Помимо отправки писем с трекингом в Mailsuite, вы также можете отправлять документы на подпись. Будь то форма, договор или любой другой тип документа, вы можете легко превратить любой PDF в документ для подписи прямо в почтовом ящике Gmail. Процесс простой и быстрый как для вас, так и для получателя.
Как добавить в письмо PDF-документ с трекингом для подписи
Есть два способа отправить документ на подпись, и оба доступны прямо в почтовом ящике.
С помощью кнопки «Написать»
1. В почтовом ящике Gmail нажмите на стрелку рядом с кнопкой «Написать».
2. Затем нажмите PDF-документ для подписи
3. Во всплывающем окне нажмите Загрузить PDF для подписи
4. Выберите документ и нажмите Открыть
5. Откроется окно для написания письма, в которое уже вставлена ссылка на подпись документа. Напишите письмо как обычно и нажмите Отправить.
В окне создания письма
1. В Gmail нажмите Написать, чтобы создать новое письмо.
2. Нажмите на значок настроек Mailsuite, а затем нажмите Документ для подписи.
3. Нажмите Загрузить PDF для подписи и найдите во всплывающем окне PDF-файл, который хотите отправить на подпись. Выбрав его, нажмите Открыть.
4. После этого в черновик письма добавится кнопка Нажмите здесь, чтобы подписать документ. Она позволит получателю открыть документ и подписать его.
Как подписать PDF?
Когда получатель откроет PDF с трекингом, внизу экрана он увидит возможность подписать документ.
Если он нажмёт Добавить подпись, откроется окно, в котором можно нарисовать подпись и добавить её в документ.
После подписания PDF-документа получатель может автоматически отправить его обратно, нажав Да, отправить.
Получатель также получит копию подписанного PDF-документа.
Что происходит, когда подписанный PDF с трекингом отправляется обратно?
Когда кто-то отправляет вам подписанный PDF, вы получите уведомление по email со ссылкой на подписанный документ. Нажмите Посмотреть подписанный PDF, чтобы открыть документ, или Посмотреть полную историю трекинга письма, чтобы увидеть данные трекинга по этому письму, включая момент подписания PDF.
В панели управления Mailsuite факт подписания также будет отражён в активности трекинга письма, с которым был отправлен PDF для подписи.
Статус всех отправленных на подпись документов можно посмотреть на странице «Документы» в панели управления Mailsuite.
Выбор между доставкой документа для одного или нескольких подписантов
При добавлении документа для подписи теперь можно выбрать, как получать подписанные документы: по отдельности — по мере того, как каждый подписант завершает свою часть, — или единым документом после того, как подпишут все.
Два варианта доставки:
1. Один документ со всеми подписями (режим множественной подписи — по умолчанию)
-
- Вы получите один документ со всеми подписями получателей.
- Этот документ отправляется только после того, как подпишут все.
2. Отдельный документ для каждого подписанта (режим одиночной подписи)
- Вы получите отдельный документ для каждого получателя, содержащий только его подпись.
- Как только человек подпишет документ, вы сразу получите его подписанную копию.
По умолчанию документ считается полностью подписанным только после того, как его подпишут все получатели, и отправитель запроса получает единую финальную версию со всеми подписями.
Если вы хотите получать отдельные подписанные документы по мере подписания каждым получателем, просто отметьте флажок при загрузке документа для подписи.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли добавить в PDF-документ больше одной подписи?
Да, в PDF-документ можно добавить несколько подписей и разместить их в разных местах.
Можно ли изменить подпись?
Да, получатель может отредактировать подпись и/или добавить новую подпись, прежде чем отправить подписанный документ обратно отправителю. После завершения процесса подписания изменить подпись уже нельзя.
Можно ли подписать PDF с трекингом на мобильном устройстве?
Да, PDF-файлы с трекингом можно подписывать на мобильных устройствах. Подпись можно нарисовать пальцем.
Как добавить в PDF ещё подписи после первой?
Нужно нажать на подпись в левом нижнем углу экрана и перетащить её в нужное место в PDF-документе.
Какой максимальный размер PDF-файла можно подписать?
Максимальный размер PDF-файла — 10 МБ.
Имеют ли документы, подписанные через Mailsuite, юридическую силу и годятся ли они для профессионального или юридического использования?
Да, документы, подписанные через Mailsuite, имеют юридическую силу и соответствуют основным правовым нормам, таким как закон ESIGN в США и регламент eIDAS в ЕС, что делает их пригодными как для профессионального, так и для юридического использования. Mailsuite использует продвинутый процесс подписания, который включает как визуальную подпись (подпись, нарисованную от руки на PDF), так и цифровую подпись, выдаваемую Mailsuite, которая обеспечивает дополнительную проверку и подтверждение подлинности.
Цифровая подпись гарантирует целостность документа и подтверждает, что после подписания в него не вносились изменения. Чтобы посмотреть эту цифровую подпись и её детали, можно использовать такие инструменты, как Adobe Acrobat Reader.
При просмотре сведений о подписи в Acrobat Reader поле с надписью «Field» на панели подписи соответствует коду, указанному в поле «Private Document ID» в журнале аудита, который формирует Mailsuite. Этот идентификатор помогает подтвердить подлинность подписанного документа, сопоставив его с уникальным идентификатором в журнале аудита.
Подробнее читайте в нашем юридическом руководстве по электронной подписи или обратитесь в нашу службу поддержки.