Với Fill & Sign của Mailsuite, bạn có thể gửi bất kỳ tệp PDF nào để ký ngay từ Gmail. Hợp đồng, biểu mẫu, báo giá: tải PDF lên, thêm người ký và Mailsuite sẽ gửi email cho họ kèm liên kết để xem và ký. Khi mọi người đã ký xong, bạn sẽ nhận lại tệp PDF đã ký trong hộp thư đến.
Cách gửi PDF để ký
- Trong Gmail, nhấp vào mũi tên bên cạnh nút Soạn thư và chọn Fill & Sign Request.
- Chọn người sẽ ký PDF và nhấp vào Next:
- One single person: một người ký.
- Multiple people: hai người ký trở lên.
- Only me signing: bạn tự ký PDF và tải xuống. Không có gì được gửi cho ai cả.
- Nếu bạn chọn Multiple people, hãy chọn cách bạn muốn nhận tài liệu đã ký và nhấp vào Next:
- Single Document with All Signatures: mọi người cùng ký trên một tệp PDF. Bạn sẽ nhận được một tài liệu khi tất cả người ký đã ký xong.
- Separate Copies Individually Signed: mỗi người ký nhận một bản riêng, và bạn nhận được một tài liệu đã ký riêng từ từng người.
- Trong mục PDF to sign, nhấp vào Browse và chọn tệp PDF của bạn.
- Trong Add signers (Emails), nhập địa chỉ email của từng người ký. Phân tách nhiều địa chỉ bằng dấu phẩy.
- Nếu muốn, bạn có thể thêm Custom message. Lời nhắn này sẽ xuất hiện trong email mà người ký nhận được.
- Nhấp vào Send Signature Request.
Mailsuite sẽ gửi yêu cầu thay bạn, nên bạn không cần viết email. Bạn sẽ thấy một xác nhận kèm liên kết đến tất cả các yêu cầu ký của mình.
Mẹo: Bạn cũng có thể tạo yêu cầu từ trang Fill & sign request trong bảng điều khiển Mailsuite bằng cách nhấp vào PDF Signature Request. Và nếu bạn nhận được tệp PDF đính kèm trong Gmail, hãy nhấp vào Fill & Sign bên dưới tệp để tự ký.
Cách người nhận ký PDF
Mỗi người ký sẽ nhận được email từ Mailsuite kèm lời nhắn của bạn và nút Review and Sign.
Khi họ nhấp vào nút này, tệp PDF sẽ mở trong trình duyệt. Từ bảng bên phải, họ có thể:
- Add signature: vẽ chữ ký, gõ chữ ký hoặc tải lên hình ảnh chữ ký. Sau khi đặt, chữ ký có thể được di chuyển và thay đổi kích thước ở bất kỳ đâu trên tài liệu.
- Add text: ví dụ như tên hoặc ngày tháng.
- Add check: để đánh dấu các ô trong tài liệu.
Khi xong, họ nhấp vào Finish and Submit, rồi Yes, Send. Họ cũng sẽ nhận được một bản sao tài liệu đã ký qua email.
Điều gì xảy ra khi PDF đã được ký
Khi mọi người đã ký xong, bạn sẽ nhận được email: Document signed: [tên tệp]. Nhấp vào View Signed Document Details để mở yêu cầu trong bảng điều khiển của bạn.
Email có kèm hai tệp PDF: tài liệu đã ký và nhật ký kiểm tra chữ ký.
Theo dõi các yêu cầu ký của bạn
Tất cả yêu cầu của bạn nằm trên trang Fill & sign request trong bảng điều khiển Mailsuite. Cột Status cho biết có bao nhiêu người đã ký (ví dụ: 0 of 1 signed) hoặc Completed.
Nhấp vào một yêu cầu để xem chi tiết: thời điểm gửi, trạng thái của từng người nhận, số lần họ xem PDF và thời gian xem. Khi yêu cầu đã hoàn tất, bạn có thể nhấp vào Download signed document và Download audit trail.
Câu hỏi thường gặp
Có thể thêm nhiều chữ ký vào PDF không?
Có. Người ký có thể thêm chữ ký ở bao nhiêu chỗ tùy ý. Họ chỉ cần nhấp lại vào Add signature và đặt chữ ký ở nơi mong muốn.
Có thể thay đổi chữ ký không?
Có, người ký có thể chỉnh sửa chữ ký hoặc thêm chữ ký mới trước khi nhấp vào Finish and Submit. Sau đó, chữ ký không thể thay đổi được nữa.
Có thể ký PDF trên thiết bị di động không?
Có. Người ký có thể mở liên kết trên điện thoại và vẽ chữ ký bằng ngón tay. Trên máy tính, họ cũng có thể nhấp vào Draw from mobile để vẽ chữ ký trên điện thoại.
Kích thước tối đa của tệp PDF có thể ký là bao nhiêu?
Tệp PDF có thể có dung lượng tối đa 10 MB.
Tài liệu được ký bằng Mailsuite có giá trị pháp lý không?
Có. Tài liệu được ký bằng Mailsuite có giá trị pháp lý và tuân thủ các khung pháp lý lớn như ESIGN Act tại Hoa Kỳ và Quy định eIDAS tại EU, nên chúng hợp lệ cho mục đích chuyên môn và pháp lý. Mailsuite sử dụng quy trình ký nâng cao, kết hợp chữ ký trực quan (chữ ký được vẽ trên PDF) với chữ ký số do Mailsuite cấp, giúp bổ sung khả năng xác minh và đảm bảo tính xác thực.
Chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu và cho thấy tài liệu không bị thay đổi sau khi ký. Bạn có thể xem chữ ký số và các thông tin của nó bằng các công cụ như Adobe Acrobat Reader.
Trong bảng Chữ ký của Acrobat Reader, trường có nhãn Field trùng khớp với Private Document ID trong nhật ký kiểm tra do Mailsuite tạo ra. ID này giúp bạn kiểm tra tài liệu đã ký là xác thực bằng cách đối chiếu với nhật ký kiểm tra.
Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Chữ ký điện tử của Mailsuite có giá trị pháp lý không? hoặc liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi.