Cách tạo và quản lý danh sách gửi email trong Gmail với MyCRM

Danh sách là một nhóm liên hệ được lưu lại, ví dụ Người đăng ký bản tin hoặc Khách hàng tiềm năng Q4. Sau khi tạo danh sách, bạn có thể gửi email hoặc chiến dịch được cá nhân hóa cho danh sách đó chỉ với vài cú nhấp, không cần nhập lại từng địa chỉ.

Danh sách nằm trong MyCRM, sổ liên hệ được tích hợp sẵn trong Mailsuite. Mỗi danh sách có thể chứa tối đa 10.000 liên hệ, và một liên hệ có thể thuộc bao nhiêu danh sách tùy bạn.

Tìm danh sách của bạn ở đâu

Mở MyCRM ở một trong hai nơi sau:

• Trong Gmail: nhấp vào MyCRM ở thanh bên trái, sau đó nhấp vào See all contacts.
• Trong bảng điều khiển Mailsuite: đi tới Data hub → MyCRM.

Danh sách của bạn nằm trong menu thả xuống ở góc trên bên trái của MyCRM. Theo mặc định, menu này hiển thị All contacts. Chọn một danh sách để chỉ xem các liên hệ trong đó.

Để xem tất cả danh sách của bạn, nhấp vào Manage lists ở cuối menu thả xuống.

Tạo danh sách

Cách nhanh nhất để tạo danh sách là bắt đầu từ những liên hệ đã có trong MyCRM:

1. Trong All contacts, đánh dấu vào ô của những người bạn muốn thêm vào danh sách.
2. Nhấp vào Create list.

   

3. Đặt tên cho danh sách. Bạn cũng có thể thêm người khác tại đây: tìm kiếm một liên hệ hoặc nhập địa chỉ email. Bạn cũng có thể nhấp vào Create new contact.
4. Nhấp vào Create list.

Danh sách mới sẽ mở ngay lập tức và chỉ hiển thị các liên hệ của nó.

Mẹo: Bạn cũng có thể tạo một danh sách trống và thêm liên hệ sau. Đi tới Manage lists, nhấp vào New list, nhập tên rồi nhấp vào Create list.

Thêm liên hệ vào danh sách

Có ba cách để thêm người vào một danh sách đã có.

Nhập hoặc dán nhiều liên hệ cùng lúc

Dùng cách này cho những người chưa có trong MyCRM, hoặc để thêm một nhóm lớn trong một lần.

1. Mở danh sách từ menu thả xuống.
2. Nhấp vào Add contacts → Multiple contacts.

   

3. Thả tệp CSV vào (tối đa 10.000 dòng), hoặc dán các địa chỉ email, phân tách bằng dấu phẩy. Để có tệp CSV với đúng các cột, nhấp vào download template. Sau đó nhấp vào Continue.

   

4. Kiểm tra rằng danh sách của bạn đã được chọn trong mục Add these contacts to a list, rồi nhấp vào Import contacts (nút này hiển thị số lượng, ví dụ Import 2 contacts). Để thêm họ vào một danh sách khác, hãy chọn danh sách đó trong menu thả xuống hoặc nhấp vào + New list.

Nếu một liên hệ đã có trong MyCRM, liên hệ đó sẽ được thêm vào danh sách mà không tạo bản trùng lặp.

Thêm một liên hệ từ hồ sơ của họ

1. Nhấp vào một liên hệ để mở hồ sơ của họ.
2. Trong ô Lists ở bên phải, nhấp vào Add to list.
3. Chọn một hoặc nhiều danh sách, hoặc nhập tên để tạo danh sách mới.
4. Nhấp vào Apply.

Ô Lists hiển thị tất cả danh sách mà liên hệ đó thuộc về. Nhấp vào dấu × bên cạnh một danh sách để xóa họ khỏi danh sách đó.

Thêm liên hệ khi chỉnh sửa danh sách

Mở danh sách và nhấp vào More → Edit list → Add contacts. Tìm những người bạn muốn thêm và nhấp vào Save list.

Chỉnh sửa danh sách

Mở danh sách và nhấp vào More → Edit list. Trong cửa sổ này, bạn có thể:

• Đổi tên danh sách.
• Thêm liên hệ bằng Add contacts.
• Xóa một liên hệ bằng cách nhấp vào dấu × bên cạnh họ.

Nhấp vào Save list để lưu các thay đổi.

Để xóa nhiều liên hệ cùng lúc, hãy đánh dấu họ trong danh sách và nhấp vào More → Remove contact from list.

Xóa ai đó khỏi danh sách không xóa họ khỏi MyCRM. Họ vẫn có trong All contacts và trong mọi danh sách khác mà họ thuộc về.

Xuất, nhân bản hoặc lưu trữ danh sách

Khi danh sách đang mở, nhấp vào More để:

• Export contacts: tải các liên hệ của danh sách xuống dưới dạng tệp.
• Duplicate list: tạo một bản sao của danh sách với cùng các liên hệ, có thêm (copy) trong tên.
• Archive list: ẩn danh sách khỏi menu thả xuống mà không xóa nó.

Gửi email hoặc chiến dịch cho danh sách

Mở danh sách, nhấp vào New message và chọn cách gửi:

• Send email mở một bản nháp Gmail với tất cả mọi người trong danh sách ở trường Đến. Tất cả người nhận đều thấy địa chỉ của nhau, vì vậy hãy dùng cách này cho các nhóm nhỏ đã quen biết nhau, như nhóm của bạn.
• Create campaign mở một bản nháp Gmail gửi email riêng cho từng liên hệ. Không ai thấy những người nhận khác, và bạn có thể cá nhân hóa từng email. Dùng cách này cho khách hàng tiềm năng, khách hàng hoặc bản tin.

Cá nhân hóa và gửi chiến dịch

1. Viết tiêu đề và nội dung thư.
2. Để cá nhân hóa, nhấp vào Thêm trường và chọn một cột, chẳng hạn Name. Mailsuite sẽ điền vào đó dữ liệu của từng liên hệ.

   

3. Nhấp vào Tiếp tục. Mailsuite cho bạn biết có bao nhiêu người sẽ nhận email và cảnh báo nếu một số liên hệ thiếu dữ liệu cho trường bạn đã dùng. Với những liên hệ đó, một khoảng trống sẽ xuất hiện thay thế.
4. Nhấp vào Gửi bản xem trước để gửi thử cho chính bạn, Lên lịch gửi để gửi sau, hoặc Gửi ngay.

Từ Gmail: bạn cũng có thể bắt đầu từ một email mới trong Gmail. Nhấp vào tùy chọn Chiến dịch, sau đó nhấp vào Nhập người nhận, mở thẻ Từ Danh sách và chọn danh sách của bạn. Xem Mail Merge: Cách sử dụng với Danh sách của Mailtrack.

Quản lý tất cả danh sách của bạn

Nhấp vào Manage lists trong menu thả xuống danh sách để xem tất cả danh sách, thời điểm tạo và số lượng liên hệ của từng danh sách.

• Nhấp vào tên danh sách để mở các liên hệ của nó.
• Nhấp vào New list để tạo một danh sách trống.
• Di chuột lên một danh sách và nhấp vào biểu tượng lưu trữ để lưu trữ danh sách đó.

Danh sách đã lưu trữ nằm trong thẻ Archived. Di chuột lên một danh sách để khôi phục (Restore) hoặc xóa vĩnh viễn (Delete).

Bài viết liên quan

• MyCRM: quản lý danh bạ, danh sách và thẻ trong Mailsuite
• Mail Merge: Cách sử dụng với Danh sách của Mailtrack
• Báo cáo Chiến dịch