Ngoài việc gửi email có tracking bằng Mailsuite, bạn cũng có thể gửi tài liệu để yêu cầu ký. Cho dù đó là một mẫu đơn, hợp đồng hay loại tài liệu khác, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi bất kỳ PDF nào thành tài liệu có thể ký ngay trong hộp thư Gmail của mình. Quá trình này đơn giản và nhanh chóng cho cả bạn và người nhận.
Cách chèn tài liệu PDF có tracking để ký
Có hai cách để gửi tài liệu yêu cầu ký, và bạn có thể thực hiện cả hai ngay trong hộp thư của mình.
Sử dụng nút Soạn
1. Trong hộp thư Gmail, nhấp vào mũi tên bên cạnh nút Soạn.
2. Sau đó nhấp vào Tài liệu PDF có thể ký
3. Trong cửa sổ bật lên, nhấp vào Tải lên PDF để ký
4. Chọn tài liệu của bạn và nhấp vào Mở
5. Thao tác này sẽ mở một cửa sổ soạn email và chèn liên kết ký tài liệu vào email. Viết email như bình thường, và khi hoàn tất, nhấp vào Gửi.
Trong cửa sổ soạn email
1. Trong Gmail, nhấp vào Soạn để tạo một email mới.
2. Nhấp vào biểu tượng Cài đặt Mailsuite rồi nhấp vào Tài liệu để ký.
3. Nhấp vào Tải lên PDF để ký và tìm tệp PDF bạn muốn được ký trong cửa sổ bật lên. Khi đã chọn xong, nhấp vào Mở.
4. Sau đó, một nút có nội dung Nhấp vào đây để ký tài liệu sẽ được thêm vào email nháp. Nút này cho phép người nhận truy cập và ký tài liệu.
Làm thế nào để ký PDF?
Khi người nhận mở PDF có tracking, họ sẽ thấy tùy chọn ký tài liệu ở phía dưới màn hình.
Nếu họ nhấp vào Thêm chữ ký, một cửa sổ sẽ mở ra và họ có thể vẽ chữ ký của mình rồi thêm vào tài liệu.
Sau khi tài liệu PDF được ký, người nhận có thể tự động gửi lại cho bạn bằng cách nhấp vào Đồng ý, Gửi.
Người nhận cũng sẽ nhận được một bản sao của tài liệu PDF đã ký.
Điều gì xảy ra khi tài liệu PDF có tracking và có thể ký được gửi lại?
Khi ai đó gửi cho bạn một PDF đã ký, bạn sẽ nhận được cảnh báo qua email kèm liên kết đến PDF đã ký. Bạn có thể nhấp vào Xem PDF đã ký để xem tài liệu đã ký hoặc Xem toàn bộ lịch sử tracking email để xem dữ liệu tracking liên quan đến email đó, bao gồm cả thời điểm PDF được ký.
Trong bảng điều khiển Mailsuite của bạn, việc ký cũng sẽ được ghi lại trong hoạt động tracking của email đã được gửi kèm PDF có tracking và có thể ký.
Bạn có thể xem trạng thái của tất cả các tài liệu bạn đã gửi để ký trên trang Tài liệu trong bảng điều khiển Mailsuite của bạn.
Chọn cách gửi tài liệu: một người ký hoặc nhiều người ký
Khi thêm tài liệu để ký, người dùng giờ đây có thể chọn cách họ muốn nhận tài liệu đã ký—nhận riêng lẻ khi mỗi người ký hoàn thành phần của mình, hoặc nhận một tài liệu duy nhất khi tất cả mọi người đã ký xong.
Hai cách nhận tài liệu:
1. Một tài liệu chứa tất cả chữ ký (Chế độ nhiều người ký - Cài đặt mặc định)
-
- Bạn sẽ nhận được một tài liệu duy nhất bao gồm chữ ký của tất cả người nhận.
- Tài liệu này chỉ được gửi khi tất cả mọi người đã ký xong.
2. Một tài liệu cho mỗi người ký (Chế độ một người ký)
- Bạn sẽ nhận được một tài liệu riêng cho mỗi người nhận, chỉ chứa chữ ký của riêng họ.
- Ngay khi mỗi người ký xong, bạn sẽ nhận được tài liệu đã ký của họ ngay lập tức.
Theo mặc định, tất cả người nhận phải ký trước khi tài liệu được coi là đã ký hoàn tất, và người yêu cầu sẽ nhận được một phiên bản cuối cùng duy nhất chứa tất cả chữ ký.
Nếu bạn muốn nhận từng tài liệu đã ký riêng lẻ khi mỗi người ký xong, chỉ cần chọn ô đó khi tải lên tài liệu để ký.
Các câu hỏi thường gặp
Có thể thêm nhiều hơn một chữ ký vào tài liệu PDF không?
Có, bạn có thể thêm nhiều chữ ký vào tài liệu PDF, tại nhiều vị trí khác nhau.
Có thể thay đổi chữ ký không?
Có, người nhận có thể chỉnh sửa chữ ký và/hoặc thêm chữ ký mới trước khi gửi lại tài liệu đã ký cho người gửi. Chữ ký không thể thay đổi sau khi người ký đã hoàn tất quá trình ký.
Có thể ký PDF có tracking trên thiết bị di động không?
Có, bạn có thể ký PDF có tracking trên thiết bị di động. Bạn có thể vẽ chữ ký bằng ngón tay.
Làm thế nào để thêm nhiều chữ ký vào PDF sau chữ ký đầu tiên?
Bạn cần nhấp vào chữ ký ở góc dưới bên trái màn hình và kéo nó đến vị trí bạn muốn đặt trong tài liệu PDF.
Kích thước PDF tối đa có thể ký là bao nhiêu?
Tệp PDF có thể có kích thước tối đa 10MB.
Tài liệu được ký bằng Mailsuite có ràng buộc pháp lý và có giá trị sử dụng cho mục đích chuyên nghiệp hoặc pháp lý không?
Có, tài liệu được ký bằng Mailsuite có ràng buộc pháp lý và tuân thủ các khung pháp lý quan trọng như Luật ESIGN tại Hoa Kỳ và Quy định eIDAS tại EU, giúp chúng có giá trị sử dụng cho cả mục đích chuyên nghiệp và pháp lý. Mailsuite sử dụng quy trình ký nâng cao bao gồm cả chữ ký hình ảnh (chữ ký viết tay trên PDF) và chữ ký số do Mailsuite cấp, giúp tăng thêm tính xác thực và độ tin cậy.
Chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu và xác minh rằng tài liệu không bị chỉnh sửa sau khi ký. Để xem chữ ký số này và các chi tiết liên quan, bạn có thể sử dụng các công cụ như Adobe Acrobat Reader.
Khi xem chi tiết chữ ký trong Acrobat Reader, trường có tên "Field" trong Bảng chữ ký tương ứng với mã hiển thị trong trường "Private Document ID" trong nhật ký kiểm tra do Mailsuite tạo ra. ID này giúp xác minh tính xác thực của tài liệu đã ký bằng cách khớp nó với mã định danh duy nhất trong nhật ký kiểm tra.
Để biết thêm thông tin, hãy truy cập Hướng dẫn pháp lý về chữ ký điện tử của chúng tôi hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ.