С функцией Fill & Sign от Mailsuite вы можете отправить любой PDF на подпись прямо из Gmail. Договоры, анкеты, коммерческие предложения: загрузите PDF, добавьте подписантов, и Mailsuite отправит им по email ссылку, чтобы просмотреть и подписать документ. Когда все подпишут, подписанный PDF придёт вам во входящие.
Как отправить PDF на подпись
- В Gmail нажмите стрелку рядом с кнопкой «Написать» и выберите Fill & Sign Request.
- Выберите, кто будет подписывать PDF, и нажмите Next:
- One single person: один подписант.
- Multiple people: два подписанта или больше.
- Only me signing: вы подписываете PDF сами и скачиваете его. Никому ничего не отправляется.
- Если вы выбрали Multiple people, укажите, в каком виде вы хотите получить подписанный документ, и нажмите Next:
- Single Document with All Signatures: все подписывают один и тот же PDF. Вы получите один документ, когда подпишут все.
- Separate Copies Individually Signed: каждый подписант получает свою копию, а вы получаете отдельный подписанный документ от каждого.
- В разделе PDF to sign нажмите Browse и выберите свой PDF.
- В поле Add signers (Emails) введите адрес электронной почты каждого подписанта. Несколько адресов разделяйте запятыми.
- При желании добавьте Custom message. Это сообщение появится в письме, которое получат подписанты.
- Нажмите Send Signature Request.
Mailsuite отправляет запрос за вас, поэтому писать письмо не нужно. Вы увидите подтверждение со ссылкой на все ваши запросы на подпись.
Совет: запрос также можно создать на странице Fill & sign request в вашей панели управления Mailsuite, нажав PDF Signature Request. А если вам в Gmail пришло письмо с PDF во вложении, нажмите Fill & Sign под ним, чтобы подписать его самостоятельно.
Как получатель подписывает PDF
Каждый подписант получает от Mailsuite письмо с вашим сообщением и кнопкой Review and Sign.
После нажатия на неё PDF открывается в браузере. На панели справа подписант может:
- Add signature: нарисовать подпись, напечатать её или загрузить её изображение. Размещённую подпись можно перемещать и менять её размер в любом месте документа.
- Add text: например, указать имя или дату.
- Add check: отметить флажки в документе.
Закончив, подписант нажимает Finish and Submit, а затем Yes, Send. Копия подписанного документа также придёт ему по email.
Что происходит, когда PDF подписан
Когда все подпишут, вы получите письмо Document signed: [имя файла]. Нажмите View Signed Document Details, чтобы открыть запрос в панели управления.
К письму приложены два PDF: подписанный документ и журнал аудита подписи.
Отслеживание запросов на подпись
Все ваши запросы находятся на странице Fill & sign request в вашей панели управления Mailsuite. В столбце Status видно, сколько подписантов уже подписали документ (например, 0 of 1 signed), или указано Completed.
Нажмите на запрос, чтобы посмотреть подробности: когда он был отправлен, статус каждого получателя, сколько раз и как долго они просматривали PDF. Когда запрос завершён, можно нажать Download signed document и Download audit trail.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли добавить в PDF больше одной подписи?
Да. Подписанты могут поставить подпись в любом нужном количестве мест. Достаточно снова нажать Add signature и разместить подпись там, где нужно.
Можно ли изменить подпись?
Да, подписант может изменить свою подпись или добавить новую, пока не нажал Finish and Submit. После этого подпись изменить нельзя.
Можно ли подписать PDF на мобильном устройстве?
Да. Подписанты могут открыть ссылку на телефоне и нарисовать подпись пальцем. На компьютере также можно нажать Draw from mobile, чтобы нарисовать подпись на телефоне.
Какой максимальный размер PDF для подписания?
Размер PDF может быть до 10 МБ.
Имеют ли документы, подписанные в Mailsuite, юридическую силу?
Да. Документы, подписанные в Mailsuite, имеют юридическую силу и соответствуют основным правовым нормам, таким как ESIGN Act в США и Регламент eIDAS в ЕС, поэтому они действительны для профессионального и юридического использования. Mailsuite использует усовершенствованный процесс подписания, который сочетает визуальную подпись (нарисованную на PDF) с цифровой подписью, выданной Mailsuite. Это обеспечивает дополнительную проверку и подлинность.
Цифровая подпись гарантирует целостность документа и показывает, что он не изменялся после подписания. Её и её данные можно посмотреть в программах вроде Adobe Acrobat Reader.
На панели подписей Acrobat Reader поле с названием Field совпадает с Private Document ID в журнале аудита, который создаёт Mailsuite. С помощью этого ID можно проверить подлинность подписанного документа, сверив его с журналом аудита.
Подробнее читайте в статье Имеют ли электронные подписи Mailsuite юридическую силу? или обратитесь в нашу службу поддержки.