Chữ ký điện tử ngày càng trở nên phổ biến vì chúng nhanh hơn so với chữ ký viết tay, tiết kiệm chi phí hơn do cần ít tài nguyên và thời gian hơn, và chúng có thể có giá trị pháp lý giống như chữ ký viết tay. Trên thực tế, trong một số trường hợp, chúng còn an toàn hơn vì ít có khả năng bị làm giả.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu chữ ký điện tử thực chất là gì, những yêu cầu cần đáp ứng để có giá trị pháp lý, cách chữ ký điện tử của Mailsuite hoạt động, và những loại tài liệu nào có thể và không thể sử dụng chữ ký điện tử.
Chữ ký điện tử là gì?
Theo Đạo luật Chữ ký Điện tử trong Thương mại Toàn cầu và Quốc gia (ESIGN) và Đạo luật Giao dịch Điện tử Thống nhất (UETA) của Hoa Kỳ, chữ ký điện tử là “bất kỳ âm thanh, biểu tượng hoặc quy trình điện tử nào được gắn với hoặc liên kết một cách logic với một bản ghi và được một người thực hiện hoặc áp dụng với mục đích ký vào bản ghi đó.”
Nói cách khác, chữ ký điện tử có nhiều hình thức khác nhau, từ việc tích vào ô “Tôi đồng ý” trên một trang web, ký bằng ngón tay trên thiết bị di động, nhập mã PIN, đến sử dụng một giải pháp chữ ký điện tử toàn diện hơn như Mailsuite.
Các yêu cầu để chữ ký điện tử có giá trị pháp lý
Các yêu cầu để chữ ký điện tử có giá trị pháp lý khác nhau tùy theo khu vực pháp lý và đôi khi tùy theo ngành. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung vào Hoa Kỳ, nơi có bốn yêu cầu chính mà chữ ký điện tử phải đáp ứng để được công nhận là hợp lệ:
- Thể hiện rõ ý định: Chữ ký điện tử chỉ có giá trị nếu mỗi bên có ý định ký vào tài liệu liên quan.
- Cho thấy sự đồng ý giao dịch bằng phương thức điện tử: Mỗi bên phải đồng ý ký bằng phương thức điện tử. Đối với các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, có nhiều cách để lấy được sự đồng ý, nhưng bằng văn bản luôn là phương pháp an toàn nhất. Việc lấy sự đồng ý từ khách hàng cá nhân có những yêu cầu chặt chẽ hơn, vì vậy hãy kiểm tra quy định tại địa phương của bạn để thực hiện đúng cách.
- Gắn chữ ký với tài liệu: Phần mềm hoặc công cụ mà các bên sử dụng để ký tài liệu bằng phương thức điện tử phải tạo ra một bản ghi cho thấy chữ ký đã được tạo ra như thế nào. Đây có thể là một đoạn văn bản hoặc hình ảnh được thêm vào tài liệu để chứng minh tài liệu đã được ký bằng phương thức điện tử.
- Cho phép lưu trữ bản ghi: Tất cả các bên phải có khả năng lưu giữ và tái tạo chính xác một bản sao của bản ghi đã ký.
Tính năng chữ ký điện tử của Mailsuite đáp ứng đầy đủ các yêu cầu này, như bạn sẽ thấy trong phần tiếp theo.
Cách chữ ký điện tử của Mailsuite hoạt động
Mailsuite giúp việc gửi tài liệu để ký và ký tài liệu trở nên đơn giản. Nói ngắn gọn, người gửi đính kèm một tài liệu cần ký vào email của mình qua Mailsuite, sau đó gửi email như bình thường. Người nhận sẽ đồng ý ký bằng phương thức điện tử bằng cách nhấp vào một nút trong email họ nhận được, rồi làm theo hướng dẫn để ký tài liệu.
Sau khi người nhận xác nhận chữ ký của mình, một bản sao của tài liệu đã ký sẽ được gửi qua email đến cả người gửi và người nhận, và toàn bộ lịch sử kiểm tra sẽ có sẵn. Bạn có thể xem toàn bộ quy trình gửi tài liệu để ký trong hướng dẫn chi tiết này.
Bạn có thể sử dụng dữ liệu lịch sử kiểm tra chữ ký của Mailsuite để xác minh chữ ký trên tài liệu của mình. Lịch sử kiểm tra bao gồm:
- Tên và địa chỉ email của người gửi và người nhận
- ID tài liệu riêng tư và mã xác thực an toàn
- Trạng thái chữ ký (tên tài liệu, ai đã ký và khi nào)
- Lịch sử bằng chứng (địa chỉ IP, ngày truy cập, thiết bị sử dụng và hành động đã thực hiện)
Với Mailsuite, quy trình gửi tài liệu để ký và ký tài liệu rất đơn giản, chỉ mất vài giây. Quy trình này cũng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đã được nêu ở phần trước.
Những loại tài liệu nào có thể được ký bằng phương thức điện tử?
Chữ ký điện tử có thể được sử dụng hợp pháp trên nhiều loại tài liệu kinh doanh khác nhau trên toàn thế giới. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn luôn phải đảm bảo chữ ký điện tử hợp pháp trong trường hợp cụ thể của mình, đặc biệt là ở quốc gia bạn kinh doanh và trong ngành của bạn. Dưới đây là một số ví dụ về các loại tài liệu mà chữ ký điện tử thường được chấp nhận:
- Nhân sự: Thư mời làm việc, hợp đồng lao động, cập nhật chính sách nhân viên
- Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA)
- B2B: Yêu cầu đề xuất hoặc báo giá, hợp đồng bán hàng, thỏa thuận dịch vụ tổng thể (MSA), đơn đặt hàng và bảng mô tả công việc
- Bất động sản và tài sản khác: Chuyển nhượng quyền sở hữu tài sản, hợp đồng thuê và tài liệu thế chấp
- Ngân hàng và tài chính: Tài liệu tài khoản ngân hàng, hợp đồng vay, hồ sơ đăng ký bảo hiểm và yêu cầu bồi thường bảo hiểm
Những loại tài liệu nào KHÔNG THỂ được ký bằng phương thức điện tử?
Mặc dù nhiều tài liệu kinh doanh hàng ngày đủ điều kiện để ký bằng phương thức điện tử, vẫn luôn có những trường hợp ngoại lệ. Một lần nữa, hãy đảm bảo kiểm tra loại tài liệu nào có thể được ký hợp pháp bằng phương thức điện tử trong trường hợp cụ thể của bạn. Dưới đây là một số ví dụ về các tài liệu không thể được ký bằng phương thức điện tử tại Hoa Kỳ:
- Tài liệu tòa án: Các quy định về ly hôn và tài liệu luật gia đình, di chúc và văn bản ủy thác, lệnh của tòa án và các tài liệu tòa án chính thức khác
- Thông báo hủy bỏ và vi phạm nghĩa vụ: Hủy dịch vụ tiện ích, thông báo vi phạm nghĩa vụ, tịch thu tài sản thế chấp hoặc trục xuất khỏi nơi cư trú chính, chấm dứt hợp đồng bảo hiểm y tế hoặc nhân thọ
- Sức khỏe và an toàn: Thông báo thu hồi sản phẩm, giấy phép và các tài liệu khác cần thiết để vận chuyển vật liệu nguy hiểm
Tìm hiểu thêm về tracking và ký tài liệu với Mailsuite:
- Cách ký tài liệu được gửi bằng Mailsuite
- Lịch sử kiểm tra chữ ký điện tử của Mailsuite
- Phân tích tài liệu trong Mailsuite
- Các tính năng chia sẻ PDF an toàn của Mailsuite
TUYÊN BỐ MIỄN TRỪ TRÁCH NHIỆM: Nội dung được cung cấp trên trang này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung. Nội dung này không nhằm mục đích tư vấn pháp lý và không nên được coi là tư vấn pháp lý. Các luật liên quan đến những nội dung được thảo luận có thể thay đổi nhanh chóng và Mailsuite không thể đảm bảo rằng thông tin được trình bày là chính xác hoặc cập nhật. Nếu bạn có câu hỏi pháp lý cụ thể liên quan đến bất kỳ thông tin nào tại đây, bạn nên tìm kiếm sự hướng dẫn từ một luật sư được cấp phép trong khu vực pháp lý của bạn.
Cập nhật lần cuối: 14 tháng 1, 2025