Электронные подписи становятся всё более распространёнными: их проще получить, чем подпись от руки, они дешевле, поскольку требуют меньше ресурсов и времени, и при этом обладают такой же юридической силой, как и подпись от руки. Более того, в некоторых случаях они даже надёжнее, поскольку их сложнее подделать.
В этой статье вы узнаете, что такое электронные подписи, каким требованиям они должны соответствовать, чтобы иметь юридическую силу, как работают электронные подписи в Mailsuite, а также какие документы можно и нельзя подписывать электронно.
Что такое электронные подписи?
Согласно американскому закону об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (ESIGN Act) и Единому закону об электронных сделках (UETA), электронная подпись — это «любой электронный звук, символ или процесс, прикреплённый к документу или логически связанный с ним и выполненный или принятый лицом с намерением подписать этот документ».
Другими словами, электронная подпись может принимать множество форм: от галочки «Я согласен» на сайте или подписи пальцем на экране мобильного устройства до ввода PIN-кода или использования более надёжного решения для электронной подписи, такого как Mailsuite.
Требования, которым должна соответствовать электронная подпись, чтобы иметь юридическую силу
Требования к юридической силе электронной подписи различаются в зависимости от юрисдикции, а иногда и от отрасли. В этой статье мы сосредоточимся на США, где для признания электронной подписи действительной она должна соответствовать четырём основным требованиям:
- Демонстрирует намерение: электронная подпись действительна только в том случае, если каждая сторона намеревалась подписать соответствующий документ.
- Подтверждает согласие вести дела в электронном виде: каждая сторона должна согласиться подписывать документы электронно. При взаимодействии между компаниями (B2B) есть разные способы получить такое согласие, но самый надёжный из них — оформить его письменно. Для получения согласия от частных лиц требования строже, поэтому обязательно проверьте местное законодательство, чтобы всё сделать правильно.
- Связывает подпись с документом: программа или инструмент, с помощью которого стороны подписывают документ электронно, должны создавать запись о том, как была сформирована подпись. Это может быть текст или изображение, добавленное в документ, которое подтверждает, что он был подписан электронно.
- Позволяет сохранять запись: все стороны должны иметь возможность хранить и точно воспроизводить копию подписанного документа.
Функция электронной подписи в Mailsuite соответствует всем этим требованиям, в чём вы убедитесь в следующем разделе.
Как работают электронные подписи в Mailsuite
Mailsuite делает отправку документов на подпись и саму подпись максимально простыми. Вкратце: отправитель прикрепляет документ на подпись к письму через Mailsuite и отправляет его как обычно. Получатель соглашается подписать документ электронно, нажав кнопку в полученном письме, и следует инструкциям, чтобы поставить подпись.
После того как получатель подтвердит подпись, копия подписанного документа отправляется по электронной почте и отправителю, и получателю, а также становится доступен полный журнал действий. Ознакомиться с полным процессом отправки документов на подпись можно в этой пошаговой инструкции.
Данные журнала подписи Mailsuite позволяют проверить подпись на вашем документе. Журнал включает:
- Имена и адреса электронной почты отправителя и получателя
- Приватный ID документа и защищённый код проверки
- Статус подписи (название документа, кто и когда его подписал)
- История доказательств (IP-адреса, даты доступа, использованные устройства и совершённые действия)
С Mailsuite отправка документа на подпись и сама подпись занимают всего несколько секунд и не требуют усилий. При этом процесс полностью соответствует всем требованиям, перечисленным в предыдущем разделе.
Какие документы можно подписывать электронно?
Электронные подписи можно на законных основаниях использовать для самых разных деловых документов по всему миру. Тем не менее всегда важно убедиться, что электронная подпись законна именно в вашей ситуации — особенно с учётом страны и отрасли, в которой вы работаете. Вот несколько примеров документов, для которых электронная подпись, как правило, допустима:
- Трудовые отношения: письма-предложения о работе, трудовые договоры, обновления внутренних политик компании
- Соглашения о неразглашении (NDA)
- B2B: запросы предложений или коммерческих котировок, договоры купли-продажи, рамочные соглашения об оказании услуг (MSA), заказы на поставку и технические задания
- Недвижимость и прочее имущество: передача прав собственности, договоры аренды и ипотечные документы
- Банковское дело и финансы: документы по банковским счетам, кредитные договоры, заявления на страхование и страховые претензии
Какие документы НЕЛЬЗЯ подписывать электронно?
Хотя множество повседневных деловых документов можно подписывать электронно, из этого правила всегда есть исключения. И снова напомним: обязательно проверяйте, какие типы документов законно подписывать электронно именно в вашей ситуации. Вот несколько примеров документов, которые нельзя подписывать электронно в США:
- Судебные документы: документы по бракоразводным процессам и семейному праву, завещания и трасты, судебные постановления и другие официальные судебные документы
- Уведомления об отмене и неисполнении обязательств: отключение коммунальных услуг, уведомления о неисполнении обязательств, обращение взыскания на имущество или выселение из основного места жительства, прекращение действия полисов медицинского страхования или страхования жизни
- Здоровье и безопасность: уведомления об отзыве продукции, лицензии и другие документы, необходимые для перевозки опасных материалов
Узнайте больше о трекинге документов и подписании в Mailsuite:
- Как подписать документ, отправленный через Mailsuite
- Журнал электронной подписи Mailsuite
- Аналитика документов в Mailsuite
- Функции безопасного обмена PDF-файлами в Mailsuite
ОТКАЗ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ: содержание этой страницы предназначено исключительно для общей информации. Оно не является юридической консультацией и не должно рассматриваться в качестве таковой. Законы, связанные с обсуждаемыми темами, могут быстро меняться, и Mailsuite не может гарантировать, что представленная здесь информация точна или актуальна. Если у вас есть конкретные юридические вопросы по любой из представленных здесь тем, рекомендуем обратиться за консультацией к лицензированному юристу в вашей юрисдикции.
Последнее обновление: 14 января 2025 г.