Đôi khi báo cáo tracking có thể cho thấy một link trong email của bạn được "click" gần như ngay sau khi gửi, tất cả người nhận đều click vào link đúng lúc họ mở email, hoặc một email hiện là đã mở và đã click dù người nhận chỉ trả lời bằng tin nhắn vắng mặt hay phản hồi tự động. Tương tự, bạn có thể thấy nhiều lượt mở được ghi lại cho một email dù người nhận chỉ xem một lần. Thường thì đây không phải lỗi của dịch vụ tracking, mà là một hạn chế đã biết chung của cả ngành email tracking.
Mailtrack ghi nhận lượt mở bằng một pixel tracking nhỏ xíu, vô hình được thêm vào tin nhắn của bạn: khi ứng dụng email của người nhận tải pixel này xuống, một lượt mở sẽ được ghi nhận. Các link cũng được tracking tương tự, nên khi có người truy cập, một lượt click sẽ được ghi nhận. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, những sự kiện này không phải do chính người nhận tạo ra, mà do ứng dụng email hoặc phần mềm bảo mật của họ tự động kích hoạt:
- Một số dịch vụ email, tường lửa hoặc phần mềm diệt virus tự động quét và "click" vào các link hoặc tải hình ảnh trong email đến để kiểm tra phishing hoặc virus trước khi tin nhắn vào hộp thư đến.
- Các ứng dụng email (như Superhuman) hoặc hệ thống CRM có thể tự động tải trước nội dung email, bao gồm hình ảnh và link, ngay khi tin nhắn đến, kể cả khi chưa ai mở hay đọc. Điều này cũng có thể tạo ra nhiều lượt mở trong lịch sử tracking của bạn.
- Nếu người nhận dùng khung xem trước, email và hình ảnh trong email có thể được tải xuống và hiển thị tự động, nên cũng có thể ghi nhận nhiều lượt mở dù người nhận không chủ động mở lại tin nhắn.
- Một số ứng dụng email trên di động tự động tải trước hoặc lưu đệm nội dung email khi đồng bộ, và điều này cũng có thể kích hoạt các sự kiện mở.
Đó cũng là lý do bạn có thể thấy một email được đánh dấu là đã mở và đã click ngay lúc người nhận gửi tin nhắn vắng mặt: hệ thống của họ đã xử lý tin nhắn tự động mà không ai đọc.
Kiểu hoạt động tự động này không xảy ra với mọi người nhận hay mọi email. Vì vậy, nếu bạn thấy nó xuất hiện liên tục ở tất cả các lượt mở và link của mình, hãy nhớ rằng nguyên nhân có thể là do việc quét bảo mật hoặc tải trước tự động này, chứ không phải hoạt động thật của người nhận.