Mit Mailsuite kannst du dank Mail Merge ganz einfach personalisierte E-Mails an eine Gruppe von Personen senden. Um deine Nachricht zu personalisieren, fügst du Platzhalter (auch Merge-Tags genannt) an den Stellen ein, an denen die persönlichen Informationen deiner Empfänger eingefügt werden sollen. Zu den gängigsten Merge-Tags gehören Vorname, Nachname, Standort, Berufsbezeichnung und mehr.
Um Empfängerdaten in deinen Mail Merge mit Mailsuite zu importieren, kannst du Google Sheets oder Mailsuite Lists verwenden. Es kann jedoch vorkommen, dass dir nicht alle relevanten Informationen zu einem Empfänger vorliegen oder ein Fehler beim Importieren deiner Mail-Merge-Daten auftritt.
In diesem Fall fügt Mailsuite automatisch einen Ausweichtext für die betroffenen Empfänger ein. Ein Ausweichtext ist ein Text, den Mail Merge deiner E-Mail hinzufügt, wenn für einen bestimmten Empfänger kein Wert gefunden werden kann.
So funktioniert der Ausweichtext für Mail Merge
Sobald du eine Mailsuite-Kampagne erstellt hast, schreibst du deine E-Mail-Nachricht und fügst das gewünschte Merge-Tag ein. Du kannst für jedes Merge-Tag einen Ausweichtext festlegen, indem du ihn manuell nach dem Merge-Tag hinzufügst.
Wenn du zum Beispiel die Variable {{name}} verwendest:
kannst du einen senkrechten Strich („|“) einfügen und danach deinen gewünschten Ausweichtext hinzufügen:
Wenn du die Kampagne sendest, erhalten Empfänger ohne {{name}} eine E-Mail mit dem Ausweichtext anstelle einer Leerstelle.
Ein Empfänger mit Charles als {{name}}-Wert erhält beispielsweise eine E-Mail mit folgender Anrede:
Ein Empfänger ohne {{name}}-Wert wird dagegen so begrüßt:
Wenn in der Tabelle kein Wert für einen Empfänger vorhanden ist und du keinen Ausweichtext festlegst, wird stattdessen eine Leerstelle in die E-Mail eingefügt. Es ist wichtig, das zu vermeiden, da eine Leerstelle deine E-Mail unprofessionell oder sogar wie Spam wirken lassen könnte. Im Blog von Mailsuite kannst du mehr über Best Practices für die Zustellbarkeit von E-Mails erfahren.