Semnăturile electronice devin tot mai comune pentru că sunt mai rapid de obținut decât semnăturile olografe, mai ieftine pentru că necesită mai puține resurse și timp și pot avea valoare legală, la fel ca semnăturile olografe. De fapt, în unele cazuri pot fi mai sigure, pentru că sunt mai puțin susceptibile la fals.
În acest articol vei afla exact ce sunt semnăturile electronice, ce cerințe trebuie să îndeplinească pentru a avea valoare legală, cum funcționează semnăturile electronice Mailsuite și ce tipuri de documente pot și nu pot folosi semnături electronice.
Ce sunt semnăturile electronice?
Conform Legii privind semnăturile electronice în comerțul global și național (ESIGN Act) din Statele Unite și Legii uniforme privind tranzacțiile electronice (UETA), semnăturile electronice reprezintă „orice sunet, simbol sau proces electronic atașat sau asociat logic unui document și executat sau adoptat de o persoană cu intenția de a semna documentul respectiv”.
Cu alte cuvinte, semnăturile electronice pot avea multe forme diferite, de la bifarea unei căsuțe „Sunt de acord” pe un site web sau semnarea cu degetul pe un dispozitiv mobil, până la introducerea unui cod PIN sau folosirea unei soluții de semnătură electronică mai robuste, precum Mailsuite.
Cerințele pentru ca semnăturile electronice să aibă valoare legală
Cerințele pentru ca semnăturile electronice să fie valabile din punct de vedere legal variază în funcție de jurisdicție și, uneori, de domeniul de activitate. În acest articol ne vom concentra pe Statele Unite, unde există patru cerințe principale pe care semnăturile electronice trebuie să le îndeplinească pentru a fi considerate valide:
- Demonstrează intenția: Semnăturile electronice sunt valide doar dacă fiecare parte a avut intenția de a semna documentul respectiv.
- Arată consimțământul de a desfășura afaceri pe cale electronică: Fiecare parte trebuie să fie de acord să semneze electronic. Pentru interacțiunile dintre companii, există mai multe modalități de a obține acest consimțământ, dar cea mai sigură metodă este întotdeauna în scris. Există cerințe mai stricte pentru obținerea consimțământului de la consumatori individuali, așa că asigură-te că verifici reglementările locale pentru a proceda corect.
- Asociază semnătura cu un document: Software-ul sau instrumentul folosit de părți pentru a semna electronic un document trebuie să creeze o înregistrare care să arate cum a fost creată semnătura. Aceasta poate fi un text sau o imagine adăugată la document, care dovedește că a fost semnat electronic.
- Permite păstrarea înregistrărilor: Toate părțile trebuie să poată păstra și reproduce cu exactitate o copie a documentului semnat.
Funcția de semnătură electronică Mailsuite îndeplinește aceste cerințe, așa cum vei vedea în secțiunea următoare.
Cum funcționează semnăturile electronice Mailsuite
Mailsuite simplifică procesul de trimitere a documentelor pentru semnare și de semnare a acestora. Practic, expeditorul atașează un document pentru semnare la e-mailul său prin Mailsuite, apoi trimite e-mailul ca de obicei. Destinatarul își dă consimțământul pentru a semna electronic apăsând un buton din e-mailul primit și urmează instrucțiunile pentru a semna documentul.
După ce destinatarul își confirmă semnătura, o copie a documentului semnat este trimisă prin e-mail atât expeditorului, cât și destinatarului, iar un istoric complet de audit este disponibil. Poți vedea întregul proces de trimitere a documentelor pentru semnare în acest ghid.
Poți folosi datele din istoricul de audit al semnăturii Mailsuite pentru a verifica semnătura de pe documentul tău. Istoricul de audit include:
- Numele și adresele de e-mail ale expeditorului și destinatarului
- Un ID privat al documentului și un cod de validare securizat
- Statutul semnăturii (numele documentului, cine l-a semnat și când)
- Istoricul dovezilor (adrese IP, data accesării, dispozitivul folosit și acțiunea realizată)
Cu Mailsuite, procesul de trimitere a unui document pentru semnare și de semnare a acestuia este simplu și durează câteva secunde. De asemenea, îndeplinește toate cerințele enumerate în secțiunea anterioară.
Ce tipuri de documente pot fi semnate electronic?
Semnăturile electronice pot fi folosite legal pe o mare varietate de documente de afaceri, la nivel mondial. Totuși, este important să te asiguri mereu că semnăturile electronice sunt legale în situația ta specifică, mai ales în țara în care îți desfășori afacerea și în domeniul tău de activitate. Iată câteva exemple de documente pentru care semnăturile electronice sunt, în general, acceptate:
- Angajare: scrisori de ofertă de muncă, contracte de muncă, actualizări ale politicilor pentru angajați
- Acorduri de confidențialitate (NDA)
- B2B: cereri de oferte sau cotații, contracte de vânzare, acorduri-cadru de servicii (MSA), ordine de achiziție și documente de descriere a lucrărilor
- Imobiliare și alte proprietăți: transferuri de proprietate, contracte de închiriere și documente de credit ipotecar
- Bancar și financiar: documente pentru conturi bancare, contracte de împrumut, cereri de polițe de asigurare și cereri de despăgubire
Ce tipuri de documente NU pot fi semnate electronic?
Deși multe documente de afaceri folosite zilnic pot fi semnate electronic, există întotdeauna excepții. Din nou, asigură-te că verifici care tipuri de documente pot fi semnate electronic legal în situația ta specifică. Iată câteva exemple de documente care nu pot fi semnate electronic în Statele Unite:
- Documente judiciare: acte de divorț și documente de drept al familiei, testamente și fiducii, ordine judecătorești și alte documente oficiale ale instanței
- Notificări de anulare și neplată: anularea serviciilor de utilități, notificări de neplată, executare silită sau evacuare din locuința principală, încetarea polițelor de asigurare de sănătate sau de viață
- Sănătate și siguranță: notificări de retragere a produselor, licențe și alte documente necesare pentru transportul materialelor periculoase
Află mai multe despre tracking-ul și semnarea documentelor cu Mailsuite:
- Cum să semnezi un document trimis cu Mailsuite
- Istoricul de audit al semnăturii electronice Mailsuite
- Analiza documentelor în Mailsuite
- Funcțiile de partajare securizată a PDF-urilor din Mailsuite
MENȚIUNE: Conținutul oferit pe acest site are doar scop informativ general. Nu reprezintă consultanță juridică și nu trebuie considerat ca fiind consultanță juridică. Legile legate de temele discutate se pot schimba rapid, iar Mailsuite nu poate garanta că informațiile prezentate sunt corecte sau actualizate. Dacă ai întrebări juridice specifice legate de informațiile de aici, îți recomandăm să ceri sfatul unui avocat autorizat din jurisdicția ta.
Ultima actualizare: 14 ianuarie 2025