În plus față de trimiterea de emailuri cu tracking prin Mailsuite, poți trimite și documente pentru semnare. Fie că este vorba despre un formular, un contract sau alt tip de document, poți transforma cu ușurință orice PDF într-un document care poate fi semnat, direct din inboxul tău Gmail. Procesul este simplu și rapid, atât pentru tine, cât și pentru destinatar.
Cum să inserezi un document PDF cu tracking pentru semnare
Există două moduri de a trimite un document pentru semnare și le poți face pe amândouă direct din inbox.
Folosind butonul de redactare
1. În inboxul tău Gmail, fă clic pe săgeata de lângă butonul de redactare.
2. Apoi fă clic pe Document PDF pentru semnare
3. În fereastra pop-up, fă clic pe Încarcă PDF pentru semnare
4. Alege documentul și fă clic pe Deschide
5. Se va deschide o fereastră pentru a redacta un email, în care se inserează linkul de semnare a documentului. Scrie emailul ca de obicei, iar când ai terminat, fă clic pe Trimite.
În fereastra de redactare
1. În Gmail, fă clic pe Redactare pentru a crea un email nou.
2. Fă clic pe iconița Setări Mailsuite și apoi pe Document pentru semnare.
3. Fă clic pe Încarcă PDF pentru semnare și caută în fereastra pop-up documentul PDF pe care vrei să îl semneze cineva. După ce l-ai selectat, fă clic pe Deschide.
4. Se va adăuga apoi un buton în ciorna emailului care spune Fă clic aici pentru a semna documentul. Astfel, destinatarul va putea accesa și semna documentul.
Cum poate fi semnat PDF-ul?
Când destinatarul deschide PDF-ul cu tracking, va vedea în partea de jos a ecranului opțiunea de a semna documentul.
Dacă face clic pe Adaugă semnătura, se va deschide o fereastră în care își poate desena semnătura și o poate adăuga la document.
După ce documentul PDF a fost semnat, destinatarul îl poate trimite automat înapoi făcând clic pe Da, trimite.
Destinatarul va primi, de asemenea, o copie a documentului PDF semnat.
Ce se întâmplă când PDF-ul cu tracking și semnabil este trimis înapoi?
Când cineva îți trimite un PDF semnat, vei primi o alertă prin email cu un link către PDF-ul semnat. Poți face clic pe Vezi PDF-ul semnat pentru a vedea documentul semnat sau pe Vezi istoricul complet de tracking al emailului pentru a vedea datele de tracking asociate cu acel email, inclusiv momentul în care PDF-ul a fost semnat.
În dashboardul tău Mailsuite, semnarea va fi înregistrată și în activitatea de tracking a emailului trimis cu PDF-ul semnabil cu tracking.
Poți vedea statusul tuturor documentelor trimise pentru semnare pe pagina Documente din dashboardul tău Mailsuite.
Cum alegi între livrarea documentului cu un singur semnatar sau cu mai mulți semnatari
Când adaugi un document pentru semnare, poți alege acum modul în care vrei să primești documentele semnate — individual, pe măsură ce fiecare semnatar își completează partea, sau ca un singur document, după ce toată lumea a semnat.
Două opțiuni de livrare:
1. Un singur document cu toate semnăturile (modul cu mai multe semnături - setare implicită)
-
- Vei primi un singur document care include semnăturile tuturor destinatarilor.
- Acest document este trimis doar după ce toată lumea a semnat.
2. Un document pentru fiecare semnatar (modul cu o singură semnătură)
- Vei primi un document separat pentru fiecare destinatar, care conține doar semnătura individuală a acestuia.
- Pe măsură ce fiecare persoană semnează, vei primi imediat documentul semnat de aceasta.
În mod implicit, toți destinatarii trebuie să semneze pentru ca documentul să fie considerat complet semnat, iar solicitantul va primi o singură versiune finală cu toate semnăturile.
Dacă preferi să primești documentele semnate individual, pe măsură ce fiecare persoană semnează, bifează caseta atunci când încarci documentul pentru semnare.
Întrebări frecvente
Se pot adăuga mai multe semnături la documentul PDF?
Da, se pot adăuga mai multe semnături la documentul PDF, în mai multe locuri.
Poate fi modificată semnătura?
Da, destinatarul poate edita semnătura și/sau poate adăuga o semnătură nouă înainte de a trimite documentul semnat înapoi expeditorului. Semnătura nu mai poate fi modificată după ce semnatarul a finalizat procesul de semnare.
Poate fi semnat un PDF cu tracking de pe un dispozitiv mobil?
Da, PDF-urile cu tracking pot fi semnate de pe un dispozitiv mobil. Poți desena semnătura cu degetul.
Cum pot fi adăugate mai multe semnături în PDF, după prima?
Trebuie să faci clic pe semnătura din colțul din stânga jos al ecranului și să o tragi în locul din documentul PDF unde vrei să o plasezi.
Care este dimensiunea maximă a unui PDF care poate fi semnat?
PDF-urile pot avea maximum 10 MB.
Documentele semnate cu Mailsuite au valoare juridică și sunt valabile pentru uz profesional sau legal?
Da, documentele semnate cu Mailsuite au valoare juridică și respectă principalele cadre legale, precum ESIGN Act din SUA și Regulamentul eIDAS din UE, fiind astfel valabile atât pentru uz profesional, cât și legal. Mailsuite folosește un flux avansat de semnare care include atât o semnătură vizuală (o semnătură desenată de mână pe PDF), cât și o semnătură digitală emisă de Mailsuite, care oferă validare și autenticitate suplimentară.
Semnătura digitală garantează integritatea documentului și confirmă că acesta nu a fost modificat după semnare. Pentru a vedea această semnătură digitală și detaliile ei, poți folosi instrumente precum Adobe Acrobat Reader.
Când examinezi detaliile semnăturii în Acrobat Reader, câmpul denumit „Field” din panoul de semnătură corespunde codului afișat în câmpul „Private Document ID” din raportul de audit generat de Mailsuite. Acest ID ajută la verificarea autenticității documentului semnat, prin corelarea cu identificatorul unic din registrul de audit.
Pentru mai multe informații, vizitează Ghidul juridic pentru semnătura electronică sau contactează echipa noastră de suport.