ajungă în inbox.
- Unele aplicații de email (precum Superhuman) sau sisteme CRM pot preîncărca automat conținutul emailului, inclusiv imaginile și linkurile, imediat ce ajunge mesajul, chiar dacă nimeni nu l-a deschis sau citit încă. Asta poate genera și mai multe deschideri în istoricul tău de tracking.
- Dacă destinatarul folosește un panou de previzualizare, emailul și imaginile lui pot fi descărcate și afișate automat, ceea ce poate înregistra mai multe deschideri fără ca destinatarul să redeschidă mesajul.
- Unele aplicații de email pentru mobil preîncarcă sau salvează în cache conținutul emailurilor în timpul sincronizării, ceea ce poate declanșa și el evenimente de deschidere.
Tot de aceea poți vedea un email marcat ca deschis și cu clic exact când un destinatar trimite un răspuns de tip out-of-office: sistemul lui a procesat mesajul automat, fără ca cineva să-l citească.
Acest tip de activitate automată nu apare la toți destinatarii și nici la toate emailurile. Dacă observi că se întâmplă constant la toate deschiderile și linkurile tale, ține cont că poate fi cauzat de o astfel de scanare de securitate sau de preîncărcare automată, și nu de activitatea reală a destinatarului.