Cu Fill & Sign de la Mailsuite poți trimite orice PDF spre semnare direct din Gmail. Contracte, formulare, oferte: încarci PDF-ul, adaugi semnatarii, iar Mailsuite le trimite pe email un link ca să îl verifice și să îl semneze. Când toți au semnat, primești PDF-ul semnat înapoi în inbox.
Cum trimiți un PDF spre semnare
- În Gmail, dă clic pe săgeata de lângă butonul Scrieți și alege Fill & Sign Request.
- Alege cine va semna PDF-ul și dă clic pe Next:
- One single person: un singur semnatar.
- Multiple people: doi sau mai mulți semnatari.
- Only me signing: semnezi tu PDF-ul și îl descarci. Nu se trimite nimic nimănui.
- Dacă ai ales Multiple people, alege cum vrei să primești documentul semnat și dă clic pe Next:
- Single Document with All Signatures: toți semnează același PDF. Primești un singur document după ce au semnat toți semnatarii.
- Separate Copies Individually Signed: fiecare semnatar primește propria copie, iar tu primești câte un document semnat separat de la fiecare.
- La PDF to sign, dă clic pe Browse și selectează PDF-ul tău.
- La Add signers (Emails), scrie adresa de email a fiecărui semnatar. Separă mai multe adrese prin virgulă.
- Dacă vrei, adaugă un Custom message. Mesajul va apărea în emailul pe care îl primesc semnatarii.
- Dă clic pe Send Signature Request.
Mailsuite trimite cererea în locul tău, așa că nu trebuie să scrii niciun email. Vei vedea o confirmare cu un link către toate cererile tale de semnătură.
Sfat: Poți începe o cerere și din pagina Fill & sign request din panoul tău Mailsuite, dând clic pe PDF Signature Request. Iar dacă primești un PDF atașat în Gmail, dă clic pe Fill & Sign sub el ca să îl semnezi tu.
Cum semnează destinatarul PDF-ul
Fiecare semnatar primește de la Mailsuite un email cu mesajul tău și un buton Review and Sign.
Când dă clic pe el, PDF-ul se deschide în browser. Din panoul din dreapta poate:
- Add signature: să deseneze semnătura, să o scrie sau să încarce o imagine cu ea. După ce e plasată, semnătura poate fi mutată și redimensionată oriunde în document.
- Add text: de exemplu, numele sau data.
- Add check: ca să bifeze căsuțe din document.
Când termină, dă clic pe Finish and Submit, apoi pe Yes, Send. Va primi și o copie a documentului semnat pe email.
Ce se întâmplă după ce PDF-ul e semnat
După ce au semnat toți, vei primi un email: Document signed: [numele fișierului]. Dă clic pe View Signed Document Details ca să deschizi cererea în panoul tău.
Emailul conține două PDF-uri: documentul semnat și jurnalul de audit al semnăturii.
Urmărește cererile tale de semnătură
Toate cererile tale se află în pagina Fill & sign request din panoul tău Mailsuite. Coloana Status arată câți semnatari au semnat (de exemplu, 0 of 1 signed) sau Completed.
Dă clic pe o cerere ca să vezi detaliile: când a fost trimisă, starea fiecărui destinatar, de câte ori a văzut PDF-ul și cât timp. După ce e finalizată, poți folosi Download signed document și Download audit trail.
Întrebări frecvente
Se poate adăuga mai mult de o semnătură pe PDF?
Da. Semnatarii își pot adăuga semnătura în câte locuri e nevoie. Trebuie doar să dea din nou clic pe Add signature și să o plaseze unde vor.
Se poate schimba semnătura?
Da, semnatarul își poate edita semnătura sau poate adăuga una nouă înainte să dea clic pe Finish and Submit. După aceea, semnătura nu mai poate fi schimbată.
Se poate semna un PDF de pe un dispozitiv mobil?
Da. Semnatarii pot deschide linkul pe telefon și își pot desena semnătura cu degetul. Pe calculator, pot da clic și pe Draw from mobile ca să o deseneze pe telefon.
Care este dimensiunea maximă a unui PDF care poate fi semnat?
PDF-urile pot avea maximum 10 MB.
Documentele semnate cu Mailsuite au valoare juridică?
Da. Documentele semnate cu Mailsuite au valoare juridică și respectă principalele cadre legale, precum ESIGN Act în SUA și Regulamentul eIDAS în UE, deci sunt valabile pentru uz profesional și juridic. Mailsuite folosește un proces de semnare avansată care combină o semnătură vizuală (cea desenată pe PDF) cu o semnătură digitală emisă de Mailsuite, care adaugă validare și autenticitate.
Semnătura digitală garantează integritatea documentului și arată că acesta nu a fost modificat după semnare. O poți vedea, împreună cu detaliile ei, cu instrumente precum Adobe Acrobat Reader.
În panoul de semnături din Acrobat Reader, câmpul cu eticheta Field corespunde cu Private Document ID din jurnalul de audit generat de Mailsuite. Cu acest ID poți verifica dacă documentul semnat este autentic, comparându-l cu jurnalul de audit.
Pentru mai multe informații, citește Semnăturile electronice Mailsuite au valoare legală? sau contactează echipa noastră de suport.